Работа и неработа
Один из рецептов восстановления эффективности – совмещение. Мы, например, не особенно разделяем свое состояние на «я работаю» и «я не работаю».
У людей, которые трудятся по найму, принято так: до 6–7 часов вечера я на работе, где тоска зеленая, а потом начинается жизнь, полная счастья и веселья.
Мы стараемся совмещать. Ведь работать можно по-разному. В частности, мы активно практикуем сами и пропагандируем идею о том, что руководитель должен редко появляться в офисе.
Если вы часто появляетесь в офисе – значит, работаете в бизнесе. А это значит, что плохо выстроены системы и бизнес не может работать без вас.
Но если текущие процессы идут неплохо и без вашего участия, вы можете продолжать работать, где и как удобно или нравится.
Например, лежать в 10 метрах от океана с ноутбуком. Искупался, отдохнул и продолжаешь работать. И необязательно у океана. Это может быть что угодно: лес, дача, любое место.
Для восстановления сил идеальный вариант, когда вы переключаетесь. Тогда задействуется волновая теория, согласно которой надо менять один вид деятельности на другой.
Точнее говоря, нужно совершать разные виды работы. Если сейчас вы занимаетесь бумажками, через час хорошо бы переключиться, допустим, на коммуникации с людьми: позвонить партнеру, что-то обсудить. Затем – новый вид деятельности и т. д.
В этом случае задействуются разные участки коры головного мозга: один отвечает за аналитическую работу другой – за коммуникации, третий – за физические нагрузки. На самом деле идет более глубокое разделение, но сейчас мы не будем об этом подробно говорить. Итак, лучшее решение – переключение между разными видами деятельности.
Общий план трансформации бизнеса
В этой части книги мы рассмотрим конкретные действия, способствующие трансформации и оптимизации вашего бизнеса. Для начала пройдем по двенадцати модулям и познакомимся с планом действий на ближайшее будущее.
Модуль № 1. Первые шаги
На этом этапе идет подготовка к работе над вашим бизнесом. Сюда входят три анкеты и три инструкции.
Во-первых, краткое описание вашего бизнеса и внимательный взгляд на него. Имеются в виду детальные анкеты, на вопросы которых вам необходимо ответить, чтобы перейти к следующему модулю.
Во-вторых, ваши ожидания от своего бизнеса.
И в-третьих, ваши личные качества.
Модуль № 2. Личная эффективность
Первый шаг в этом модуле – базовые вещи для увеличения вашей эффективности и контроль за ней: тайм-менеджмент, список приоритетов, перечень задач и еженедельное расписание.
На втором шаге я научу вас относительно простому и очень интересному процессу – выявлению ключевых проблем в бизнесе и нахождению способов их решения. В английском языке есть понятие key frustrations process. В этом модуле мы рассмотрим основной инструмент работы с ним.
Зачем я включил все это в один из первых блоков? Для того чтобы просто и быстро решить главные проблемы, которые вас давно мучают.
Модуль № 3. Основные процессы компании
1. Производство, доставка и сервис того, что вы доставили или произвели.
2. Маркетинг и продажи.
3. Вспомогательные процессы: бухгалтерия, юридический отдел и IT.
4. Менеджмент всех отделов и управление компанией.
Как видите, ничего сложного. Сначала мы фиксируем, как все это у нас работает. Описываем точку А, из которой стартуем. Затем начинаем рисовать организационную структуру компании.
Модуль № 4. Организационная структура компании
1. Люди.
2. Должности.
3. Фрилансеры, партнеры и поставщики.
4. Оптимизация связей между людьми и должностями, их потенциальная замена.
Модуль № 5. Еженедельные отчеты и совещания
Здесь начинается самое интересное!
1. Еженедельные летучки.
2. Еженедельные отчеты.
3. Внедрение еженедельной отчетности и летучек на всех уровнях компании. Независимо от того, состоит она из одного человека, пяти или ста.
Относительно сложный уровень. Тем не менее без внедрения еженедельного стандартизированного подхода к управлению всеми проектами и отделениями компании вам будет сложно двигаться дальше.
Модуль № 6. Управление проектами
Точнее говоря, коллективное управление проектами.
1. Ключевые документы компании и их копии.
2. Совместный доступ к документам и файлам компании.
3. Коммуникации и работа с ними.
4. Бэкап файлов и документов.
5. Общие списки проектов и задач, то есть выстраивание работы всех менеджеров в группе. Вы достигаете своих целей не в одиночку, а с помощью n-ного числа помощников. Всех помощников мы будем объединять для достижения поставленных целей.
Модуль № 7. Стандарты производства
1. Производство.
2. Упаковка.
3. Доставка.
4. Сервис.
5. Роли и ответственность (кто несет ответственность, за какие процессы и результаты).
Модуль № 8. Маркетинг
В этом модуле мы рассмотрим базовые составляющие работающего маркетинга.
1. Типичные клиенты.
2. Обзор конкурентов.
3. Обзор партнеров.
4. Контакты, которые мы даем нашему рынку.
5. Маркетинговый материал.
5.1. Визитки.
5.2. Мини-брошюры для каждого продукта (datasheets).
5.3. Прайс-лист.
5.4. Корпоративная брошюра (о компании).
5.5. Каталог.
5.6. Веб-сайт.
5.7. Электронные версии всех маркетинговых материалов на вашем сайте.
Модуль № 9. Продажи
1. Реклама: источники новых потенциальных клиентов и процессы их привлечения (lead generation).
2. Lead conversion – способы конверсии потенциальных клиентов в первую продажу.
3. Работа с существующими клиентами.
4. Повышение прибыльности бизнеса: back-end/slack adjusters.
5. Телефонные процедуры (scripting).
6. Продажа сопутствующих и партнерских товаров и услуг.
7. Обработка возвратов.
8. Работа с клиентской базой.
Модуль № 10. Финансы
1. Финансовые управленческие отчеты (день, неделя, месяц, квартал, год).
2. Налоговая отчетность.
3. Должности и роли.
4. Бухгалтерские программы.
Модуль № 11. Юридическое сопровождение бизнеса
1. Внешние договоры (клиенты).
2. Внутренние договоры (работники, фрилансеры, партнеры).
3. Внешние договоры (поставщики).
4. Сопроводительные договоры (офис, юридический адрес и пр.).
Модуль № 12. Следующая ступень
Это финальный модуль, в котором мы связываем все процессы в единое целое и выясняем дальнейшие пути оптимизации и возможности масштабирования бизнеса в будущем.
Мы вместе с вами пройдем через первый уровень трансформации бизнеса, от начала до конца, чтобы изменить его, стандартизировав и улучшив все ключевые бизнес-процессы. И подготовимся к тому, чтобы его существенно расширить.
То, что осталось «за бортом» этой книги.
1. Процессы управления компанией (в том числе управление менеджерами и отделами).
2. KPI (ключевые индикаторы).
3. Системы корпоративного обучения.
4. Продвинутый маркетинг:
• marketing kit;
• пресс/медиакит;
• дополнительные инструменты (блог, автоматизированные и живые вебинары, презентации, рассылки, newsletter(s), и пр.);
• фолдер-презентации;
• написание продающих текстов/писем (sales letters);
• построение и проведение продающих презентаций;
• обучающие материалы и т. п.
5. Построение команды.
6. Миссия и цели компании. Корпоративные стандарты.
7. Построение отдела продаж.
8. Автоматизация бизнес-процессов.
9. Системы контроля за бизнесом для собственника(-ов) бизнеса.
10. Совпадение целей бизнеса с целями собственника.
11. Инструменты удаленного контроля компании.
12. Системы безопасности.
13. Контроль затрат.
14. Контроль качества продаваемой продукции.
15. R&D (дизайн и разработка новых товаров и услуг).
16. Бюджетирование.
17. Управление и внедрение корпоративных ИТ-систем.
И еще несколько десятков архиважных модулей.
В этот раздел книги вошли лишь базовые модули, без которых невозможно построить полноценно функционирующую компанию.
Модуль № 1. Первые шаги
Основные задачи этого модуля
1. Лучше понять методы совместной работы над вашим бизнесом.
2. Разобраться в своих ожиданиях от бизнеса.
3. Установить правила работы.
4. Лучше понять вашу ситуацию и ваш бизнес.
5. Получить детальное описание отправной точки для дальнейшего сравнения и вычисления прогресса.
6. Выявить ваши представления о себе и своих чертах характера, чтобы понять, какие из них помогут вам, а какие могут помешать.
Первый взгляд на ваш бизнес
1. Заполните анкету «Краткое описание вашего бизнеса».
2. Заполните анкету «Ваш бизнес: детальный взгляд».
3. Заполните анкету «Ваши ожидания».
4. Заполните анкету «Ваши личные качества».
Краткое описание вашего бизнеса
Название компании: ______________________
Владелец(-цы): __________________________
Город, страна: ___________________________
Контактный телефон(ы): __________________
Факс: _________________________________
Веб-сайт: _____________________
Электронная почта: _____________________
Ваш бизнес: детальный взгляд
Инструкции: Выберите ответ, который максимально точно описывает текущее положение дел в вашем бизнесе. Если вам будет нужно больше места для своих ответов, добавьте к нужной категории еще один лист бумаги.
Взгляд на бизнес всегда начинается с анализа личности его владельца и глубинных причин принятия тех или иных стратегических решений.