В случаях выявления расхождений в бухгалтерии составляют сличительные ведомости (унифицированной формы № ИНВ-18, ИНВ-19), в которых отдельными строками указываются все виды имущества, по которым имеются расхождения (а имущество, по которому расхождений не выявлено, заносится в сличительную ведомость одной строкой).
При наличии расхождений комиссия должна затребовать от материально ответственных лиц объяснения и предложить пути урегулирования различий для приведения учетных данных в соответствие с фактическими. Но окончательное решение о порядке отражения расхождений принимает руководитель. При принятии решения о взыскании сумм недостач с виновных лиц следует учесть положения ТК РФ. Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа). При этом в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % (а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 %) заработной платы, причитающейся работнику.
На основании сличительных ведомостей заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), в которой систематизируются все выявленные излишки и недостачи и излагается порядок списания недостач. Именно на основании этого документа бухгалтер производит записи, отражающие результаты инвентаризации.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Другими словами, материальные ценности, полученные от заказчиков как давальческое сырье или принятые на ответственное хранение, заносятся в другую ведомость, но формы таких ведомостей едины.
То же касается организаций, имеющих не только собственные основные средства (оборудование, компьютеры, автомобили и др.), числящиеся на счете 01 «Основные средства», но и арендованные основные средства, учитываемые на одноименном забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства»: на них также заполняются раздельные ведомости.
Впрочем, проводить инвентаризацию основных средств каждый год не обязательно.
Кроме того, помимо проверки наличия ценностей на складах, организация должна также провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, находящихся в пути и отгруженных. Ее результаты оформляются актом (унифицированные формы № ИНВ-6 и ИНВ-4 соответственно).
Не нужно забывать, что инвентаризации подлежит не только материальное имущество и наличные денежные средства и денежные документы в кассе, но и безналичные средства на банковских счетах (по выпискам банков), финансовые вложения, расчеты (дебиторская и кредиторская задолженность), а также резервы предстоящих расходов и оценочные резервы.
Например, резерв на оплату отпусков, сформированный в течение года, по состоянию на 31 декабря отчетного года следует закрыть: либо доначислить (в случае, если фактически выплаченные отпускные превысили сумму резерва), либо сторнировать (если сумма резерва оказалась выше, чем фактические отпускные). А резерв на ремонт основных средств можно перенести на следующий год только в том случае, если он был сформирован для выполнения длительных ремонтных работ, которые на конец отчетного года еще не завершены (или будут продолжены в следующем году). В остальных случаях этот резерв должен быть закрыт так же, как и резерв на оплату отпусков.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Порядок осуществления бухгалтерских записей зависит от характера выявленных расхождений.
Если в ходе инвентаризации обнаружены излишки, они должны быть оприходованы. Оценить их нужно по рыночной стоимости на момент обнаружения с отнесением данной суммы в Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете стоимость излишков имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов и подлежит обложению налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ).
При определении суммы материальных расходов стоимость запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода, признанного при оприходовании обнаруженных излишков (п. 2 ст. 254 НК РФ). Поэтому списать в расходы в налоговом учете можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с оприходованием данных ценностей.
При проведении в конце 2007 г. инвентаризации на складе организации обнаружен излишек автомобильных шин в количестве 20 штук. Рыночная стоимость подобных шин на момент обнаружения недостачи составляет 10 000 руб. за 1 штуку.
Организация должна отразить операции по оприходованию выявленных излишков в конце 2007 г. проводкой:
Дебет субсчета 10-5 «Запасные части»,
Кредит субсчета 91-1 «Прочие доходы» – 200 000 руб. (20 штук X 10 000 руб.) – оприходованы излишки шин по рыночной стоимости.
Сумму обнаруженных излишков нужно включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль за 2007 г., в результате чего сумма налога будет увеличена на 200 000 руб. х24 % = = 48 000 руб.
Затем, при списании шин в производство в состав материальных расходов в бухгалтерском учете будет включено 200 000 руб., а в налоговом учете – 48 000 руб.
Стоимость излишков, выявленных в результате инвентаризации, не является безвозмездно полученным имуществом и учитывается в составе внереализационных доходов на основании п. 20 ст. 250 НК РФ, оценивается оно исходя из рыночных цен (подп. 5, 6 ст. 274 НК РФ). В бухгалтерском учете излишки имущества зачисляются на субсчет 91-1 «Прочие доходы» по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Излишки образуются в результате:
1) ошибочного оприходования имущества, например, в случае потери приходных документов,
2) неправильного отпуска (списания) имущества, например, в случае когда израсходовано меньше, чем списано в учете.
Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, приводят к увеличению активов организации. И при определении налоговой базы по налогу на прибыль нужно учитывать в составе доходов стоимость выявленных излишков, а в составе расходов – стоимость затрат, связанных с принятием излишков к учету (например, стоимость услуг оценщика по определению рыночной стоимости приходуемого имущества).
При выявлении в ходе инвентаризации излишков основных средств, в бухгалтерском учете возникают доходы в виде стоимости такого имущества, которая постепенно списывается на расходы в виде амортизационных отчислений. В налоговом учете доходы формируются в любом случае, и так как специальной нормы для формирования расходов нет, поэтому налоговики настаивают на том, что амортизационные отчисления по таким объектам не начисляются, финансисты также придерживаются такой точки зрения. Признать основные средства в налоговом учете амортизируемым имуществом можно, а вот начислять по нему амортизацию нельзя, обосновывается это тем, что первоначальная стоимость равна нулю, поскольку нет расходов на приобретение. Конечно, можно на свой риск начислить амортизацию по излишкам по правилам, установленным для безвозмездно полученного имущества, но в таком случае свою позицию нужно будет отстаивать в суде.
Недостача – это фактическая нехватка материальных ценностей (сверх установленных норм потерь), зафиксированная при их приемке или по результатам инвентаризации.
Отражение в учете недостач зависит от величины недостачи конкретного имущества организации, а также от того, имеются ли по данному виду имущества нормы естественной убыли, а также установлены ли конкретные виновные лица. Первичное отражение выявленной недостачи производится на основании сличительных ведомостей на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если недостача выявляется при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, которая предусмотрена договором покупатель относит к учету ценностей в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин – в дебет субсчета 76-1 «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, то сумма данной недостачи, первоначально учтенная на субсчете 76-1 «Расчеты по претензиям», списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Размер ущерба, причиненного недостачами и хищениями, определяют, исходя из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба.
Рыночная стоимость – это сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов. В случае если виновное лицо не было установлено, и из органов внутренних дел поступила справка о закрытии дела в связи с не установлением виновных лиц, если судом отказано во взыскании ущерба с виновных лиц, убыток, причиненный организации, можно списать с баланса.
Организацией для производственных целей приобретены запчасти стоимостью 177 000 руб., в том числе НДС 27 000 руб. Запчасти приняты к учету, НДС по ним принят к вычету. По результатам инвентаризации установлено, что часть приобретенных запчастей в сумме 20 000 руб. при хранении на складе была испорчена, а запчасти на сумму 15 000 руб. сгорли во время пожара. Нормы естественной убыли для данного вида запчастей не установлены, виновные лица отсутствуют. Руководством организации принято решение потери списать за счет средств организации.