● Не все функции ПС можно усилить «одним решительным прорывом» – количество и качество некоторых ресурсов развиваются достаточно медленно. И могут существенно зависеть от состояния других функций.
Производственные/проектные системы. Выделить и обучить большое количество сотрудников можно относительно быстро, но качественное управление, методологическая поддержка их деятельности и снижение сопротивления коллектива потребуют значительного времени.
Это может показаться очень сложной задачей, но в данном случае именно поэтапное развитие ПС помогает остаться в рамках рациональных затрат – прохождение каждого этапа готовит к следующему уровню и обеспечивает его ресурсами.
При корректном внедрении ПС вопрос о выделении рабочего времени сотрудников и финансировании ее развития, как правило, решается за счет реинвестирования высвобожденных ресурсов. А массовое повышение квалификации и уровня знаний специалистов – за счет активного участия ПС-команд в распространении существующих методик и поиске новых, эффективных инструментов оптимизации.
Учиться и экспериментировать
В этом учебнике представлены только базовые принципы внедрения ПС и наиболее популярные инструменты технологии оптимизации процессов. Причем в минимальном объеме, необходимом для понимания и применения в начале работы. Этого уровня погружения достаточно для решения поставленных задач, но не следует останавливаться в изучении этих тем.
Ученик – это не сосуд, который надо наполнить, а факел, который надо зажечь.
Плутарх
Детальное описание каждого инструмента превратило бы этот учебник в многотомное издание. К счастью, в этом нет необходимости – существует множество доступных ресурсов, которые помогут в работе:
● По каждому из рекомендуемых инструментов можно получить подробную рабочую информацию из множества специализированных книг, учебных и методических материалов. Их легко найти на общедоступных интернет-площадках и даже в корпоративных библиотеках.
● Имеет смысл изучить последние версии ГОСТов по инструментам бережливого производства, методике «Шесть сигм» и другим популярным технологиям совершенствования бизнес-процессов. Для некоторых предприятий утвержденные нормативные документы будут полезны в качестве официальной основы для разработки собственных стандартов.
● Есть отличные учебные материалы, инструкции и видеоролики по построению диаграмм в Excel. Большую часть приведенных в этом учебнике инструментов анализа можно без особого труда реализовать с помощью стандартных функций программы.
● Для регулярного исследования и анализа статистических данных активно применяется специализированное программное обеспечение. Наиболее популярной программой для работы с количественными данными является Minitab. Также часто используется QI Macros – дополнение, которое полностью встраивается в интерфейс Excel. Обе программы относительно просты, но обладают полным набором инструментов, достаточным для решения большей части аналитических задач, встречающихся в обычных проектах.
Методика Lean Six Sigma универсальна, и ее можно адаптировать к любому виду бизнес-деятельности и любой проектной культуре. Но это не значит, что можно отказаться от изучения других систем повышения эффективности бизнеса. Обеспечив массовое применение базового инструментария, компания должна постоянно развивать собственную ПС-Технологию.
Получив квалификацию «ПС-мастер», специалисты уже обладают достаточным уровнем технологической грамотности для выполнения проектов оптимизации любой сложности. При этом им будет очень полезно продолжить обучение, расширяя кругозор и увеличивая список применяемых методик:
● Повышение эффективности процессов: бережливое производство (Lean), «Шесть сигм» (Six Sigma), управление проектами (PM), всеобщее управление качеством (TQM), производственная система Тойоты (TPS), всеобщее обслуживание оборудования (TPM), теория ограничений (TOC) и т. д.
● Развитие личных и командных качеств: лидерство, критическое мышление, управление временем, работа в команде, эффективные коммуникации, способность к обучению, управление конфликтами, наставничество, командный коучинг и т. д.
Что важно отметить, новые знания должны дополнять существующие методы работы и увеличивать их результативность. Заменять работающий инструмент на новый имеет смысл только после всесторонней проверки и при полной уверенности в рациональности этого решения. Любая теория должна быть подтверждена практикой.
ПС в своем подразделении
Всегда найдется множество причин отложить внедрение ПС на неопределенное будущее. Среди этих причин руководители чаще всего называют необходимость развертывания производственной системы во всей компании, непонимание целей ее использования в своем подразделении/процессе, отсутствие ресурсов и «подходящего» времени.
Поэтому имеет смысл повторить несколько проверенных практикой утверждений:
● Масштаб не важен. ПС-Технология эффективна на всех уровнях управления. Если есть необходимость в улучшении показателей, любой руководитель может создать свою собственную производственную систему в подчиненных ему подразделении, процессе или компании. ПС как собственная «консультационная компания» будет устранять проблемы и решать задачи развития этого подразделения, процесса или компании.
● ПС – инструмент руководителя. Руководители могут и должны использовать ПС для достижения своих целей: улучшения бизнес-показателей подразделений, повышения управляемости и стабильности процессов, снижения нагрузки и повышения эффективности при решении рутинных задач управления. Не стоит связывать собственные цели развития подразделения с инициативой «сверху» по внедрению ПС. Нужно просто переходить к более рациональным и эффективным методам решения проблем.
● Ресурсы есть всегда. Для начала построения системы, как правило, уже существуют хорошие заготовки в структуре подразделения и компании. Это специалисты, которые уже занимаются улучшением процессов, существующие системы контроля показателей, программы мотивации и инструменты информирования, системы корпоративного обучения и развития сотрудников, применяемые методы обработки и анализа данных и т. д. Как правило, не требуется строить ПС с нулевой отметки – намного рациональнее аккуратно встраивать ее в существующую организационную и коммуникационную структуру компании.
● Лучшее время – сейчас. Можно бесконечно ждать «подходящее время», и оно никогда не наступит. В спокойной ситуации, когда все КПЭ в норме, как правило, никто не задумывается о развитии и внедрении изменений. Когда все плохо и ведутся авральные спасательные работы, как правило, никто не готов к изучению и применению новых методов решения проблем.
Поэтому внедрение ПС можно начинать в любое время. Если «все спокойно», то легко выделить ресурсы на прогнозирование будущих угроз и планомерную подготовку к их преодолению. Если «все горит» – есть очень конкретные цели внедрения необходимых изменений и готовность к мобилизации ресурсов.
Из этих простых утверждений следует такой же простой вывод: решение о внедрении ПС зависит в первую очередь от готовности руководителя к изменениям и его личной заинтересованности в системном и последовательном улучшении показателей своего процесса или подразделения. Практика показывает, что при выполнении этих условий находятся и время, и необходимые ресурсы для внедрения производственной системы.
Что делать «Здесь и сейчас»
Труднее всего сделать первый шаг – когда в целом все понятно и есть мотивация на движение к цели, но неясно, с чего начать это движение, что следует сделать «сейчас». Поэтому можно рекомендовать несколько простых стартовых действий, которые помогут руководителю преодолеть барьер входа и перейти к последовательному внедрению ПС:
● Определить свою область управления. Дело в том, что вначале достаточно трудно внедрять любые изменения вне своей «области управления».
Нередко возникает вполне естественное желание «заказать оптимизацию» в соседнем подразделении или процессе. Совершенно рабочий вариант, но не лучший для начала внедрения ПС, так как придется договариваться с руководителем этого подразделения или процесса о совместной работе и выделении его ресурсов на решение «чужой» проблемы.
Правильный старт ПС – оптимизация собственных процессов
Поэтому начинать лучше с участков работы с минимальным уровнем сопротивления – подразделений и процессов, находящихся в прямом подчинении.
● Определить проблемные зоны и зоны развития. Для этого достаточно оценить текущие показатели процессов и найти самые большие отклонения от тактических и стратегических целей компании. Как правило, такие «красные зоны» всем известны.
Цели оптимизации – важные для руководителя и компании
Если отклонения находятся в сфере повышенного внимания и личной заинтересованности руководителя, это очень хороший стимул для внедрения изменений.
● Выбрать пилотный процесс и цели оптимизации. Если придерживаться концепции «горящей платформы», то нужно начинать с самых сильных отклонений и наиболее негативных перспектив. Вполне работоспособный подход – в этом случае цели очевидны и всегда находятся ресурсы.
Но необходимо помнить, что «авральный аварийный ремонт» не позволяет спокойно анализировать ситуацию и выбирать наиболее рациональные решения. Приходится быстро исправлять ситуацию любыми средствами, что не способствует правильному применению технологии производственной системы.
Правильный выбор пилотного процесса – основа успешного внедрения ПС
Оптимальным объектом для пилотной оптимизации можно считать процесс с хорошим сочетанием нескольких факторов: важен для потребителей и компании, потребляет много ресурсов, не слишком сложен для внедрения изменений, есть заинтересованный руководитель и способные сотрудники. И есть цели улучшений, достойные затрат времени и сил.