Инвентаризацию проводят обязательно в следующих случаях:
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1-го октября отчетного года;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
86. Сроки проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:
• по основным средствам – один раз в три года, а по библиотечным фондам – один раз в пять лет;
• по капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1-го декабря отчетного года;
• по незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1-го октября отчетного года;
• по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, – в период наименьших их остатков.
Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валют счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1-е число каждого месяца).
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
87. Этапы инвентаризации
В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Перед инвентаризацией проводится определенная подготовительная работа:
• материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей;
• работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, определяют остатки ценностей по счетам материально ответственных лиц;
• бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга;
• от кредиторов требуют предоставить выписку об остатках задолженности, с тем чтобы проверить правильность взаимных расчетов.
Работу по проведению инвентаризации желательно разделить на три этапа.
Первый этап – проводится предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие инвентаризации; организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей; проверяется правильность весоизмерительных приборов.
Второй этап – члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с инструкцией о порядке проведения инвентаризации, а также получить необходимые бланки для ее проведения.
Третий этап – выявляются результаты инвентаризации, которые затем отражаются в учете. В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Ведомость подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.
По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол (акт), отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета.
88. Отражение результатов инвентаризации в учет
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке , подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации. При этом делаются проводки:
1. Дебет счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др.
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостачу имущества и его порчу в пределах нормы естественной убыли относят на затраты на производство или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач.
В этом случае делаются записи:
1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Кредит счетов 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.
2. Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расчеты на продажу».
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц. При этом делаются проводки:
1. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».
Кредит счетов 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и др.
2. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При недостаче и порче объектов основных средств предварительно делаются записи:
1. Дебет счета 02 «Амортизация основных средств».
Кредит счета 01 «Основные средства» – на сумму накопленной амортизации».
2. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Кредит счета 01 «Основные средства» – на остаточную стоимость основных средств.
При выявлении виновных лиц недостающие или испорченные объекты основных средств оцениваются по рыночным ценам и оформляются проводкой:
1. Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
89. Понятие и состав бухгалтерской отчетности
Бухгалтерская отчетность организации является завершающим этапом учетного процесса. Она, как единая система данных о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении, составляется на основе данных бухгалтерского учета.
Нормативно-правовую базу составления и раскрытия информации в бухгалтерской отчетности составляют следующие документы: Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/29, утвержденное приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. № 43-Н; План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94 с учетом изменений, внесенных приказом Минфина РФ от 7 мая 2003 г. № 38; Указания об объеме форм бухгалтерской отчетности и Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н.
Бухгалтерская отчетность организаций (кроме кредитных, страховых организаций и бюджетных учреждений) состоит из следующих форм:
• Бухгалтерский баланс (форма № 1).
• Отчет о прибылях и убытках (форма № 2).
• Отчет об изменениях капитала (форма № 3 ).
• Отчет о движении денежных средств (форма № 4).
• Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).
• Отчет о целевом использовании полученных средств (форма № б).
• Пояснительная записка.
• Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации.
Субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку. Они не представляют в составе бухгалтерской отчетности формы № 3,4, 5 и пояснительную записку.
Субъекты малого предпринимательства, обязанные проводить аудиторскую проверку, не представляют в составе бухгалтерской отчетности формы № 3,4 и 5 при отсутствии данных.
Некоммерческие организации не представляют в составе бухгалтерской отчетности формы № 3, 4 и 5 при отсутствии соответствующих данных. И рекомендуется включать отчет о целевом использовании полученных средств (форма № б).
90. Требования к проведению бухгалтерской отчетности
При составлении бухгалтерской отчетности необходимо:
• соблюдать общие требования к бухгалтерской отчетности (полнота, существенность, нейтральность), изложенные в ПБУ 4/99;
• соблюдать принятую учетную политику отражения хозяйственных операций и оценки имущества и обязательств исходя из порядка, установленного законодательством;
• обеспечить достоверное и полное представление информации об имущественном и финансовом положении организации и его изменения, а также о финансовых результатах ее деятельности;