троль – долгосрочное закрепление результатов
Задача оптимизации не заканчивается на внедрении решения. Необходимо время, чтобы проведенное изменение закрепилось в процессе, так как после внедрения инновации процесс может постепенно вернуться в первоначальное состояние. Сопротивление изменениям – абсолютно естественное стремление любого процесса к стабильности, защитная функция, обеспечивающая постоянство производимого результата. Поэтому нужно продумать действия, которые помогут вовремя увидеть такой «возврат» и оперативно его устранить.
Если контролировать и поддерживать нововведение в течение нескольких месяцев, процесс «привыкает» к новому состоянию. Внедрение таких контрольных и поддерживающих мероприятий является основной задачей этапа.
При этом процесс должен сам предупреждать о негативных отклонениях, для чего обычно применяют упрощенный вариант измерительной системы, которую использовали на этапе «Измерение». Необходимо определить опасные уровни отклонений и организовать оперативное информирование о превышении этих уровней.
Контроль без последующих корректирующих действий бесполезен. Следовательно, нужно продумать, кто и что должен сделать, получив сигнал из процесса. Инструкции должны быть простыми и понятными.
Еще одно условие – рациональность. Долгосрочный контроль не должен быть технически сложным или дорогим. Для его организации можно использовать разработанные ранее методы, уменьшая до рационального уровня точность, частоту и объем выборки при измерениях.
Кроме защиты внедренного решения на этом этапе необходимо также обеспечить:
● Подтверждение эффекта оптимизации данными измерений, демонстрирующими существенное улучшение целевого ключевого показателя эффективности. Следовательно, необходимо иметь планы сбора и обработки данных, понятные процедуры проверки и удобные для анализа формы отчетов.
● Качественное завершение задачи оптимизации – оценка и распространение полученного опыта, разработка экономических прогнозов, тиражирование решений и награждение наиболее успешных участников.
План контроля и реагирования
План контроля и реагирования на последнем этапе работы над задачей оптимизации применяется для организации долгосрочного наблюдения за оптимизированными параметрами процесса и действиями людей с целью предотвращения и корректировки нежелательных отклонений, снижающих эффект внедрения.
Долгосрочный поддерживающий контроль строится на информации и измерительных системах предыдущих этапов, но должен быть значительно проще в исполнении и экономичнее по затратам ресурсов. В простых задачах имеет смысл применять облегченную форму «План контроля и реагирования» (рис. 5.39), которая закрепляет утвержденные действия исполнителей при превышении допустимого уровня отклонений.
Структура документа:
● Адресная группа – привязка к процессу и задаче, утверждение плана владельцем процесса и руководителем задачи.
● Частота контроля – определение рациональной частоты контроля на основе прогноза динамики возможных изменений в процессе.
● Контролируемый параметр – показатель, влияющий на эффект оптимизации.
● Критический уровень – значение показателя, требующее реагирования.
● Действия по информированию и реагированию – действия, которые необходимо произвести при превышении показателем критического уровня.
● Ответственный – исполнитель мероприятий информирования/реагирования.
Исполнение плана контроля и реагирования также необходимо для периодической проверки и подтверждения экономического эффекта внедрения в течение 12 месяцев с момента внедрения изменений в процессе. На основе ежемесячного или ежеквартального отчета о новом состоянии процесса финансовые службы рассчитывают фактическую экономию (дополнительный доход) и сверяют с расчетным прогнозом эффекта задачи оптимизации.
Фиксация эффекта задачи оптимизации
В первые 2–3 месяца после внедрения необходимо усиленно контролировать количественные показатели процесса для полного и уверенного подтверждения результата произведенных изменений. Эти данные используются для официального подтверждения расчета экономического эффекта на год. Такой «расчетный» метод обычно используется для задач с небольшим эффектом в масштабах процесса или подразделения.
Незначительный эффект – расчетный метод
По стандарту эффект оптимизации рассчитывается за 12 месяцев с момента внедрения изменений. По сути, работа заканчивается, только когда фактически подтверждается полученный за этот период экономический эффект. Поэтому для задач с существенным эффектом имеет смысл проводить элементарный план-факт анализ каждый квартал. Это упрощает взаимодействие с финансовыми службами при фиксации окончательного результата.
Значительный эффект – контроль каждый квартал
Кроме того, в течение этого периода существенное влияние могут оказывать тренды уменьшения или увеличения объемов и ежемесячные сезонные коэффициенты. Эти поправки обязательно учитывать при расчетах.
Экономический эффект нужно подтверждать в финансовых службах – методы расчета должны соответствовать стандартам компании и быть официально утвержденными. Нежелание заполнять стандартные формы часто основано на неуверенности в своей информации. Значительно проще сделать отчет по требованиям финансового управления, чем бесконечно доказывать там свою правоту «в свободной форме». Это необходимая часть работы.
Hard-эффект и Soft-эффект оптимизации
При повышении эффективности процесса результат не всегда приводит к изменению бюджета подразделения. Например, высвобожденные ресурсы могут быть направлены на повышение качества продуктов/услуг или улучшение условий работы сотрудников. Естественно, в перспективе эти изменения приведут к повышению доходов или снижению расходов компании, но точно рассчитать экономический эффект по задаче в этом случае очень сложно.
Соответственно, при анализе результатов задачи оптимизации ПС можно выделить два типа эффекта оптимизации:
● Hard (твердый) – сокращение расходов и/или увеличение доходов, отраженное в бюджете подразделения и компании.
Внедренные в процессе изменения обеспечивают:
■ снижение затрат материальных расходов процесса;
■ снижение затрат трудовых ресурсов процесса;
■ увеличение объема продаж или маржинального дохода.
● Soft (мягкий) – высвобождение ресурсов процесса, не отраженное в бюджете компании, так как ресурсы были использованы для достижения других целей подразделения:
■ дополнительного объема работ;
■ сокращения расходов будущих периодов;
■ повышения качества производимых услуг для клиента;
■ улучшения нефинансовых ключевых показателей эффективности;
■ повышения комфортности процесса для сотрудников.
Абсолютно стандартная ситуация, когда высвобождение рабочего времени сотрудников проводится для выполнения растущего объема работ. В бюджете подразделения фонд оплаты труда не изменяется, но производительность процесса увеличивается.
Следовательно, hard-эффект равен нулю, но soft-эффект может быть значительным – без оптимизации пришлось бы нанять дополнительных сотрудников, обучить и обеспечить их стандартными рабочими местами.
Производственное предприятие. Повышение производительности узкого места процесса позволило отказаться от закупки дополнительного оборудования, производственных площадей и найма специалистов.
Есть только одно важное дополнение: если мы высвободили материальные или трудовые ресурсы, но не применили их с пользой для компании, то такие изменения в процессе неправильно называть «оптимизацией».
Утверждение результатов задачи оптимизации
Когда решения внедрены и доказали свою эффективность результатами улучшенных КПЭ процесса, задачу оптимизации можно считать завершенной. И в этот момент происходит обязательная встреча руководителя-заказчика и исполнителя, в ходе которой фиксируются достижения рабочей группы по выполнению поставленных целей.
Следовательно, необходим управленческий документ, на основании которого руководитель подразделения и владелец процесса смогут оценить эффект проведенных в процессе изменений и подтвердить практические результаты работы команды.
Утверждение результатов задачи оптимизации (рис. 5.40) – структурированная информация о внедренных решениях, фактических затратах ресурсов, физических и финансовых результатах внедренных изменений, необходимая и достаточная для оценки эффективности выполненной задачи оптимизации.
Структура и содержание полей документа:
● Название, руководитель задачи, рабочая группа, краткое описание проблемы – базовая информация о задаче оптимизации. Для облегчения план-факт анализа достижения целей имеет смысл предоставить руководителю копию паспорта задачи и документа «Утверждение решения к внедрению».
● Внедренное решение – соответствует формулировке в форме «Утверждение решения к внедрению», что обеспечивает связь между документами. Внедренных инноваций может быть несколько, и руководитель должен иметь возможность сравнить полученные результаты с прогнозами на этапе выбора решений.
● Результаты, изменения в процессе – краткое перечисление реализованных основных изменений и улучшенных ключевых функций и/или показателей процесса.
● Ресурсы внедрения – указаны, как правило, в двух форматах:
■ оценка трудозатрат участников работы в человеко-часах или человеко-днях;
■ расходы на покупные материальные ресурсы или услуги.
● Эффект в расчете на 12 месяцев – указаны все полученные результаты:
■ «жесткий» экономический эффект (hard-эффект) – сокращение расходов и/или увеличение доходов в бюджете подразделения;
■ «мягкий» экономический эффект (soft-эффект) – высвобожденные ресурсы использованы при увеличении объемов работы или перераспределены на другие задачи подразделения;
■ улучшение показателей качества и удовлетворенности потребителей – часто нет возможности преобразовать эти изменения в финансовые показатели.
● Эффект текущего года – существенная для руководителей подразделений информация о части эффекта, которую подразделение получает в течение текущего финансового года.
На основании этого простого документа руководитель подразделения и владелец процесса делают выводы об успешном завершении задачи оптимизации и эффективности работы команды. По требованию руководителей представленные результаты сопровождаются необходимыми расчетами и практическими примерами.
Правильное завершение задачи оптимизации
На этом шаге заканчивается основная часть работы по задаче – после разработки и внедрения контроля происходит передача произведенных изменений в эксплуатационные подразделения. Рабочей группе остается только правильно закрыть свой проект:
● Сказать спасибо участникам работы и экспертам. Не следует жалеть времени или стесняться выражать благодарность. Люди это заслужили.
● Сделать красивую презентацию. Рассказ об успешных внедрениях мотивирует людей на участие в проектной работе, снижает недоверие к инновациям и создает условия для новых идей. Команде необходимо поделиться своим успехом.
● Сохранить полученные знания. Как минимум имеет смысл потратить час групповой работы на обсуждение новой информации и навыков, полученных в процессе выполнения задачи. И станет понятно, что это время потрачено с пользой – люди должны понимать, чему они научились и как проектная работа повышает их квалификацию.
● Вовлекать новых оптимизаторов и экспертов в регулярную работу ПС. Наиболее активные и успешные участники работы могут включиться в деятельность постоянных ПС-команд. Их помощь будет очень полезна в новых задачах.
● Архивировать материалы исследований. Через некоторое время эта информация может оказаться полезной для других работ. В ПС-Инфраструктуре для этого есть отличный инструмент – база данных задач оптимизации.
Презентация результатов
Основные цели подготовки презентации с точки зрения ПС-Технологии:
● Оформление информации о процессе и результатах внедрения в удобном виде для представления всем участникам процесса и любым заинтересованным лицам.
● Информирование всех участников процесса о долгосрочных целевых показателях и методах поддержания внедренных изменений.
● Возможность обсуждения деталей внедрения и задач поддержания внедренных изменений с широким кругом профильных специалистов.
● Информирование руководства о проделанной работе, результатах и ожидаемом экономическом эффекте.
Но для рабочей группы задачи это еще и успешное завершение большой работы, возможность рассказать коллегам о блестящих идеях, непростых решениях и упорном преодолении трудностей. И заслуженная гордость за качественно выполненный проект!