Изменить, расположенную в окне Группы отправки и получения.
ПРИМЕЧАНИЕ
Обратите внимание – программа Microsoft Outlook не позволяет создавать фильтры, определяющие, будет ли сообщение загружено с почтового сервера. Иными словами, представленный выше метод – единственный способ ограничить размер сообщений, которые будут загружаться с почтового сервера.
Механизмы поиска. Механизмы поиска в программе Microsoft Outlook отличаются от механизмов поиска программы Почта Windows. Прежде всего, обратите внимание, что поле быстрого поиска отображается над областью списка сообщений, а не в правом верхнем углу (перейти к нему можно при помощи сочетания клавиш Ctrl+E). В правом верхнем углу также отображается поле, однако с его помощью можно выполнить поиск по справочным материалам программы Microsoft Outlook. Постарайтесь не перепутать.
При помощи поля поиска можно выполнять поиск как по полям сообщения, так и по его содержимому. Кроме того, программа автоматически выделяет в теле найденных писем все слова, удовлетворяющие условию писка. Это существенно облегчает работу с поиском.
В принципе, обычного поля поиска в 90 % вам должно хватить с лихвой. В остальных же случаях, когда вы хотите выполнить поиск по нескольким полям сообщения сразу, пригодится расширенное поле поиска. Долго его искать не нужно – для этого просто нажмите стрелку вниз в поле поиска, после чего оно примет вид, представленный на рис. 2.10.
ПРИМЕЧАНИЕ
Поиск ведется по индексу, поэтому поиск в полях сообщений не будет работать, если служба индексирования файлов отключена или неправильно настроена. Впрочем, о настройках индексирования файлов мы поговорим в следующих главах.
Рис. 2.10. Расширенное поля для поиска
По умолчанию поиск можно выполнять по четырем полям сразу, однако если и этого мало, просто воспользуйтесь кнопкой Добавить условия. Слева от каждого поля поиска определяется поле сообщения, в котором выполняется поиск. По умолчанию окно расширенного поиска настроено на поиск в основных полях сообщения, однако вы всегда сможете щелкнуть кнопкой мыши на названии ненужного поля сообщения, после чего в отобразившемся списке выбрать нужное.
Все возможности по поиску, доступные в программе Microsoft Outlook, вынесены в отдельный список команды Сервис ► Найти сейчас. В этом списке присутствуют следующие пункты.
○ Мгновенный поиск – устанавливает фокус на поле быстрого поиска.
○ Развернуть конструктор запросов – разворачивает поле быстрого поиска, приводя его к виду, представленному на рис. 2.9.
○ Поиск во всех элементах Outlook – переходит в режим поиска во всех элементах (сообщениях, контактах адресной книги, записях и т. д.), при этом список сообщений программы очищается, а чтобы начать поиск во всех элементах, нужно воспользоваться полем быстрого поиска.
○ Поиск на рабочем столе – открывает стандартное окно поиска операционной системы Windows Vista, называемое Результаты поиска.
○ Состояние индексирования – отображает окно со сведениями о том, сколько ваших сообщений еще не было проиндексировано.
○ Параметры поиска – открывает окно для настройки параметров индексирования. С его помощью можно определить папки, сообщения из которых будут индексироваться (по умолчанию все папки разделов Личные папки и Архивные папки), а также изменить другие настройки.
○ Расширенный поиск – отображает окно для расширенного поиска сообщений. С его помощью можно выполнить поиск не только по полям сообщения, но и по вложениям, размеру, различным меткам.
○ Связанные сообщения – позволяет выполнить поиск сообщений, связанных с выделенным в данный момент.
○ Сообщения от – дает возможность поиска всех сообщений, полученных от адресата, сообщение которого выделено в данный момент.
Наверное, вы уже обратили внимание на папку Папка поиска, вложенную в папку Личные папки. Она предназначена для выполнения еще одного вида поиска – создания папок, в которых будут отображаться все ваши сообщения, удовлетворяющие какому-то условию. По умолчанию в этой папке находятся следующие вложенные папки: Большие письма, Непрочтенные письма, Почта по категориям.
В папке Большие письма по умолчанию отображаются все письма, размер которых более 100 Кбайт. Вы можете изменить условие отображения писем в этой папке – для этого достаточно выбрать пункт Настроить эту папку поиска контекстного меню папки и в отобразившемся окне ввести размер писем, которые вы считаете большими.
В папке Почта по категориям по умолчанию отображаются все письма, которым вы присвоили одну из доступных в программе категорий (желтая, зеленая, лиловая, оранжевая и синяя). Чтобы присвоить письму категорию, достаточно воспользоваться пунктом Выбрать категорию его контекстного меню либо настроить фильтр, устанавливающий полученным сообщениям категории. Вы можете изменить условие отображения писем в этой папке – для этого достаточно выбрать пункт Настроить эту папку поиска контекстного меню папки и в отобразившемся окне выбрать категории, письма с которыми будут отображаться в папке.
Кроме того, вы можете создать свою собственную папку поиска – для этого достаточно воспользоваться пунктом Создать папку поиска контекстного меню папки Папки поиска. После этого перед вами отобразится окно Новая папка поиска, в котором нужно выбрать один из доступных типов папок поиска (непрочтенные письма; письма, помеченные к исполнению; важные письма; письма от определенных адресатов; письма, отправленные непосредственно вам (то есть в поле Кому письма указан ваш почтовый адрес), и многое другое).
Адресная книга. Работать с адресной книгой в программе Microsoft Outlook можно двумя способами: нажав в правой области программы кнопку Контакты либо воспользовавшись командой Сервис ► Адресная книга.
В первом случае окно программы Microsoft Outlook примет вид, представленный на рис. 2.11 (при помощи элементов списка Текущее представление правой области окна программы можно изменить способ представления контактов).
Рис. 2.11. Работа с контактами в программе Microsoft Outlook
При помощи двойного щелчка кнопкой мыши на определенном контакте можно отобразить окно для редактирования сведений.
Создать же новый контакт можно при помощи пункта Создать контакт контекстного меню области списка контактов либо при помощи кнопки Создать панели инструментов программы.
Обратите также внимание на пункты контекстного меню определенного контакта. С их помощью можно отправить контакту сообщение или приглашение на собрание либо позвонить.
Если же для отображения адресной книги воспользоваться командой Сервис ► Адресная книга, то откроется окно Адресная книга (рис. 2.12). С его помощью можно выполнять поиск и удаление контактов, а также создавать новые контакты (команда Файл ► Создать адрес).
Рис. 2.12. Окно Адресная книга
Нежелательная почта. Как и Почта Windows, программа Microsoft Outlook содержит папку Нежелательная почта, предназначение которой аналогично – хранение писем, которые были признаны спамом.
Вы можете настроить параметры работы папки Нежелательная почта. Для этого предназначено окно Параметры нежелательной почты, отобразить которое можно при помощи команды Действия ► Нежелательная почта ► Параметры нежелательной почты. Оно поддерживает те же возможности, что и окно настройки нежелательной почты в программе Почта Windows.
Фильтрация сообщений. Чтобы создать новый фильтр сообщений, необходимо воспользоваться Мастером правил, отобразить который можно, нажав кнопку Новое на вкладке Правила для электронной почты окна Правила и оповещения (для открытия этого окна воспользуйтесь командой Сервис ► Правила и оповещения).
Работа Мастера правил состоит из следующих шагов.
1. Начните с шаблона или с пустого правила. На этом шаге можно выбрать один из стандартных шаблонов создания фильтра либо пустое правило вида Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки.
Среди шаблонов для создания фильтров можно выделить шаблоны, перемещающие в указанную папку письма, удовлетворяющие условиям, введенным в нижнем поле данного шага мастера. Можно также создать шаблон, удаляющий, помечающий письма или воспроизводящий звуковой сигнал при получении писем, удовлетворяющих условиям, введенным в нижнем поле данного шага.
2. Какие сообщения следует отбирать. На данном шаге можно указать дополнительные условия (если на предыдущем вы воспользовались нижним полем мастера и определили основные условия), по которым программа будет определять, соответствует ли полученное сообщение фильтру.
3. Что следует сделать с сообщением. Здесь можно указать дополнительные действия над сообщением, удовлетворяющим фильтру (если на первом шаге вы воспользовались нижним полем мастера и определили основное действие).
4. Имеются ли исключения из правил. На данном шаге можно указать условия, по которым будут определяться исключения из правил, на которые действие фильтра распространяться не будет.
5. Завершение настройки правила. Последний шаг мастера, при помощи которого указывается имя нового правила.
Архивные папки. Одной из особенностей программы Microsoft Outlook является возможность автоматического архивирования старых сообщений. При этом все заархивированные сообщения будут помещаться в папки раздела Архивные папки в левой области программы Microsoft Outlook. Папки этого раздела по умолчанию также индексируются, поэтому вы сможете выполнить поиск даже среди заархивированных сообщений.