Цель Пс – Бизнес-результат
Производственная система – это реальный бизнес, создающий экономию ресурсов или дополнительные доходы за счет повышения эффективности процессов. И относиться к внедрению ПС необходимо так же, как к созданию еще одного направления деятельности компании или подразделения.
На сегодняшний день уровень скрытых потерь обычного процесса может превышать 50 % полезных ресурсов. Этот огромный потенциал развития превращает внедрение ПС в одно из наиболее перспективных и доходных инвестиционных направлений.
ПС – инвестирование в технологии развития
При этом существенную часть потерь можно устранить без дорогостоящей модернизации оборудования – в первую очередь за счет относительно простых организационных мероприятий оптимизации процессов. Высокие показатели отношения доходов/экономии к затратам обеспечивают максимальную привлекательность таких проектов.
Кроме того, наличие специалистов-оптимизаторов в каждом процессе позволяет оперативно организовать целевые команды для решения проблем «здесь и сейчас»: проблема решается на том же уровне, где возникает. Как следствие, многократно возрастают скорость и качество внедрения изменений, необходимых для развития компании или подразделения.
ПС – «иммунная система» бизнес-процессов
Процессы, освобожденные от значительного объема потерь, более эффективны с точки зрения экономики, легче в управлении и быстрее адаптируются к внешним изменениям. Это становится необходимым конкурентным преимуществом в динамично изменяющихся условиях современного мира.
Технология ПС предполагает последовательный и бизнес-ориентированный подход к оптимизации процессов. Поэтому для многих компаний внедрение производственной системы на основе Lean Six Sigma может стать инвестиционным проектом с исключительно высокой доходностью и коротким периодом окупаемости.
Новые возможности
Внедрение производственной системы формирует новую корпоративную культуру, основанную на современных знаниях и навыках повышения эффективности процессов, умении людей грамотно работать с оборудованием, конструктивном взаимодействии специалистов всех подразделений, согласовании требований руководства и коллектива, неравнодушном отношении к проблемам предприятия, стремлении к улучшениям, понимании общей цели и пути ее достижения.
Изменения в процессах создают люди. Поэтому новый подход невозможно внедрить одним решительным усилием, так как люди – самая инерционная составляющая любой структуры. Чтобы идея могла успешно существовать, большая часть коллектива должна принять эту идею, поверить в ее полезность для всех вместе и для каждого в отдельности. А это требует правильного сочетания бизнес-целей компании и персональных целей сотрудников.
Производственная система создает редкую для традиционного управления возможность – объединение целей компании и целей сотрудников, которым повышение эффективности работы помогает в достижении нового уровня вознаграждения, карьерного роста и комфортных условий на рабочем месте.
ПС – синергия целей компании и сотрудников
Есть несколько причин стремиться к изменениям и тратить ресурсы на развитие ПС:
● Это очень выгодно. Знающие, заинтересованные в результате своего труда и вооруженные современной технологией специалисты способны значительно повысить производительность процессов, качество продукции и доходность бизнеса в целом. И при этом заметно улучшить условия работы людей.
● Важен не только результат в виде будущего нового состояния компании или процесса, но и путь к этому результату. Дело в том, что положительные изменения начинаются с первым шагом на этом пути. Новое видение процессов и проблем уже обеспечивает новые возможности для исправления и улучшения ситуации.
● В таком коллективе и с таким коллективом гораздо комфортнее работать. Большую часть барьеров между подразделениями или функциями люди выстраивают из-за отсутствия веры в возможность общих целей и конструктивного сотрудничества. Нужно только дать им эту возможность, показав, насколько просто решаются многие проблемы с помощью инструментов производственной системы.
Корпоративная культура ПС начинает формироваться с первого знакомства с технологией оптимизации, радикально изменяя видение сотрудниками текущей ситуации в процессах. Потом приходят опыт первых проектов, получение практических навыков и осознание сделанных ошибок, но главное – это новый, нетрадиционный взгляд на проблемы. Именно с этого начинаются позитивные изменения, постепенно вовлекая все больше сотрудников, пока идеология постоянного совершенствования бизнес-процессов не станет основой новой культуры предприятия.
ПС – самостоятельно развивающаяся и самообучающаяся система
В идеальном случае должна получиться самостоятельно развивающаяся и самообучающаяся система – наиболее перспективная структура с точки зрения теории управления. Которая станет реальным конкурентным преимуществом, позволяющим оперативно и своевременно адаптировать компанию или подразделение к динамично изменяющимся внешним условиям.
Чудес не бывает – придется работать
Внедрение инноваций – сложная работа, требующая особых качеств от всех участников и очень хорошей организации на всех уровнях управления. Поэтому так важно обеспечить последовательное развитие и синергию всех шести составляющих ПС.
С самого начала внедрения ПС необходимо уделять внимание всем шести направлениям:
● ПС-Управление – правильно выбирать процессы, проводить диагностику и оценивать потери, рационально определять задачи оптимизации и выделять ресурсы на внедрение изменений в процессах. Если определение целей и постановка задач проведены неправильно, вся остальная работа не имеет смысла.
● ПС-Инфраструктура – обеспечить необходимое и достаточное количество сотрудников, вовлеченных в проекты оптимизации и обладающих необходимыми знаниями, навыками и опытом. В перспективе подготовленные специалисты-оптимизаторы должны быть во всех ключевых процессах бизнес-структуры. Такие люди – основа производственной системы.
● ПС-Контроль – руководители должны регулярно получать исчерпывающую информацию о результатах выполнения проектов/задач, экономической эффективности тиражирования решений, динамике целевых КПЭ, количественных, качественных и финансовых показателях оптимизации. При этом очень важно, чтобы подсистема контроля была направлена на реальные бизнес-показатели: снижение себестоимости, улучшение качества и повышение производительности.
● ПС-Технология – продуманная технология должна регламентировать все ключевые направления работы: внедрение производственной системы, диагностику процессов, выполнение задач оптимизации, тиражирование решений, управление проектами, формирование самообучающейся и саморазвивающейся проектной структуры. Технология помогает выполнить работу рационально по затратам времени и сил, снизить количество ошибок и повысить качество принимаемых решений.
● ПС-Обучение – все участники ПС должны уметь создавать рабочие команды, управлять небольшими проектами, систематизировать информацию и анализировать данные, рассчитывать бизнес-показатели, проводить переговоры с руководителями. Опытных руководителей проектов всегда мало, а объектов оптимизации – много. Массовое обучение должно обеспечить возможность выполнения такой работы обычными сотрудниками подразделений и процессов: понятно объяснить правильную последовательность действий и научить пользоваться наиболее эффективными инструментами.
● ПС–Мотивация и PR – внутренние и внешние корпоративные коммуникации должны сформировать устойчивый образ производственной системы, привлекательный для наиболее активной части коллектива. Мотивация должна быть эффективной и прозрачной – люди хотят видеть реальные возможности и выгоды от участия в ПС. В каждом подразделении, в каждом процессе есть неравнодушные сотрудники, готовые и способные улучшать мир вокруг себя – нужно найти их и правильно пригласить в ПС.
Вполне очевидно, что эти составляющие необходимы для организации любой бизнес-деятельности. В этом плане внедрение производственной системы ничем не отличается от развития любого стартап-проекта: мы создаем бизнес, «зарабатывающий» на устранении потерь, экономии ресурсов и получении дополнительного дохода за счет повышения эффективности процессов.
При этом все шесть функций должны формироваться синхронно, постепенно увеличивая масштаб в соответствии с этапами развития производственной системы. В основе такого пошагового движения лежит простая бизнес-логика рационального распределения ресурсов:
● ПС должна обеспечивать себя ресурсами практически с первых дней существования. Но этот объем ресурсов всегда ограничен и его приходится распределять между всеми функциями.
Производственные/проектные системы. Уже на этапе «Пилот» проекты оптимизации обеспечивают высвобождение рабочего времени сотрудников и снижение материальных затрат. Часть этих ресурсов реинвестируется в переход системы на следующий этап развития.
● Приоритетное сильное развитие одной функции приведет не к улучшению системы в целом, а к бесполезным затратам ресурсов и снижению репутации.
Производственные/проектные системы. Стандартная ошибка начала внедрения ПС – очень активная ПС–Мотивация при низком уровне других функций. В итоге большое количество привлеченных энтузиастов не получают правильных задач от ПС-Управления, качественных методических знаний – от ПС-Технологии и ПС-Обучения, необходимой поддержки – от ПС-Инфраструктуры.
● Отстающее развитие функции, как слабое звено, приведет к снижению эффективности всей системы.
Производственные/проектные системы. Плохая реализация ПС-Контроля приводит к отсутствию нормальной обратной связи по проектам/задачам и, как следствие, к ослаблению ПС-Управления и ПС–Мотивации, что, в свою очередь, отрицательно влияет на ПС-Инфраструктуру и ПС-Обучение.