Перед вами появится область задач Управление документами. В ней следует перейти к разделу Рабочая область для документов, после чего ввести имя новой рабочей области и в списке Размещение новой рабочей области указать расположение узла SharePoint. Нажмите кнопку Создать, и новая рабочая область будет создана.
Отправка по электронной почте. Создать узел можно и путем отправки документа, который вы хотите разместить в узле совместной работы, по электронной почте при помощи приложения Office Outlook 2007.
Для этого в почтовом клиенте Office Outlook 2007 создайте новое письмо (Файл ► Создать ► Сообщение). В полях Кому и Копия письма укажите тех адресатов, которых хотите добавить в новую рабочую область совместной работы. После этого прикрепите к письму документ, который хотите поместить в рабочую область (воспользуйтесь кнопкой Вложить файл группы Включить, расположенной на вкладке Сообщения). И последнее, самое главное, – отобразите область Параметры вложений (при помощи кнопки Параметры вложений, расположенной справа от группы Включить вкладки Сообщения), установите переключатель Отправить вложения как в положение общие вложения и в раскрывающемся списке Создать рабочую область для документов по адресу введите расположение узла SharePoint. Вот и все – теперь можно отправлять сообщение.
Создание из библиотеки SharePoint. Вы можете создать рабочую область непосредственно из документа, который находится в библиотеке SharePoint. Для этого нужно открыть в браузере библиотеку SharePoint, навести указатель мыши на файл из библиотеки, на основе которого вы хотите создать рабочую область, после чего щелкнуть кнопкой мыши на появившейся стрелке. В отобразившемся меню выберите команду Отправить, а затем – команду Создать рабочую область для документов.
Создание на узле SharePoint. Последний способ создания узла рабочей области – непосредственно при помощи сайта SharePoint. Для этого из браузера зайдите на сайт SharePoint и в отобразившемся окне введите свой логин и пароль.
После этого в меню Действия узла (Site Actions) выберите команду Создать (Create). В списке Веб-страницы (Web Pages) выберите пункт Узлы и рабочие области (Sites and Workspaces), после чего в полях Заголовок (Title) и Описание (Description) введите название и описание создаваемого узла рабочей области.
В разделе Выбор шаблона (Select a template) выберите вкладку Совместная работа (Collaboration), а затем щелкните кнопкой мыши на пункте Рабочая область для документов (Document Workspace).
В разделе Адрес веб-узла (URL-name) введите название создаваемой страницы на английском языке. В дальнейшем вы всегда сможете получить доступ к созданной рабочей области при помощи страницы вида http://<имя компьютера>:23998/ <введенный вами адрес веб-узла>.
Когда настроите создаваемую рабочую область, нажмите кнопку Создать (Create). Это приведет к активизации процесса создания новой рабочей области, по окончании которого вы перейдете к созданной странице рабочей области (рис. 3.16).
Рис. 3.16. Страница новой рабочей области
С помощью этой страницы можно добавлять в рабочую область новые документы (ссылка Add new document (Добавить новый документ), расположенная в области Shared Documents (Общие документы)), а также назначать задания, которые должны выполнить определенные пользователи (ссылка Add new task (Добавить новое задание), расположенная в области Tasks (Задания)).
Добавление и удаление документов в рабочей области
Как только что было сказано, новые документы можно добавлять в рабочую область непосредственно при помощи страницы рабочей области на веб-узле SharePoint. Кроме того, с помощью данной страницы можно удалять документы.
Собственно, добавлять документы в уже созданную рабочую область можно при помощи всех тех способов, которые мы рассмотрели в предыдущей главе. Однако существует еще один способ, который и хотелось бы рассмотреть отдельно.
После того как вы впервые откроете какой-либо документ из рабочей области SharePoint, в папке Компьютер появится новая папка Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>, а также папка Web Folders. Первая папка содержит все те документы, которые находятся в созданной рабочей области SharePoint, и, чтобы открыть ее, вам придется ввести свой логин и пароль для доступа к узлу SharePoint. Папка позволяет открывать уже существующие документы (для этого нужно использовать пункт Открыть контекстного меню документа, так как двойной щелчок кнопкой мыши на документе ни к каким результатам не приводит), а также удалять документы и добавлять новые (при помощи перетаскивания созданного документа в папку).
Папка Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint> является не чем иным, как ссылкой на сетевой ресурс вида http://<имя компьютера SharePoint>:23998/<имя рабочей области>/Shared%20Documents/. Другими словами, даже если нужная папка не создана, вы сможете создать ее самостоятельно.
Для этого можно попробовать воспользоваться мастером Добавление сетевого размещения (чтобы его открыть, выберите пункт Добавить новый элемент в сетевое окружение контекстного меню папки Компьютер) – на шаге Укажите расположение вашего веб-узла введите адрес вида http://<имя компьютера SharePoint>:23998/ <имя рабочей области>/Shared%20Documents/. Например, http://comp:23998/allforyou/Shared%20Documents/.
Использование мастера Добавление сетевого размещения является простым способом, однако (по крайней мере, на компьютере автора этой книги) данный способ приводит лишь к отображению неустранимой ошибки в программе rundll32.exe. Надо заметить, что на операционных системах более ранних версий, чем Windows Vista, этот способ работал. Кстати, на таких операционных системах папки нужно создавать не в папке Мой компьютер, а в папке Сетевое окружение. Поэтому, если данный способ не будет работать и у вас, то можно воспользоваться другим вариантом – мастером Добавление веб-папки.
Использование этого мастера – дело очень простое. Достаточно указать нужный адрес вида http://<имя компьютера SharePoint>:23998/<имя рабочей области>/ Shared%20Documents/ в поле Введите добавляемый адрес первого шага данного мастера. Однако для этого нужно еще найти мастер Добавление веб-папки, который отображается при выборе пункта Создать ► Веб-папку контекстного меню папки Web Folders. А вот папка Web Folders отображается только в том случае, если вы уже вошли в папку Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>, и только в поле Папки окна Проводника (рис. 3.17).
Рис. 3.17. Отображение папки Web Folders и самого пункта Создать ► Веб-папку
Работа с документами, расположенными в рабочей области
Документы, расположенные в рабочей области, могут редактироваться сразу несколькими пользователями. При этом, в отличие от проекта «Документы Google», рассмотренного ранее, каждый пользователь видит содержимое только того документа, который открыл. Изменения же, сделанные другими пользователями, не отображаются в редактируемом им документе в режиме реального времени. Эти изменения могут быть добавлены только после того, как другой пользователь, работающий с документом, сохранит его измененную версию в рабочей области. После этого программа, в которой вы в данный момент редактируете документ из рабочей области, сообщит вам о том, что ваша версия не является самой новой, и предложит вам загрузить более новую версию.
Одновременная работа нескольких пользователей над одним документом может привести к различным конфликтам. При обнаружении таких конфликтов программа, в которой вы редактируете документ из рабочей области, спросит у вас, какую именно версию документа нужно оставить (либо нужно объединить изменения, сделанные разными пользователями).
Несмотря на то что сервер SharePoint и продукты Office довольно корректно обрабатывают возникающие конфликты, их желательно избегать. Специально для этого создана специальная форма открытия документа из рабочей области – открытие с извлечением документа. Если вы извлекли документ из рабочей области, то никто другой не сможет работать с ним до тех пор, пока вы не поместите его обратно в рабочую область. Имеется в виду, что другие пользователи не смогут изменять содержимое документа до тех пор, пока вы не поместите излеченный документ в рабочую область. А вот открывать документ в режиме чтения они смогут.
По умолчанию документ, извлеченный из рабочей области, сохраняется в папке Черновики SharePoint (%userprofile%\Document\SharePoint\Черновики SharePoint), однако вы можете самостоятельно определить папку, где будут сохраняться извлеченные документы, либо же выбрать вариант их сохранения на самом веб-сервере SharePoint. Для этого применяется область Параметры автономного редактирования для файлов на сервере управления документами, расположенная на вкладке Сохранить окна Параметры Word (для его открытия нужно нажать Кнопку Office, а в открывшемся меню – кнопку Параметры Word).
Но перейдем непосредственно к рассмотрению способов открытия документа из рабочей области. Мы разберем только два таких способа: при помощи веб-страницы рабочей области и при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>.
Папка Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>. Еще раз напомню, что для открытия документов из рабочей области при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint> необходимо использовать пункт Открыть контекстного меню нужного документа.