• хорошо готовьтесь и покажите то, что надо, когда надо;
• сделайте паузу (помолчите пару секунд) и дайте публике шанс посмотреть;
• когда предмет или рисунок не нужны, уберите их;
• сами смотрите на публику и только изредка – на предмет (слайд, рисунок);
• не предполагайте, что весь зал знает, что вы хотите сказать своим графиком, – объясните.
Учтите вышеперечисленные факторы при подготовке, и тогда ваши презентации станут великолепными.
83. Как сделать хороший слайд-график?
Что касается формы, то полагайтесь на свой вкус и на мнение профессионалов. Всегда задавайтесь вопросом: «В чем назначение слайда (графика, таблицы), и что он даст для презентации?»
Слайд-график должен быть современным и, как сейчас модно выражаться, продвинутым. Профессионалы для обозначения его желательных характеристик используют английский акроним ADVANCE[9], образованный из начальных букв следующих слов: Appropriate – соответствующий, Dynamic – динамичный, Visible – обозримый, Accountable – здесь: точный, обоснованный, Neat – четкий, лаконичный, Consistent – сообразный, Effective – эффективный. Остановимся на этих характеристиках слайд-графика подробнее.
Appropriate – слайд должен соответствовать тому, что иллюстрирует. Даже если он очень удачен, нельзя его использовать постоянно, лишь меняя текст под ним.
Dynamic – старайтесь избегать невыразительных, мелких деталей. Вам нужно, чтобы ваш слайд-график привлекал внимание, будил мысли.
Visible – посмотрите, как слайд будет восприниматься из последних рядов зала; иллюстрации и графики, которые хорошо смотрятся на вашем компьютере, могут стать нечеткими после печати.
Accountable – соблюдайте точность во всем. Обязательно указывайте, на чем основываются ваши графики – на чьем-то мнении или на реальных фактах. Диаграммы или таблицы должны иметь источник данных, на базе которых они созданы.
Neat – делайте все просто, не нужно использовать ничего лишнего.
Consistent – ваш слайд-график должен быть сделан единообразно (не путать с «однообразно»), по стандарту: выберите размер букв и шрифт для заголовков, текста и т. д.
Effective – дизайн слайда должен быть действенным, эффективным, т. е. указывать на что-то, подчеркивать основные моменты, акцентировать внимание – одним словом, работать на достижение основной цели презентации.
84. В каких случаях стóит готовить и предоставлять аудитории раздаточные материалы?
Во-первых, когда множество технических и других подробностей требует от слушателей подготовиться заранее, просмотрев ваши раздаточные материалы.
Во-вторых, если публике надо ознакомиться с некоторыми фактами до начала презентации, чтобы лучше воспринимать ее. В этом случае также раздайте материалы заранее.
В-третьих, если основная цель – обучение и передача информации, раздаточные материалы нужны как продолжение презентации.
И, наконец, если основная цель – убедить и продать (продукт, услуги), то данные материалы могут повлиять на мнение публики еще до начала встречи.
Раздаточные материалы нужны еще и для того, чтобы люди не конспектировали ваши слова, а общались с вами, а также чтобы вы могли смещать акценты и задерживаться на чем-то дольше. Тогда то, что вы не успеете обсудить, люди сами найдут в указанных материалах.
85. Каким должно быть содержание раздаточных материалов?
Если вы раздаете материалы заранее, напишите в них не все, а только то, что нужно для информации и интриги. Саму же презентацию начните именно с этого места.
Что касается материалов, которые публика берет с собой после презентации, то в них можно дать больше подробностей. Это вам поможет еще раз четко выделить основную идею.
Постарайтесь, чтобы бумага, дизайн и оформление были на должном уровне.
Сами прочитайте материалы несколько раз и попросите это сделать своих коллег.
В течение самой презентации не рекомендуется интенсивно пользоваться раздаточными материалами, поэтому следует приготовиться к устному изложению заранее. Прочитайте материалы и подумайте, что и где можно добавить для лучшего восприятия аудиторией информации – шутку, вопрос для зала и др. Исключите все, что вам кажется слишком длинным, несущественным или сложным.
В результате работы с раздаточными материалами вы получите более сжатый «конспект» для собственного использования. При этом на презентации вы должны выступать уже без каких-либо вспомогательных средств. Репетируя, используйте звукозапись, чтобы послушать себя со стороны и оценить, верно ли расставлены акценты, удачна ли интонация и т. д. Видеосъемка поможет вам оценить свои внешность и поведение.
86. Как правильно работать с оборудованием?
Внимательно перечислите все оборудование, которым собираетесь пользоваться. Решите, будете ли вы оперировать им сами, или же этим займутся ваши помощники. Научитесь пользоваться оборудованием уверенно и профессионально. Компьютеры, проекторы, аудиотехника – это ваши рабочие инструменты, и вам следует быть с ними хорошо знакомым.
Проконтролируйте, хорошо ли публике видно и слышно, не нужно ли затемнить зал или, наоборот, дать больше света.
Продумайте и лично приготовьте то, что вам может понадобиться дополнительно – бумагу, фломастеры, дискеты, папки и т. д.
Прикиньте, сколько будет слушателей и как идеально их разместить. Не поленитесь изменить расположение столов и стульев.
Проверьте, хватает ли мощности компьютера для решения ваших задач на презентации, инсталлированы ли нужные программы, совместим ли компьютер с проектором.
Решите, где будет установлен проектор и кто будет менять слайды.
87. Как лучше проводить генеральную репетицию презентации?
Лучше всего делать это в том помещении, где запланирована презентация, на конкретном оборудовании, при предусмотренной расстановке и оговоренном количестве мест. Во время генеральной репетиции окончательно решите:
• начнете ли вы говорить сразу, или кто-то сначала произнесет вступительное слово;
• будет ли в течение презентации несколько выступающих либо в течение дня несколько презентаций;
• как будет происходить смена выступающих, сколько нужно времени для подготовки сцены, техники;
• что делать, если выступающие нарушают регламент;
• как себя вести, если вы не укладываетесь в отведенное вам время;
• кто будет вам помогать: обеспечивать свет, тепло, проветривание, раздавать материалы.
Для проведения успешной генеральной репетиции существуют несколько полезных советов. Попросите ваших коллег выступить в качестве публики. Раздайте им роли. Пусть они задают вам неудобные вопросы. Сделайте список наиболее часто задаваемых вопросов и ответов. Убедитесь, что продаете конкретно свой продукт (услугу), а не просто идею.
88. Как грамотно использовать голос, мимику, жесты во время проведения презентации?
Для начала нужно понять, что сами мы не можем оценить собственный голос. Поэтому спросите у других, как он звучит, послушайте аудиозапись.
К основным качествам ораторского голоса относятся следующие: громкость, четкость и разнообразие интонаций.
Запомните, говорить громко – не значит кричать. Ключ к успеху – в правильном, глубоком дыхании. Говорить надо четко, т. е. не слишком быстро, без акцента и элементов диалектной лексики, заканчивать предложения следует на полном дыхании. Разнообразный по интонации голос поможет вам завоевать внимание публики и правильно расставить акценты.
Работая над голосом, не забывайте о следующих полезных советах:
• дышите глубоко, не спеша и ровно;
• регулярно делайте паузы;
• меняйте ритм и громкость;
• тренируйтесь подчеркивать ключевые места с помощью голоса;
• говорите «из живота», а не «из горла»;
• избавьтесь от слов-паразитов.
Теперь несколько слов о том, как правильно двигаться и использовать жесты. Старинная мудрость гласит: «Когда глаза говорят одно, а язык другое, то опытный человек верит глазам». Язык жестов намного старше языка слов. Поэтому, когда вы проводите презентацию, именно жесты могут передать публике сигналы, благодаря которым она поверит вам. И помните: главный источник уверенности – честность и хорошая подготовка.
Отдельно стоит упомянуть о том, чего не стоит делать руками во время презентации, а именно:
• играть с предметами в кармане;
• неосознанно вертеть в руках ручку, ключи, указку, фломастеры или другие предметы;
• стучать по столу, доске;
• чесаться или постоянно трогать лицо, волосы;
• указывать на публику;
• бурно жестикулировать.
Следите за руками и пользуйтесь ими только в контролируемых жестах, чтобы подчеркнуть важность сообщения. Если вы волнуетесь и выражаете свои эмоции через неконтролируемую активность рук, постарайтесь успокоиться, улыбнитесь и скажите: «Похоже, я волнуюсь». Публика лучше относится к честным заявлениям, чем к неудачным попыткам сделать вид, будто все в порядке.
На презентации лучше всегда стоять:
• это предоставляет вам больше свободы, вас видно, можно жестикулировать;
• вы смотрите на публику сверху;
• так легче правильно дышать, а значит, и говорить;
• вы можете передвигаться, подойти к доске, «войти» в зал и т. д.
Вообще старайтесь больше передвигаться по сцене, аудитории. Не прячьтесь за стенды, экраны и т. п.
Помните также, что в невербальном общении ваши глаза играют самую главную роль. Верите ли вы словам человека, который не смотрит вам в глаза? Некоторые, проводя презентацию, отводят взгляд, не смотрят на публику, так как боятся, что она обнаружит их волнение или проявление других эмоций. На самом деле это ошибка. Также нельзя смотреть только на одного человека в аудитории.
Спросите у коллег на репетиции, как у вас получается поддерживать контакт взглядом со всеми. Можно устроить игру: пусть поднимет руку тот, на кого вы не взглянули.