Как выбрать те показатели, которые нужны вам сегодня?
Ответ простой — спросите себя: «Что нужно и можно сделать для того, чтобы увеличить прибыль? Каковы факторы (показатели) этой прибыли?» Например, это могут быть такие цифры, как количество выписанных счет-фактур за день, количество звонков от потребителей, объем продаж за день, объем продаж в расчете на одного продавца, валовые продажи за месяц. То есть все то, что можно отобразить количественно и в деньгах.
Знакомые предприниматели, у которых дела идут хорошо, рассказывают о своей работе с показателями примерно одно и то же. Обычно они выбирают несколько показателей (пять — шесть). Затем собирают информацию по этим показателям. Вносят их в таблицу и анализируют их динамику (за неделю, месяц..). Затем делают выводы и спрашивают себя и коллектив, что нужно сделать, чтобы улучшить выбранные показатели. И так постоянно. Они постоянно изучают группы значимых для их бизнеса показателей и внедряют новации для их улучшения. Это входит в привычку и дает хороший инструмент управления компанией. Как часто надо собирать информацию по показателям? Это, естественно, зависит от рода деятельности, например, в розничной торговле — каждый день или даже чаще. При производстве продукции необходимы ежедневные данные, а о простоях — немного реже, «по мере поступления». Все зависит от предпочтений и необходимости такой
информации для слежения за работой компании и ее прибылями.
Главное при такой работе — «не откусить слишком много». Анализ многих показателей лишь внесет хаос и неразбериху в деятельность компании. Начинайте с малого.
^ Предприятие может быть островком результативности в море праздности», как определила Индира Ганди. Результативность же нового дела полностью и целиком зависит от вас как руководителя. Рыба гниет с головы! Если вы сами не относитесь к собранным, целеустремленным, результативным людям или даже не знаете, что такое результативность, то и бизнес сразу пойдет по неправильному пути. Результативности стоит учиться.
Результативность предполагает, что вы ставите себе самую высокую планку и готовы делать все наилучшим образом, как в работе, так и в жизни. Быть на грани своих возможностей. А это дает уверенность в себе и необычное ощущение переполняющих вас сил.
Во-первых, результативный руководитель умеет концентрировать свое внимание только на нескольких важных делах, исполнение которых даст наиболее ощутимые результаты. Ваша деятельность должна состоять из выполнения сначала приоритетных задач и лишь затем задач второго плана — с этим можно и подождать, это не скажется на прибыльности компании.
Во-вторых, результативный руководитель должен принимать результативные решения. Что за решения? Должна быть разработана последовательность действий. По разработанным регламентам, где все расписано: в 8 часов делаем это, в 9 — то и т. д.
Быть результативным с утра и до вечера сложно. Вас будет заедать текучка. Неприятности, а их в бизнесе много, начинаются каждый день, с 8 утра, а то и раньше. Неприятности не спят. А вот когда они заканчиваются — никто не знает.
Это все истощает ваши запасы энергии. Чтобы держаться на плаву, необходимо как-то пополнять истраченную энергию. Один из продуктивных способов — самовнушение, настройка себя на результативность и позитив.
Есть много способов самовнушения. Но вам может пригодится самый простой — «разыгрывание роли».
Наши действия, чувства и поведение — всего лишь результат наших представлений и убеждений. Знание этого факта дает вам мощный инструмент. Так же важно помнить следующее открытие в психологии XX века: наша нервная система не в состоянии отличить реальность от того, что живо нарисовало наше воображение. Когда мы мысленно представляем себя в роли результативного руководителя и бизнесмена, то для нас это уже реальность.
Тренироваться в роли результативного руководителя удобно по вечерам, в спокойной обстановке. Какая бы ситуация ни возникла на самом деле во время работы, вы всегда в состоянии подготовиться к ней заранее, мысленно рисуя себе проблему и представляя, как вы разрешите ее быстро и со вкусом (то есть результативно).
Далее, для пополнения своих запасов энергии для результативных действий, можно закладывать в себя определенные утверждения (аффир-мации). Лично мне и моим друзьям они помогают. И насколько мне известно, помогают многим читателям моих книг.
Возникает вопрос — а сколько времени этой «накачкой» нужно заниматься? Ответ: для выработки такой новой привычки нужен 21 день (по 15_ 20 минут ежедневно). Почему 21 день? Это тайна за семью замками — но факт. Говорят, за три недели прочно нарабатываются нейронные связи новой привычки, но доказать этого нельзя. Впрочем, для нас главное, что за 21 день у нас все получится, а почему — дело десятое.
Как и во все времена, основная задача руководителя состоит в том, чтобы результативно управлять предприятием и людьми. Причем управленческих вопросов много, и на их решение, как всегда, не хватает времени, даже если вы станете работать по 24 часа в сутки. Вы, наверное, слышали и читали о том, что, начав свое дело, люди работают по 15 часов и более. Становятся трудоголиками. Но это по своему желанию. Учтите, что трудоголик, как правило, плохо планирует свое время.
Хорошие руководители должны знать, как и на что они расходуют свое время. И должны его контролировать, чтобы работа стала более производительной.
Если вы занялись бизнесом, то вам предстоит делать массу дел, причем каждый день.
Отмечу наиболее значимые дела:
• Отслеживать, как идут продажи.
• Думать, как больше и дороже продавать.
• Заниматься маркетингом и рекламой.
• Думать, как развивать бизнес, что менять, а что оставить как есть.
• Заниматься инновациями (новациями). То есть, все время что-то менять в лучшую сторону. Стремиться к увеличению результативности за счет малых изменений.
• Работать с покупателями, назначать встречи.
• Звонить своим покупателям и интересоваться, как они воспринимают работу с вашей компанией.
• Смотреть за тем, чтобы ваши продукты отличались от продуктов конкурентов.
• Отслеживать работу конкурентов.
• Отслеживать цены на рынке. Устанавливать оптимальные цены.
• Быть в курсе того, чем занимаются ваши покупатели, знать их стиль жизни.
• Смотреть, что делается в вашей отрасли. Отслеживать тенденции развития вашего рынка.
• Нанимать работников, платить им зарплату, управлять взаимоотношениями.
• Работать с кредиторами.
• Работать с поставщиками.
• Создавать имидж компании, разработать бренд компании (продукции).
И так далее.
В общем, тысяча дел и многие из них важные. Самое главная задача предпринимателя — начать все необходимые дела и следить за их исполнением.
Если попытаться думать обо всем, то в голове образуется хаос. В итоге вы не успеете сделать ничего.
Нужно расставить приоритеты.
Если посмотреть на все нужные дела с высоты птичьего полета, то перед вами откроется довольно пестрая картина. Без четких границ. Чтобы как-то упорядочить эту картину, понадобится простой элемент — время. А точнее, работа со своим Временем — его эффективное распределение.
Мне часто говорят, что в России и других постсоветских странах (СНГ) стандартные (импортные) методы организации личного времени не приживутся. Менталитет не тот. Нет немецкого педантизма или американского настроя на успех.
Это по большей части соответствует действительности. Но, как всегда, есть исключение из этого правила. Это исключение — собранные и трудолюбивые люди.
В планировании времени нет ничего сложного. Трудно оспаривать пользу планирования, но, как показывает опыт, не все, что планируешь, затем полностью делаешь.
Как поступают разумные предприниматели?
Обычно они начинают с анализа времени. Во-первых, они продумывают, как качественно распределить свое время на оперативные и стратегические дела.
Во-вторых, обеспечивают постоянный контроль расхода своего времени — смотрят, где есть временные «черные дыры». Затем решают, как их сократить. Они убирают те отрезки времени, которые им мешают производительно работать. Например, отрезки времени, которые уходят «в песок»: ненужные телефонные звонки, плохо организованный обмен информацией между подразделениями, изменение очередности работ, навязываемое коллегами, неумение слушать других людей, плохо организованные и скоординированные собрания, отвлекающие моменты на рабочем месте, бесполезные дискуссии о работе.
Заметьте, время не имеет цены. Ваше время уходит навсегда. Поэтому оно всегда дефицитно. Именно поэтому результативные люди всегда настроены на заботу о своем времени.
Каждый руководитель, который хочет повысить свою результативность, должен сделать анализ расходования времени. Это несложно.
С чего начинать?
1. Записывайте в журнал (можно электронный) то, как вы фактически расходуете время.
Многие руководители сами ведут записи затрат времени. У них вошло в привычку вести журнал затрат своего времени и анализировать его. Результат такого анализа — база для принятия решений. Причем можно не вести журнал ежедневно. Заполнив журнал, посмотрите данные разных периодов (недельные выборки несколько раз в год). Сравните, как вы расходуете свое время. Каждая такая выборка выявит участки непроизводительного времени. Скоро вы научитесь гораздо лучше распоряжаться своим временем.
2. Составляйте график своей дневной работы каждое утро (или вечер) перед работой.