неваться в необходимости преобразования компании. Все начинает работать иначе, когда компания приступает к реализации нового подхода. В этот момент поддержка высшего руководства особенно важна. Приверженность переменам всегда неравномерно распределена в коллективе. Кто-то из менеджеров полон энтузиазма, кто-то равнодушен или даже настроен негативно.
В Navigation Devices руководитель подразделения использовал подход, который его коллеги назвали «бархатной перчаткой». Он дал всем понять, что намерен поощрять вовлеченность сотрудников в решение проблем и командный подход к работе. Менеджерам, которые одобряли инновации, он оказывал поддержку, тем же, кто был против, предлагалось найти другое место работы.
Как только в организации определены новые роли и зоны ответственности, сотрудникам необходимо развивать новые навыки, чтобы соответствовать этим новым ролям. Сам факт существования команд со своими целями должен подталкивать сотрудников к обучению. Изменение ролей и зон ответственности способствует развитию сотрудничества и обмену информацией.
Менеджмент должен оказывать правильную поддержку. В Navigation Devices шестеро сотрудников (трое из отдела кадров и еще столько же из штаб-квартиры) работали над проектом изменений. Каждой команде был назначен собственный консультант, который присутствовал на всех встречах и помогал сотрудникам эффективно взаимодействовать. Когда кто-нибудь понимал, каких именно навыков ему не хватает, он мог запросить обучение — и оно выходило гораздо полезнее, чем обычные тренинговые программы, поскольку сотрудник был лично заинтересован в получении новых навыков.
Некоторые люди, конечно, не хотят меняться, несмотря ни на что. Поэтому на третьем шаге необходимо избавиться от менеджеров, так и не сумевших встроиться в новую структуру. Это непростое решение, и случается, что такие сотрудники обладают уникальными знаниями и навыками, необходимыми в компании. Увольнения неуместны в самом начале трансформации компании, они выглядят несправедливо и способны сильно деморализовать сотрудников, поставив под удар всю программу. Люди постепенно понимают, кто нужен, а кто не нужен организации, наблюдая успехи и неудачи коллег в изменившемся рабочем процессе.
Когда коллектив осознает, в чем на самом деле нуждается компания, он будет готов принять необходимость увольнения сотрудников, мешающих преобразованиям. Кого-то из них можно перевести в другие отделы, где важнее технические компетенции, а не новые навыки. Кто-то покинет компанию, выйдя на пенсию. Увольнения способны содействовать продвижению идеи изменений, поскольку наглядно демонстрируют серьезность намерений руководства.
Некоторые из сотрудников Navigation Devices, попавших под волну сокращений, занимали довольно высокие посты — например, был уволен вице-президент по операциям, отвечавший за инженерный и производственный департаменты. Новый глава производства оказался бо́льшим приверженцем изменений, чем его предшественник, и к тому же обладал навыками, необходимыми для управления в трудное переходное время. В результате процесс изменений на производстве пошел быстрее.
4. Распространите изменения на все подразделения, не оказывая при этом давления. Когда в подразделении удается внедрить новую организацию работы, приходит время обратиться к функциональным отделам, которым предстоит иметь с ней дело. Члены команды не смогут эффективно работать, если организация их отделов не позволяет сотрудникам соответствовать новым ролям и быть полноправными участниками процесса принятия решений. Обычно это означает, что такие отделы должны переосмыслить свою роль и место в организации.
В Navigation Devices сомнения менеджеров по отношению к изменениям особенно были заметны в инженерном департаменте, в то время как производственники демонстрировали энтузиазм. Инженеры всегда считались «звездами» в Navigation Devices, они разрабатывали устройства для армии, не особенно беспокоясь, кто и как будет их делать. После внедрения нового подхода к работе инженерам пришлось сотрудничать с производственниками в командах развития продуктов. Это потребовало от инженеров пересмотра своей роли в организации и своего отношения к ней, а также модернизации собственного департамента. Первым порывом любого руководителя в такой ситуации будет еще большее продавливание изменений, например, приказ по компании, предписывающий всем структурам взаимодействовать в формате команд. Искушение может оказаться очень велико, особенно когда нужны быстрые результаты, но поддаться ему будет ошибкой сродни той, которую делают руководители, запуская процесс запрограммированных изменений. Это может свести на нет все достижения.
Лучше позволить каждому функциональному подразделению самостоятельно изобрести велосипед, то есть найти свой путь к изменениям. В Navigation Devices каждому департаменту была предоставлена возможность адаптировать командный подход к своей работе. Так, инженерный департамент мучился около года, пытаясь найти новый формат. Были организованы два исследования, проводились встречи вне организации, кто-то предложил матрицу управления, затем идею отклонили, но в конце концов все-таки остановились на ней. Это не было неожиданностью, сотрудники сами приняли такое решение, а затем им пришлось овладеть необходимыми для новой модели навыками.
5. Формализуйте новые принципы в политике, системах и структурах организации. В какой-то момент руководители компаний должны задуматься о том, как институализировать изменения, чтобы они продолжали работать самостоятельно. На совершение пятого шага нужно время. Правильный подход усвоен, на местах — правильные люди, работа в командах налажена. Преждевременно пытаться закрепить изменения в структурах и системах опасно. Например, с точки зрения информационных систем создание новой командной структуры предполагает новые требования к работе с данными. Почему бы отделу ИТ сразу не создать системы, поддерживающие кросс-функциональность? Но если сделать это без учета практического опыта взаимодействия людей в командах, новая система будет воспринята негативно, как нечто, навязанное сверху. Сформированные команды способны собрать необходимую им информацию и без новой системы. Так что лучше отложить ее разработку до того момента, когда представление об информационных нуждах команд полностью сформируется.
Аналогично обстоит дело и с другими структурами и системами. В любой формальной системе есть недостатки. Однако их будет гораздо меньше, если разрабатывать ее на основе текущего опыта работы команд и с учетом всех взаимозависимостей. В таком случае сотрудники отнесутся к ней более доброжелательно.
Снова обратимся к примеру Navigation Devices. Обновление подразделения прошло очень успешно. Сотрудники изменили свое видение ролей и зон ответственности и поверили в то, что новый подход реально будет работать. В итоге каждый трудился с колоссальной отдачей. Сократился процент брака, выросло качество, уровень клиентского обслуживания, общий уровень запасов на сотрудника, прибыль. Все это произошло при практически полном отсутствии формальных изменений в отношениях подчинения, информационной системе, процедурах оценки, компенсациях и системах контроля.
Когда появилась возможность, руководитель закрепил изменения в формальной структуре. Так, например, после увольнения вице-президента он вообще упразднил эту должность. Инженерный и производственный департаменты стали отчитываться непосредственно ему. В остальном изменения в работе компании соответствовали его ожиданиям и были поддержаны новыми нормами поведения.
6. Следите за процессом изменений и своевременно адаптируйте стратегию. Цель преобразований состоит в том, чтобы получить ценность, которой не было раньше, — компанию, готовую обучаться и адаптироваться к работе в конкурентной среде. Компания должна уметь следить за тем, как она функционирует, должна быть способна извлекать опыт и при необходимости изменяться.
Кто-то может сказать, что это ответственность главы компании, однако процесс отслеживания состояния компании должен быть коллективным, так же как и анализ основных проблем.
Руководитель Navigation Devices представил своей команде ряд механизмов, помогающих мониторить процесс обновления компании. Группа наблюдателей состояла из нескольких ключевых менеджеров, профсоюзного лидера, секретаря, инженера и финансового аналитика. Они постоянно следили за происходящими переменами.
Проводились регулярные исследования отношения сотрудников к изменениям, соответствующим образом менялись поведенческие модели. Команды планирования формировались и переформировывались под новые задачи. Все это создавало условия для продолжительной адаптации процессов и необходимого обучения.
Описанные выше шесть шагов обеспечивают обновление, не навязывая его. Когда заинтересованные лица придерживаются определенного видения проблемы, они легко принимают тип управления «здесь и сейчас», требующий от них изменения поведения. Сотрудники, видя эффективность преобразований (которая будет иметь место только в случае, если видение совпадает с основной задачей), уже не сопротивляются переменам, хотя в другом случае могли бы принять их в штыки. Наконец, когда налаженная координация помогает решать важные проблемы, она влияет на поведение сотрудников и порождает желание обучаться нужным навыкам. Освоенные компетенции еще больше увеличивают эффективность работы и, как следствие, порождают еще бóльшую приверженность процессу изменений. Такой цикл, в котором приверженность изменениям, координация и компетенции подкрепляют друг друга, порождает чувство эффективности происходящего. Это может продолжаться настолько долго, насколько командная структура вообще способна расширять свою роль в бизнесе.
Роль топ-менеджеров
Чтобы преобразования затронули всю компанию, процесс, который мы описали выше, должен запускаться много раз в разных ее подразделениях и филиалах. Основная обязанность высшего руководства — дирижирование этой общей трансформацией. Чтобы все прошло успешно, необходим точный баланс. Без значительных усилий топ-менеджмента изменения затронут только некоторые отделы, и они окажутся изолированными. Лучшие руководители, попавшие в поле зрения нашего исследования, просили своих подчиненных начать менять рабочие процессы, не определяя никаких специальных подходов.