7.1. Базовые принципы организации обучения
ПС-Обучение – постоянно действующая система подготовки и повышения квалификации специалистов, выполняющих проекты и задачи оптимизации или принимающих участие в организации деятельности ПС.
В контуре развития ПС система ПС-Обучения наполняет ПС-Инфраструктуру самыми главными ресурсами: профессионально подготовленными специалистами и поддержкой на всех уровнях управления. Начиная с руководства предприятия и заканчивая рядовым участником задачи, каждому необходимо обеспечить требуемый объем знаний и методической поддержки.
ПС-Обучение обеспечивает знанием ПС-Технологии руководителей и сотрудников компании, активно вовлекаемых в деятельность системой ПС–Мотивации и PR:
● ПС-Технология. Методы и инструменты ПС-Технологии помогают в решении актуальных производственных задач и организации регулярной проектной работы по улучшению процессов.
Все участники ПС должны научиться правильно исследовать процессы и формулировать цели оптимизации, создавать рабочие команды и управлять небольшими проектами, систематизировать информацию и анализировать данные, разрабатывать эффективные решения и рационально планировать внедрение изменений, рассчитывать бизнес-показатели и подтверждать экономический эффект инноваций. Это сложные, но необходимые навыки.
● ПС–Мотивация и PR. Система мотивации и корпоративных коммуникаций поддерживает в людях энтузиазм и «вкус» к инновационной деятельности. Наиболее красивые решения создают те, кому понятна и интересна эта работа.
Каждый сотрудник должен знать, что компания приветствует инициативы по внедрению инноваций, активно помогает участникам проектов, прощает неизбежные неудачи и справедливо награждает за успешные действия. Такая коммуникационная программа должна действовать постоянно, поддерживая существующих и привлекая новых участников производственной системы.
Опытных оптимизаторов всегда мало, а объектов оптимизации – много. Массовое обучение призвано обеспечить возможность выполнения такой работы обычными сотрудниками подразделений и процессов. Необходимо доходчиво объяснить людям порядок действий в исследовательском проекте и научить их пользоваться эффективными инструментами (рис. 7.1).
Естественно, необходимо адаптировать учебные программы в соответствии с реальной корпоративной и проектной культурой компании. В идеальном случае система обучения автоматически подстраивается и обеспечивает постоянно растущие требования компании по повышению эффективности процессов.
Баланс Hard- и Soft-навыков
Повышение эффективности процессов всегда состоит из двух ключевых направлений: работа с информацией и работа с людьми. С первого шага проекта и до его завершения мы исследуем поведение процесса с помощью инструментов анализа данных и находимся в постоянных коммуникациях с заказчиками-руководителями, участниками процесса и командами внедрения. Поэтому каждый специалист-оптимизатор должен обладать знаниями и навыками в этих двух областях.
Существует множество форматов «твердых» и «мягких» навыков. Рассмотрим примеры тех, что непосредственно относятся к теме повышения эффективности бизнес-процессов и внедрения производственных систем.
● Hard skills: управление проектами, анализ данных, статистический контроль процессов, управленческий учет, планирование, анализ рисков, бюджетирование, нормирование, картирование и диагностика процессов…
● Soft skills: лидерство, критическое мышление, управление временем, работа в команде, эффективные коммуникации, способность к обучению, управление конфликтами, наставничество и командный коучинг…
Для правильной работы производственной системы обучение по этим двум направлениям должно быть сбалансированным и достаточно глубоким. Очевидно, что в каждом из направлений много важных тем, часть из них весьма сложные и требуют больших затрат времени. Поэтому лучше разделить их по уровням повышения квалификации, наращивая объем и сложность материала по мере необходимости. И на каждом уровне желательно найти свое оптимальное сочетание учебного материала hard и soft.
Необходимо учитывать текущие программы повышения квалификации сотрудников – в последнее время курсы по развитию soft skills стали весьма популярны и активно внедряются в большинстве компаний. Имеет смысл использовать их для обучения руководителей и команд ПС-проектов.
К сожалению, развитие «технологических» hard skills – навыков работы с эффективностью процессов – не настолько популярно и общедоступно. Для формирования этих компетенций придется разрабатывать специализированные программы обучения.
Правила эффективного инвестирования в ПС-обучение
Не все прошедшие обучение сотрудники станут руководителями задач оптимизации или подключатся к работе ПС-команд. Не все проекты завершатся успешно. Не все участники успешных внедрений захотят продолжать эту непростую деятельность. Это нормально.
Поэтому программы обучения, как правило, делятся на несколько уровней сложности (рис. 7.2). Действует простое правило: переход на следующий уровень обучения возможен только после выполнения задачи или проекта с реальным практическим эффектом для компании.
Уровни обучения:
● Стартовый уровень – массовое информирование о возможностях производственной системы и ПС-Технологии: общая информация и структура ПС, цели и базовые принципы ПС, понятия дефектов и потерь, несколько полезных инструментов для практического применения в текущей работе.
■ Целевой результат – понимание базовой информации о производственной системе и способность провести простой анализ причин дефекта.
■ Квалификация – минимальная, достаточная для выявления интуитивно понятных локальных проблем и разработки небольших улучшений на своем рабочем месте.
Очень короткий стартовый курс, в основном информирующий и вовлекающий. Часто его включают в программы вводного обучения новых сотрудников и адаптации на рабочих местах.
Стартовый уровень – простые улучшения на рабочем месте
Его можно было бы отнести к разделу «ПС–Мотивация и PR». Но, во-первых, этот базовый курс должен создаваться в едином формате с другими программами ПС-Обучения. Во-вторых, в соответствии с основным принципом ПС мы должны принести практическую пользу – дать людям очень простые, но эффективные методы решения их актуальных рабочих проблем.
● Первый уровень – массовое обучение всех желающих базовым инструментам ПС-Технологии: диагностика процесса и алгоритм выполнения задач P-DMAIC-S, правильная постановка задачи и рациональное проведение измерений, простые методы анализа данных и экспертной информации, поиск корневых причин проблемы и разработка решений, рациональное внедрение и контроль изменений в процессе.
■ Целевой результат – успешное выполнение задачи и получение эффекта, существенного для сотрудника, участка процесса и подразделения.
■ Квалификация – достаточная для самостоятельного выполнения простых задач оптимизации на своем участке процесса и/или начала работы в ПС-команде.
Большинство проблем в наших процессах весьма несложные, и вполне достаточно элементарного обучения, чтобы наши сотрудники смогли исследовать и устранить эти проблемы собственными силами.
1-й уровень – массовое обучение и много простых задач
Курс должен быть достаточно коротким, понятным и соответствовать уровню технологической культуры большей части сотрудников компании. Обязательны практикумы по основным инструментам технологии, так как для массового обучения наработка навыков даже важнее большого объема теоретических знаний.
Как минимум, длительность семинара составляет 24 академических часа, но лучше выделить больше времени и увеличить объем практических работ в процессах. Тогда хорошие оптимизационные решения можно получить даже во время обучения.
● Второй уровень – специализированное обучение сотрудников, успешно выполнивших задачи, более сложным методам и инструментам ПС-Технологии: комплексная диагностика и оценка потребностей клиентов, современные методы анализа данных и выявление «управляющих факторов» процесса, управление по отклонениям и статистический контроль процессов.
Плюс базовые темы soft skills, направленные на развитие лидерских качеств, работу с командой, системное мышление и эффективные коммуникации.
■ Целевой результат – успешное выполнение сложных задач/проектов оптимизации и получение эффекта, существенного для большого подразделения, процесса в целом и даже компании.
■ Квалификация – достаточная для проведения комплексной диагностики процессов, рационального выбора и выполнения задач оптимизации средней сложности, анализа статистических данных и бизнес-показателей процессов.
Очевидно, что этот формат уже нельзя назвать массовым. Участников обучения становится существенно меньше, чем в первой волне, но уровень их подготовки и вовлеченности значительно выше. Преодолев трудности первых практических шагов по изменению своих процессов, эти сотрудники доказали свою готовность и к новым знаниям, и к новым, более сложным задачам.
2-й уровень – повышение квалификации активных оптимизаторов
Программа «технологического» обучения, как правило, состоит из модулей, каждый из которых рассказывает о каком-либо методе или группе инструментов оптимизации. Поэтому его можно проводить как в формате единого семинара, так и виде комплекса мастер-классов. Традиционная длительность обучения – от 24 до 40 академических часов, в зависимости от набора тем. Программа по развитию soft skills также зависит от существующих в компании курсов и, как правило, соответствует уровню подготовки линейных руководителей и лидеров проектов.
● Третий уровень – специализированное повышение квалификации аналитиков данных, руководителей крупных комплексных проектов, бизнес-тренеров, методологов по технологии и организаторов внедрения ПС. Проводится для специалистов, показавших хорошие результаты в проектах после обучения второго уровня и готовых к дальнейшему развитию своих знаний и навыков в одном из ключевых направлений деятельности ПС.
■ Квалификация – достаточная для проведения комплексной диагностики и организации внедрения ПС на уровне большого подразделения, выполнения проектов оптимизации в масштабах компании, создания статистических моделей и разработки методик повышения эффективности бизнес-процессов.
■ Целевой результат – успешная проектная, аналитическая, организационная или методическая работа в масштабах крупного подразделения компании.
По сути, это набор тем по разным специализациям ПС-Технологии для углубленного изучения. В сочетании с хорошей проработкой soft skills, необходимых для каждого вида работы. Программы, как правило, нестандартные и разрабатываются с учетом специфики деятельности и планов развития компании.
3-й уровень – специализация в деятельности ПС
Принимая участие в таком обучении, сотрудник развивает компетенции, необходимые не только для эффективной текущей работы, но и для активного развития ПС в своем подразделении. Таких специалистов не требуется очень много, но они должны быть в каждом направлении деятельности и процессе компании.
Бизнес-эффективность обучения
При рациональной организации системы ПС-Обучения переход на следующий уровень квалификации возможен только после выполнения задачи/проекта – подтверждения практическими результатами способности правильно использовать полученные знания.
Правило обусловлено двумя важными причинами:
● Реальное понимание того, как работают инструменты ПС-Технологии, приходит только в практическом применении. Поэтому не стоит переходить к сложным программам, не научившись работать с более простыми механиками оптимизации.
● Каждый следующий уровень обучения стоит компании дороже предыдущего. Поэтому имеет смысл в первую очередь повышать квалификацию сотрудников, доказавших практическими результатами свою готовность и способность к оптимизационной деятельности.
Бизнес-образование сотрудников должно приносить доход компании
Производственная система подчиняется простой бизнес-логике: инвестируя в развитие, мы должны получать доход. В полной мере это относится и к системе обучения: компания оплачивает не только разработку программ и работу тренеров, но и рабочее время множества сотрудников, потраченное на получение новых знаний и навыков. Чем выше уровень обучения и, соответственно, затраты, тем больше должен быть эффект.
Транснациональный банк, проектная система. Средний «доход» от выполнения одной задачи оптимизации составлял ~$50 000.
Банк, проектный офис. Средний «доход» от оптимизации процессов на одного специалиста составлял $0,5–0,8 млн в год.
По сути, это обычный бизнес-проект – обучение конвертируется в выполненные задачи/проекты оптимизации и обеспечивает эффект экономии ресурсов или получения дополнительного дохода.
Контроль практических результатов ПС-обучения
Организация регулярного обучения и повышения квалификации ПС-специалистов требует вполне реальных затрат, и нам нужны простые, понятные показатели, убедительно показывающие привлекательность инвестирования ресурсов в развитие сотрудников.
Если в производственной системе сформирован нормальный контроль задач оптимизации, то анализ экономической эффективности обучения проводится быстро и легко на всех уровнях управления:
● На уровне одного сотрудника. В базе данных задач оптимизации есть информация и о руководителе/команде каждой задачи, и о полученном экономическом эффекте. Можно сформировать отчет по участникам работы и сопоставить эти данные с информацией о пройденном обучении.
● На уровне подразделения. Необходимо определить количество прошедших обучение сотрудников и рассчитать коэффициент конвертации в выполненные задачи. Затем сделать расчет среднего экономического эффекта на одного участника работы.
● На уровне компании. Активность проникновения по компании рассчитывается как отношение обученных к общему количеству сотрудников и сопоставляется с динамикой роста общего экономического эффекта производственной системы.
Понятно, что кроме прямого экономического эффекта ПС «производит» и повышение показателей качества, и улучшение условий работы сотрудников, и выполнение других КПЭ, по которым рассчитать экономию или дополнительный доход невозможно или слишком сложно. Нефинансовые результаты оптимизации можно считать очень полезным бонусом правильного внедрения ПС-Обучения.
Часто приходится видеть оценку эффективности только по количеству сотрудников, прошедших какой-либо курс. Но для производственной системы эта характеристика непоказательна, так как в бизнес-системе в первую очередь важен результат. Поэтому мы учитываем количество выполненных задач и реальный экономический эффект оптимизации. А ключевым показателем качества обучения становится коэффициент конвертации количества обученных сотрудников в количество выполненных задач.