Как правило, самая большая проблема возникает с внутренним менеджером.
Поэтому, когда мы на первом этапе аутсорсим задачи, начинаем управлять технарями. Необходимо как можно быстрее вычеркнуть из себя управленца и оставить только директора.
Мы занимаемся маркетингом, то есть продвижением бизнеса, закрытием сделок (прежде всего – крупных) и развитием бизнеса. Работаем над бизнесом.
Все остальное аутсорсим – передаем работникам, фрилансерам, родственникам, кому угодно.
В бизнесе есть хорошее правило: вам платят деньги не за то, что вы делаете, и не за то, что вы управляете, а за то, что вы продаете.
Если у вас IT-компания, вы получаете деньги за продажу администрирования серверов. Программистская фирма – за продажу программных продуктов или сервисов. Инфобизнес – за продажу тренингов, а не за их проведение.
Правда, в инфобизнесе немножко иначе, потому что люди приходят ради конкретной персоны. Понятно, что Лучано Паваротти было бы сложно аутсорсить свой голос. Но все остальное – организацию концертов, продажу билетов, покупку воды, аренду трейлера, перевод денег на счет – обязательно делегировать и передавать.
Вы берете одну вещь, за которую вам платят, и занимаетесь только ею. Все остальное оптимизируется и выносится за рамки вашей деятельности. Если какие-то обязанности не вписываются в функционал имеющихся работников, наймите помощника. Его задача – выполнять все, чем нагрузит шеф. Например, съездить в магазин и купить книги, которые вам нужны.
Итак, мы прошли по трем ключевым моментам.
Первое – привести процент денежных действий хотя бы к соотношению 50/50. То есть половину своего времени вы делаете вещи, которые приносят бизнесу деньги.
Второе – перевести на аутсорсинг все технические задачи и стать менеджером, а затем снять с себя менеджмент и передать его кому-то другому.
Никогда не ставьте хорошего технаря на позицию менеджера, потому что потеряете технаря и не приобретете менеджера.
Нельзя поручать хорошему технарю управление, так как для управления нужны другие навыки, которых у технарей в принципе нет. Если бы были, они бы аутсорсили основную деятельность, а сами управляли.
Если нужные навыки отсутствуют, не надо пытаться их привить. Ничего хорошего из этого, как правило, не получается.
Простой расчет
В заключение разговора о проблеме «лучше я все сделаю сам» подумайте вот о чем:
Каждый раз, делая что-то своими руками, вы теряете деньги.
Возьмите калькулятор и посчитайте – когда вы занимаетесь принесением денег в компанию, сколько часов в неделю на это уходит? Запишите цифру.
Следующий вопрос – сколько денег вы приносите своей компании в месяц? 100 000 рублей, 200 000, 3 000 000? Разделите получаемую сумму на количество часов, которое вы тратите на зарабатывание этих денег.
Например, если вы занимаетесь привлечением денег 4 часа в неделю, это 10 % вашего времени, в месяц – 16 часов. Соответственно, делите 100 000 или 3 000 000 на 16, и увидите, сколько денег в час вы приносите, когда занимаетесь генерацией денег.
А теперь подумайте о том, что это деньги, которые вы теряете, занимаясь чем-то другим: моете посуду, разбираетесь с сайтом, отвечаете на телефонные звонки и т. д. Вы можете ходить в офис, кормить рыбок, читать газету, но это не то, что приносит прибыль компании. Не надо себя обманывать.
В этой жизни все становится очень просто, когда начинаешь называть вещи своими именами. Мы занимаемся чем-то полезным, когда делаем то, что приносит желаемый результат, а не когда нам кажется, что мы чем-то заняты.
Допустим, вы приносите своей компании 5000 или 50 000 рублей в час. И если вы можете нанять человека и платить ему в десять, в пять или в два раза меньше, вы обязаны это сделать. Потому что иначе теряете эти деньги.
Здесь есть один нюанс: занимайтесь не просто деланием чего-то, что приносит деньги, а построением систем, которые приносят вам и вашей компании деньги.
Нехватка времени
Вторая проблема, с которой сталкиваются руководители бизнеса, – нехватка времени на то, чем действительно нужно заниматься, чтобы развивать свой бизнес и успевать делать все, что хочется.
♦ «Кручусь как белка в колесе, и не хватает времени ни на себя, ни на бизнес»;
♦ «У меня вечный аврал, потому что откладываю дела до последнего, а откладываю я их до последнего, потому что у меня вечный аврал»;
♦ «Не могу добиться баланса между личной жизнью и работой»;
♦ «Уровень стресса безумный – куча дел, и все важные»;
♦ «Мечтаю о 48 часах в сутках»;
♦ «Планирование времени не дает ожидаемого результата». Кому из бизнесменов это не знакомо?
Не будем вдаваться в теорию, лучше поговорим о конкретных решениях. Одно из них – аутсорсить часть задач. Что именно и как? Есть три главных принципа, которыми следует руководствоваться:
1. Нужно составить перечень ВСЕХ дел, которые у вас есть.
2. Не делать те дела, которые вы не должны делать.
3. Уделять время самым главным вещам.
У нас на сайте 4winners.ru есть бесплатный тренинг «Семь навыков высокой эффективности» (http://4winners.ru/7effskiUs.htmL). Пройдите его. По возможности пройдите и тренинги «Быстрые результаты», «Пятилетка за два года» или «Самодисциплина».
Благодаря им вы получите новые знания и научитесь применять их на практике.
Теперь давайте рассмотрим простые задания, которые не потребуют больших вложений сил и времени.
Список дел
Что конкретно вы можете сделать, чтобы значительно упростить свою жизнь в бизнесе?
Первое – составьте полный список всго, что на вас «висит». Выделите час и запишите всё-всё-всё: задачи, рутинные действия, проекты, включая личные дела. Допустим, вам нужно дома починить лампу или что-то купить, к кому-то заехать и т. п. В бизнесе выпишите то, что должны делать вы сами и ваши сотрудники. То есть абсолютно всё.
Первая задача – изложить все на бумаге. Потому что, когда вы пытаетесь все запомнить, это плохо работает. Если список получается очень большой, ничего страшного. Главное, чтобы это не перегружало вашу голову.
Когда вы записали дела на бумагу, мозг говорит: «О, спасибо, повелитель! Ты освободил меня от необходимости постоянно быть в напряжении, чтобы обо всем помнить. Теперь при необходимости можно подсмотреть». Это первая вещь, которая действительно работает.
Вторая задача – посмотреть на список и вычеркнуть из него:
♦ все, что устарело. Проекты, которые для вас неактуальны и от которых вполне можно отказаться;
♦ все, что вы должны перестать делать. Это то, о чем мы говорили в предыдущем разделе. Действия, которые не приносят денег или приносят их мало, являются нерентабельными. То, что можно сократить без ущерба для стратегических целей;
♦ потенциальную или реально существующую текучку. Стандартные повторяющиеся задачи, по которым можно написать простой регламент или инструкцию и которые легко выполнят другие. Вам нужно снять с себя максимум текучки;
♦ пожирателей времени. Убиваем их сразу. Посмотрите, какие на вашем компьютере включены мессенджеры и соцсети. «Одноклассники», ICQ, «ВКонтакте», Facebook, Skype, mail-агент – все, что отвлекает от нужного и важного дела.
Если Skype для вас – рабочий инструмент, используйте его, но, когда работаете над другими задачами, отключайте. Если «ВКонтакте» есть ваша группа, раз в день или раз в неделю заходите и проверяете сообщения, но не тратьте на это много времени.
Исключайте любые прерывания. Сотрудникам нужно выделить время для визитов и больше на них не отвлекаться.
Год назад мы проводили цикл семинаров Mini-MBA (http://mba4free.ru). Там есть шестой, финальный блок «Личная эффективность». Прослушайте его, и узнаете, как работает наш мозг, почему и как нужно действовать для максимальной эффективности.
Прерывание – очень сильный фактор. Всякий раз, как у вас всплывает какое-то окошко на экране компьютера или заходит сотрудник и при этом вы работаете, получается эффект как при езде на автомобиле на большой скорости, когда приходится периодически дергать ручник: дернули и остановились, опять разогнались – дернули и остановились… Примерно так работает мозг, когда вас отвлекают.
Третья задача – каждый день выделять время на главные вещи. Выпишите из своего списка три самых важных дела, которые необходимо сделать завтра. Те, что помогут в стратегическом развитии либо быстро принесут заметное количество денег.
Вероятно, это будет встреча с клиентом или разработка предложений для потенциальных клиентов, оформление мини-книги и т. д. Выделите три важных дела на завтра и определите время, когда вы будете ими заниматься. Вы наверняка замечали, что, погрузившись в текучку, из нее уже не выбраться. Она съедает все свободное время. То же самое – с просмотром телевизора. Или так: пришел в офис, посмотрел письма и кому-то ответил, заглянул в «Одноклассники» и там что-то написал, прокомментировал, посмотрел отчеты по продажам, поговорил с сотрудником – полдня и прошло. А хотелось так много сделать!
Поэтому запланируйте четко на завтра три временных промежутка минимум по одному часу, когда вы будете заниматься только одним из трех важных дел. В это время вы не имеете права отвлекаться ни на что другое.
Выключайте мобильный телефон, отключайте все мессенджеры, просите коллег не беспокоить вас и занимайтесь только главным. Увидите, как резко повысится ваша эффективность.
По этой теме также рекомендуем прочитать «Главное внимание главным вещам» Стивена Кови. Это очень сильная книга-тре-нинг.
Тайм-менеджмент
У тайм-менеджмента есть оксюморон – временем управлять нельзя, как бы нам этого ни хотелось. Оно течет себе и течет. И с этим ничего не поделаешь.