Перепоручайте маловажные задачи
Перепоручайте другим любые части вашей работы, чтобы иметь возможность сосредоточиться на задачах с более высокой ценностью. Прекратите заниматься любыми видами деятельности, которые не прибавляют ценность вашим товарам, услугам или клиентам. Постоянно ищите способы сократить число этапов в вашем рабочем процессе.
Привычка – страшная вещь. Вы привыкаете делать нечто определенным образом, и из-за этой привычки вы сопротивляетесь изменениям. Однако, если вы собираетесь высвободить время и ресурсы, чтобы сделать что-нибудь действительно ценное для клиентов, вы должны быть непреклонны во всем, что касается объединения этапов, аутсорсинга, перепоручения задач и устранения лишних этапов из рабочего процесса.
Вырывайте сорняки с корнем
Этапы, из которых состоит рабочий процесс, очень похожи на сорную траву. Если вы не вырываете ее с корнем, она прорастает снова и в еще большем количестве. Иногда самое мудрое, что вы можете сделать в такой ситуации, – вообще прекратить заниматься определенным видом деятельности. Полностью исключите его из своей работы. Если он не приносит существенную ценность или если вы понимаете, что сегодня не стали бы начинать заниматься им снова, полностью откажитесь от него и вложите время и силы в решение более важных задач, отдача от которых будет гораздо выше.
Применяйте управление на основе ответственности. Возложите ответственность за выполнение всей работы на другого человека, чтобы полностью от нее освободиться. Ищите способы максимально снизить сложность.
Найдите того, кто сделает работу за вас
В начале своей карьеры человек, как правило, выполняет огромное количество заданий. Продвигаясь вверх по служебной лестнице, вы словно бы забираете эти задания с собой как старых друзей, к обществу которых привыкли. Для менеджера совершенно в порядке вещей возвращаться к навыкам, отточенным в прошлом, особенно если поджимают сроки или не хватает терпения.
Вы наверняка слышали поговорку «Если хочешь, чтобы нечто было сделано правильно, тебе придется сделать это самому». Сегодня, однако, подобное мышление устарело, и правильной будет другая поговорка: «Если хочешь, чтобы нечто было сделано правильно, то должен найти человека, который сделает это не хуже, а то и лучше тебя».
Управляйте по методу исключения
Еще один способ упростить работу – управление по методу исключения. Поручив работу компетентному человеку, потребуйте, чтобы он отчитывался перед вами только в случае расхождений с тем, что было ранее согласовано. Старайтесь не подавлять подчиненных своей властью или требовать постоянных согласований по мере выполнения процесса. Упрощайте, упрощайте и еще раз упрощайте.
Решайте быстро, решайте эффективно
Ускорению процесса работы может помочь и ускоренное принятие решений. Не допускайте скапливания вопросов, требующих решения. Не заставляйте людей ждать. Нередко неспособность или нежелание принимать решение действует как пробка в водостоке, приводя к замедлению всего процесса работы. Пока кто-то думает над решением, остальные лишаются возможности выполнять свою работу.
Один из лучших способов ускорения процесса принятия решений заключается в том, чтобы перепоручать этот процесс другим людям. Поощряйте своих сотрудников, когда они принимают решения сами, руководствуясь собственным здравым смыслом, не прибегая к вашей помощи и одобрениям. Каждый раз, когда они приходят к вам с какой-то проблемой или вопросом, спрашивайте: «А что, по вашему мнению, следует сделать?»
Как бы они ни ответили на этот вопрос, дайте подчиненным возможность сделать так, как они предлагают, – если, конечно, это не выходит за рамки разумного. Вы будете поражены, насколько быстро у людей развивается способность к принятию решений и насколько хорошими бывают эти решения. Следуйте правилу «Если нет нужды решать что-то самому, то ничего решать и не нужно». Это прекрасный способ упростить себе жизнь.
Действуйте в режиме реального времени
Начиная с сегодняшнего дня, займитесь сокращением времени, уходящего на выполнение процессов во всех областях деятельности.
Думайте в категориях скорости и эффективности. Постарайтесь действовать в режиме реального времени, решая задачи в момент их появления. Начав работать, делайте это быстро. Пусть работа будет завершена как можно скорее.
Немедленно пресекайте попытки добавить какой-нибудь новый этап в выполнение работы. В дальнейшем всегда ищите способы ускорить и упростить работу, сокращая количество этапов в процессах и тем самым снижая их сложность.
Упрощайте свою личную жизнь
Устройте полную «инвентаризацию» своей личной жизни. Особое внимание обратите на те ее сферы, в которых, как вам кажется, вы перегружены делами и испытываете недостаток времени. Затем проведите реинжиниринг своей жизни.
Постоянно старайтесь искать способы снижения сложности за счет уменьшения количества этапов во всех процессах, а также числа задач и видов деятельности, которые можно поручить другим, сократить или исключить.
А тем временем примите решение тратить больше времени на те занятия, которые доставляют вам максимальное удовольствие и которые наиболее важны для вашего счастья и успеха.
Проведите реинжиниринг компании
1. Сделайте упрощение своим жизненным принципом. В каких областях ваша профессиональная деятельность стала слишком сложной и что вы можете сделать, чтобы вернуть контроль над ней?
2. Применяйте «мышление с нуля» ко всем этапам любого процесса и любым видам деятельности. Стали бы вы сегодня выполнять их точно так же, если бы начали все заново?
3. Возьмите тот или иной усложненный процесс и составьте перечень всех входящих в него этапов от начала до конца. Можете ли вы сразу сократить количество этих этапов на 30 %?
4. Какие задачи или виды деятельности вы могли бы перепоручить человеку, который справится с ними как минимум на 70 % так же хорошо, как вы сами?
5. Выполнение какой работы вы могли бы передать компаниям или другим специалистам?
6. Какие элементы вашей работы можно было бы полностью ликвидировать при условии, что это окажет незначительное влияние на окончательный результат или вообще никак на него не повлияет?
7. Какие части личной жизни вам необходимо упорядочить и упростить? Когда вы собираетесь это сделать?
Глава 18Повышайте прибыль
Многие преуспевающие люди стали таковыми не потому, что обладали каким-либо необычным талантом или им просто повезло. Они использовали возможности, которые имелись под рукой.
Думаю, большинству из читателей известно наблюдение: «50 % рекламы совершенно бесполезны, но никто не может с уверенностью сказать, какие именно 50 %». Из-за этого бюджеты на рекламу почти всегда выходят за рамки реальных потребностей. Сегодня компании в самых разных сферах бизнеса сталкиваются с проблемой напрасной траты денег, но никто не знает точно, где и как это происходит.
Низкая прибыль или ее отсутствие
Сегодня многие компании получают низкую прибыль (или не получают прибыль вообще) из-за того, что их затраты на ведение бизнеса не согласованы с объемом продаж. Цены на товары и услуги чаще всего устанавливают люди, которые не имеют ни малейшего представления о реальных расходах, необходимых для вывода этих товаров или услуг на рынок. В дальнейшем эти просчеты в ценообразовании пагубно влияют на работу всей компании и ее общие доходы.
Вы наверняка слышали от кого-нибудь следующую фразу: «Мы теряем деньги на каждой продаже, но компенсируем их за счет объемов».
Во многих случаях это вовсе не шутка. Часто бывает, что компании имеют слишком много товаров или услуг с самыми разными ценовыми ориентирами – их продукция нацелена на слишком большое количество рынков, а методы их продаж совершено разные. Многие из этих компаний теряют деньги на продаже определенных товаров или получают гораздо меньше, чем могли бы, если бы знали истинный размер затрат по их выводу на рынок.
Посчитайте прибыльность для каждого продукта
Один из важнейших компонентов турбостратегии – полный анализ прибыли от реализации каждого товара или услуги. Этим анализом занимаются лишь немногие компании, хотя часто проведение данного анализа позволяет существенно повысить прибыли.
Анализ прибыли начинается с применения правила 80/20 к каждой составляющей вашего бизнеса. Определите, на какие 20 % ваших товаров или услуг приходится 80 % продаж. Затем определите товары или услуги, которые приносят 80 % ваших прибылей. Вы наверняка будете удивлены, узнав, что ответы на эти вопросы не всегда совпадают.
Затем вы должны проанализировать свои затраты и определить те 20 % видов деятельности, на долю которых приходится 80 % расходов по ведению бизнеса. Наконец, изучите своих клиентов и выберите те 20 %, которые обеспечивают 80 % ваших продаж.
Крупный клиент vs. прибыльный клиент
Если вы проанализируете эту информацию, то увидите, что во многих случаях ваши самые крупные клиенты не являются самыми прибыльными, а товары или услуги, которые продаются лучше всего, не приносят самую большую прибыль. Кроме этого, вы, возможно, узнаете, что затраты на ведение бизнеса с некоторыми клиентами или на торговлю некоторыми продуктами настолько высоки, что вряд ли в них стоит вкладывать труд и ресурсы. Однако все это можно определить только с помощью внимательного изучения цифр.
Когда специалист по управлению изменениями приступает к работе в компании, оказавшейся в состоянии кризиса, он первым делом проводит анализ прибыли. Он анализирует прибыль от каждого продукта, чтобы как можно быстрее определить, какие из них приносят наибольшую прибыль, какие занимают второе место по прибыльности, а какие наименее прибыльны.