В сетевых организациях одинаковые процессы повторяются в множестве территориальных подразделений. Следовательно, разработанное в одном процессе успешное решение можно тиражировать на все такие подразделения, многократно увеличивая при этом эффект оптимизации.
Тиражирование – многократное увеличение эффекта оптимизации
Если необходимо внедрить эффективную инновацию в большом количестве подразделений, имеет смысл отнестись к этой задаче как к отдельному проекту. Поставить задачу, описать процесс и определить возможные дефекты, продумать инструменты контроля отклонений и мероприятия по корректировке процесса внедрения.
Самая большая ошибка – считать тиражирование просто масштабированием готового решения. Это принципиально новая коммуникационная задача, так как внедрять это решение в своих процессах будет множество людей с разным уровнем готовности к изменениям. Любое непонимание может превратиться в лавину вопросов или неправильных действий.
Тиражирование умножает не только эффект, но и все ошибки
Параллельное внедрение инноваций в множестве объектов предполагает большой объем информационного обмена, о котором имеет смысл подумать заранее. Простые правила и инструменты могут существенно облегчить эту работу.
Подготовка тиражирования
Очевидно, что организация инноваций в масштабах компании не входит в область ответственности рабочей группы задачи. Но команда может и должна детально разработать и понятно сформулировать информацию, необходимую для многократного внедрения решения с минимальными затратами ресурсов и без ошибок.
Эффективность тиражирования зависит от качества подготовки
Относительно простые улучшения требуют, как правило, всего двух документов:
● Стандартная операционная процедура – подробное и понятное описание предлагаемого изменения.
● Сопроводительная презентация к СОП – изложение правильной и рациональной организации внедрения решения.
Эта информация используется для доработки нормативной документации процессов и распространяется для общего доступа в корпоративных системах – в базе данных задач оптимизации.
Качественная подготовка тиражирования – это реальная помощь коллегам, которым предстоит внедрять разработанное решение в своих процессах.
Стандартная операционная процедура
Внедренные инновации необходимо описать настолько подробно и понятно, что любой участник процесса сможет успешно применить их, обеспечив целевой эффект оптимизации.
Стандартная операционная процедура – документально оформленная рабочая процедура с подробным описанием алгоритма выполнения конкретного действия или нескольких действий.
Требования, которым должны соответствовать описания и инструкции, несложные:
● простота – тексты сформулированы коротко, просто и понятно;
● наглядность – фотографии и рисунки, примеры «правильно»/«неправильно»;
● последовательность – действия расписаны по этапам и шагам;
● реализуемость – рекомендуемые действия удобны для исполнения;
● обоснованность – цели и причины требований понятны;
● доступность – информация удобна для поиска и использования;
● актуальность – соответствие последним изменениям в процессе;
● интеграция – отсутствие противоречия требованиям смежных участков процесса;
● соответствие стандартам – типовая для компании форма и структура документа.
Например, при внедрении изменений в типовых настройках оборудования необходимо составить краткую интуитивно понятную инструкцию по обновленной последовательности действий, проверить ее вместе с операторами в реальном процессе и разместить на рабочих местах так, чтобы она была видна, но не мешала выполнению операций.
Сопроводительная презентация к стандартной операционной процедуре
СОП описывает новый формат процесса после изменения, а сопроводительная презентация к СОП рассказывает, зачем и как нужно внедрять эти изменения (рис. 5.41). Этот документ очень важен для правильной организации тиражирования, так как успешное распространение любой инновации существенно зависит от мнения тех, кому предстоит ее внедрять.
Сопроводительная презентация к СОП – документ, содержащий систематизированную информацию, необходимую для эффективного тиражирования успешных инноваций.
Изменения в процессах внедряют рядовые сотрудники, и они должны быть уверены, что:
● решение было внедрено успешно и обеспечило реальные улучшения в процессе;
● ожидаемый эффект улучшений стоит затрат их энергии и времени;
● план действий по внедрению понятен и есть необходимые ресурсы;
● риск ошибок и снижения эффективности работы сведен к минимуму.
Если при выполнении задачи оптимизации была соблюдена ПС-Технология и создавались рабочие документы, то сформировать сопроводительную презентацию к СОП не составляет большого труда. Вся необходимая информация уже собрана и обработана на различных этапах работы в инструментах задачи оптимизации. Все, что требуется, – разместить ее в соответствующих разделах презентации, при необходимости откорректировав на основе полученного опыта завершенной задачи.
Такой документ исключительно полезен при масштабном тиражировании инновационных изменений в процессах. При хорошей подготовке и элементарной проектной дисциплине внедрение пройдет в соответствии с планами, что значительно повысит эффективность работы и обеспечит целевой эффект оптимизации.
Чтобы все заинтересованные руководители и участники процессов могли воспользоваться результатами выполненной задачи, рабочие документы, СОП и сопроводительная презентация к СОП размещаются в интернет-инфраструктуре ПС для обмена лучшими практиками.
Подготовка информации для тиражирования завершает активную работу по задаче для ПС-команды. Естественно, потребуются некоторые затраты времени на периодический контроль результатов и подтверждение экономического эффекта в финансовых службах, но основную «проектную» деятельность можно считать целиком выполненной.
Условия успеха. Типичные ошибки
ПС-Технология обеспечивает эффективную последовательность действий на пути от идеи до тиражирования успешных решений. И алгоритм выполнения задачи, и все инструменты проверены на практике, множеством проектов, повышают качество работы и снижают затраты ресурсов на каждом этапе работы. Общий результат применения технологии очевиден: успешных инноваций становится больше, экономический и качественный эффект заметно увеличиваются, привлекать сотрудников к работе по оптимизации процессов становится проще.
ПС-Технология работает и приносит значительную пользу, которую можно измерить и экономический эффект которой легко подтвердить данными. Поэтому есть только одно ключевое условие успеха: обязательное соблюдение технологии.
Условие успеха – технологическая дисциплина
ПС-Технология достаточно жестко регламентирует работу по задаче на каждом этапе и «заставляет» применять определенный набор инструментов, что вызывает вполне естественное сопротивление.
По неизвестной причине оптимизация считается делом простым и всем понятным – можно не исследовать процесс, так как «мы здесь работаем уже много лет», и не выполнять технологию, поскольку «и так уже ясно, что делать». Традиционный подход: старательно обучать людей стандартам исполнения элементарных операций и при этом считать, что они самостоятельно справятся с задачами оптимизации.
Плюс уверенность участников процесса в собственных глубоких познаниях обо всех источниках проблем и стремление к быстрым простым решениям. Неудивительно, что стандартные «обоснования» нарушений технологии весьма показательны:
● «Технология слишком сложная». Источник таких утверждений – уверенность в том, что можно войти в процесс, сразу разобраться в причинах проблемы, немного посовещаться и быстро применить уже известное решение. И все станет хорошо… По сути, это традиционный подход к решениям проблем.
Но если эти проблемы продолжают существовать, то такие методы уже неэффективны. Дело в том, что процессы стали технологически сложными и простой экспертный способ создания решений показывает не самые лучшие результаты.
Современное производство требует соответствующего инструментария для «настройки и ремонта» процессов. Поэтому, если сотрудник неспособен освоить первый уровень обучения и аккуратно выполнить технологию решения простых задач, вероятно, ему не стоит тратить свое время на проекты оптимизации.
● «Зачем так много документов?» Инструменты технологии воспринимаются как «документы», которые зачем-то необходимо «оформить», а не как структурированная актуальная и достоверная информация, на основе которой принимаются правильные решения на каждом этапе работы.
Дело в том, что исследовательский проект очень чувствителен к качеству работы на каждом этапе и любая ошибка превращается в необходимость вернуться на предыдущий шаг для исправлений и доработок, что автоматически приводит к значительным потерям рабочего времени и заметно увеличивает длительность выполнения проекта.
Применение инструментов, безусловно, требует определенных усилий, но существенно сокращает общие трудозатраты и длительность проекта.
● «Требует много времени». Такое утверждение – четкий сигнал о том, что команда сначала выполняет задачу «как получится», а потом оформляет «документы» для внесения в базу задач или размещения на площадках обмена лучшими практиками.
Если инструмент применяется в соответствии с технологией и «вовремя», то:
■ обеспечивает необходимую информацию и правильные действия на определенном этапе работы;
■ снижает вероятность ошибок и потерь времени на нерациональные действия;
■ не требует отдельных трудозатрат на «оформление», так как является частью рабочего алгоритма проекта.
Понятно, что «заполнение всех документов» на этапе завершения задачи становится бессмысленной потерей времени – все ошибки сделаны и потерянных ресурсов не вернуть.
Поэтому контроль технологической дисциплины необходим не для «проектной бюрократии», а для повышения эффективности работы в исследовательском проекте.
● «Нужно быстро внедрить изменения». Стремление к «быстрым победам» естественно и даже похвально. Но быстрая разработка решений не означает, что их можно принимать без обоснований данными и без оценки последствий внедрения изменений в процессе.
К сожалению, вполне обычна ситуация, когда инновация внедрена, но эффект экономии или дополнительного дохода определить невозможно. Иногда непонятно, зачем вообще выполнялась эта задача. Особенно обидно, что люди потратили время и силы на деятельность, результаты которой не востребованы руководством и компанией.
● «Зачем, если решение очевидно?» Как правило, «очевидными» решениями считаются уже известные или предложенные руководством. Иногда готовое решение даже записывают в название задачи в паспорте: «Устранение такой-то проблемы с помощью внедрения…»
Если решение уже принято, последствия понятны: нормального исследования процесса нет или оно проводится формально, альтернативные решения не создаются и их эффект не просчитывается, условия внедрения заданы и их реальную оценку никто не проводит.
Дальше все зависит от опыта и качества экспертизы руководителей, принимающих такие решения. Но многолетняя практика показывает, что применение технологии оптимизации помогает существенно повысить процент успешных инноваций и увеличить экономический эффект.
● «Люди не хотят». В общем случае люди действительно не хотят тратить свою энергию, если можно получить результат с меньшими затратами усилий. Жизненный опыт подсказывает им, что рекомендуемые алгоритмы действий не всегда рациональны.
Это означает, что во время обучения мы не смогли правильно объяснить, как ПС-Технология помогает повысить успешность работы при снижении затрат времени и сил. Или не обеспечили необходимую поддержку и должный контроль при выполнении задач.
Или, что вполне возможно, не тех людей привлекли к работе по оптимизации процессов. Применение ПС-Технологии требует «инженерного» склада мышления, и не всем сотрудникам комфортно действовать в таком формате. Это нормальная ситуация, и нужно просто найти в своих подразделениях тех, кто способен к последовательным методичным действиям по исследованию и улучшению процессов. Их не должно быть очень много. И они есть в необходимом количестве в каждом процессе.
Основа ПС-Технологии для решения простых задач оптимизации – достаточно жесткий алгоритм действий и фиксированный набор рекомендуемых инструментов на каждом шаге работы.
Безусловно, существуют альтернативные способы разделить на этапы исследовательский проект и разные методики их реализации. Но предлагаемый универсальный набор инструментов достаточно прост и удобен для применения в качестве стартовой основы при построении собственной производственной системы. А затем, по мере развития ПС, на этом базисе постепенно сформировать собственную проектную технологию, оптимально соответствующую уровню развития процессов компании.
Следующий уровень погружения в ПС-Технологию – решение более сложных задач оптимизации с применением инструментов оценки потребительских характеристик продуктов/услуг, статистического анализа данных, выявления «слабых сигналов» процесса, управления по отклонениям и точной настройки на целевой результат.