От кого зависит принимаемое решение? Кому нужно быть в курсе обсуждения? Кто будет реализовывать принятые решения? Ответив на эти вопросы, вы получите список людей, которых стоит пригласить.
Оптимальное количество сотрудников, которые могут выработать полноценное эффективное решение, – семь. Каждый следующий будет снижать эффективность встречи на 10 %. Конечно, если это какое-то годовое совещание с целью донести новую информацию, тогда слушателей может быть много. Всегда помните о цели встречи и ориентируйтесь на нее.
Эффективное совещание: о чем стоит помнить
Акцентирую ваше внимание на важных моментах.
• Приглашать на совещание меньше чем за 24 часа до него считается дурным тоном. Если вопрос срочный, лучше сообщать о собрании за неделю. А еще лучше все встречи проводить согласно графику, который находится в свободном доступе.
• В приглашении указывайте тему, цель, повестку, формат, выступающих, тайминг. Если вы просто напишете: «Всем быть в 16:00 в хирургическом корпусе», это вызовет недопонимание. Обязательно укажите цель встречи, перечислите участников и круг обсуждаемых вопросов. Также озвучьте, с какими информационными материалами необходимо ознакомиться.
• Каждому участнику встречи должна быть известна его роль. Кто будет руководить совещанием? Кто выскажется? Кто составит протокол? Дайте знать об этом заранее. К слову, эти роли можно менять. Здорово, если вы будете периодически делегировать проведение совещания кому-то из сотрудников – помогать им прокачивать навык модератора беседы.
• Если кто-то будет выступать, обязательно определите, сколько времени ему отводится. Объемные материалы лучше высылать заранее, чтобы участники пришли на встречу с конкретными идеями.
• Позаботьтесь о комфорте. Если собираете малознакомых между собой людей, используйте карточки на столах, бейджи. Обязательным условием должно быть наличие бумаги, ручек, воды. Также советую внимательно отнестись к рассадке людей за столом: с правой стороны от себя разместите ближнее окружение, самых значимых людей, а с левой стороны – более или менее значимых замов. Линейных руководителей и других сотрудников посадите дальше. Это важно для настройки коммуникации.
• Заранее назначьте кого-либо секретарем совещания, чтобы у вас всегда был протокол. Он может быть коротким. Часто вместо протокола готовят некое резюме, где отражено, какие вопросы подняли, какие решения приняли, какие сроки зафиксировали, как распределили ответственность. Секретарем может быть ваш личный помощник или кто-то из участников встречи. Например, сегодня эта роль достанется заведующему отделением Иванову, в следующий раз – заведующему отделением Петрову. Тем самым вы, с одной стороны, делегируете задачи, с другой – вовлекаете людей в общее дело, развиваете их, учите формулировать мысли.
Прокачивайте у себя и подчиненных навыки, необходимые для проведения эффективных совещаний. Во-первых, учитесь организовывать групповое обсуждение, чтобы все могли высказаться и прийти к единому мнению. Во-вторых, помните: ваша задача – отслеживать, кто за кем выступает, какие темы выступлений ожидаются, какой тайминг у каждого спикера. Развивайтесь как модератор дискуссии: ориентируйтесь на результат и следите, чтобы люди не отклонялись от цели собрания.
Как вы поймете, что совещание прошло эффективно? Есть два важных фактора.
1. Все участники разделяют результат совещания: он логичен, всем понятен и всеми принят. Вы не просто что-то придумали на скорую руку – решение выглядит взвешенным.
2. Вы резюмировали договоренности, закрепили ответственных и обозначили сроки.
Структура убедительного выступления на совещании
Лайфхак: умные руководители приходят на собрание с уже готовым решением. В конце концов, его можно и подкорректировать. А на встрече вы создадите некий фонд мнений, вовлечете команду в решение проблемы.
Презентуя свою идею, будьте кратки и убедительны. Выступление не должно занимать более 10 минут. Я в своей практике для этого использую метод «4П». Это алгоритм, в основе которого несколько элементов: позиция – причина – подтверждение – позиция.
Шаг 1. Кратко изложите свою позицию: «Я считаю, что нам необходимо двигаться в направлении…».
Шаг 2. Обоснуйте причину: «Это уже дает свои результаты».
Шаг 3. Предоставьте подтверждение, используя формулу САЛО: статистика, авторитетное мнение, личный опыт, отзывы.
Шаг 4. Завершите, еще раз обозначив свою позицию: «Вот почему я считаю, что надо двигаться в направлении…»
Обучите сотрудников использовать структуру «4П», чтобы каждый выступающий укладывался в тайминг и совещания не затягивались. Из-за долгих обсуждений мы попусту тратим время коллег и сами же оплачиваем его дважды. Если встреча все же вышла за рамки, обязательно спросите участников, что для них предпочтительнее – продолжить или собраться еще раз для продолжения разговора. Также внедрите правило: любой вправе покинуть собрание в то время, когда оно должно было закончиться.
Проанализируйте совещания, которые были у вас на этой неделе. Запишите, какие ошибки вы совершили. Составьте план исправления ситуации.
Глава 10. Учимся выступать публично
Как мы обычно решаем вопросы? В лучшем случае на совещании: сели, поговорили, задали вопрос, сформировали некий фонд мнений, приняли решение, подписали протокол. Но если вы хотите убедить людей принять важное решение, поменять вектор развития клиники, я советую выступать перед сотрудниками.
Ваше выступление должно, что называется, запасть в душу. Для этого обязательно визуализируйте то, что говорите, то есть сопровождайте речь презентацией. Нередко смотрю публичные выступления коллег и с горечью констатирую: мало кто умеет быть убедительным, а качественные слайды делают единицы.
В этой главе поговорим о том, как уверенно держаться перед аудиторией и как сделать презентацию работающей.
Многие из вас скажут: «Я не умею убедительно говорить, я не артистичен. Мне это все вообще не нужно». Соглашусь, что кто-то от природы более талантлив в этом, однако овладеть ораторским искусством может каждый!
Речь – ваш управленческий инструмент. Публичные выступления должны быть в вашей жизни обязательно. Чем чаще вы станете практиковаться, тем быстрее «накачаете нужные мышцы». А затем будете легко и с удовольствием выступать на конференциях и развивать личный бренд.
Кто ваша целевая аудитория?
Выступление должно иметь цель, побуждать к конкретному действию. Об его эффективности свидетельствует наличие или отсутствие результата в виде целевого действия.
Прежде чем делать презентацию, обязательно ответьте себе на вопрос: перед кем вы будете выступать? Чтобы добиться своего, с аудиторией необходимо говорить на одном языке. Когда этот фактор не учитывается, собственник в речи перед медиками использует бизнес-терминологию, чуждую для них. Или врач, выступая перед администраторами или пациентами, оперирует сложными медицинскими терминами. Естественно, слушатели не понимают и половины. Такие спикеры обречены на провал.
Допустим, вы идете на собрание к медсестрам. Вспомните, чем они живут, какие у них проблемы, какие потребности, как они относятся к той или иной ситуации. Чтобы установить контакт и расположить слушателей к себе, попробуйте вспомнить историю, которая вас связывает, нащупать что-то общее.
Еще на этапе подготовки к выступлению попробуйте предвидеть, как слушатели воспримут ваш доклад. Это поможет запастись аргументами заранее и построить выступление так, чтобы нейтрализовать возможные возражения.
Правила эффективного выступления
Давайте рассмотрим, что поможет вам овладеть вниманием и быть убедительным.
• Сформулируйте цель. Нередко спикеры стараются впихнуть в презентацию очень много материала и делают сотню слайдов. Мой совет: определитесь с целью выступления и сконцентрируйтесь на ней. Чтобы понять цель, ответьте на вопрос: каких действий вы ожидаете от слушателей?
• Проработайте структуру презентации: вступление, основную часть, заключение. Вступление должно занимать 10 % времени доклада. В начале речи сфокусируйте внимание слушателей на себе. Несколько идей: рассказать историю, сообщить интересный факт, блеснуть оригинальной цитатой, задать аудитории вопрос – сразу вовлечь их в презентацию. Расскажите о себе и подсветите свою экспертизу в теме, если выступаете перед теми, кто вас видит впервые.
На основную часть отводится 80 % времени. Соберите фактуру, которая позволит вам быть убедительным. При аргументации используйте формулу САЛО: подтяните в качестве аргументов данные статистики, авторитетное мнение, личный опыт, отзывы.
Еще один лайфхак: продвинуть любую идею легче, если сначала обрисовать отрицательные последствия бездействия. Например, ваша цель – побудить сотрудников использовать новый маршрут пациентов внутри клиники. Сначала расскажите о рисках: «Если этого не сделать, наши финансисты прогнозируют загрузку 30 % к концу года. Мы не можем себе этого позволить, поэтому предлагаю вашему вниманию новый маршрут пациентов». Что важно в основной части – проговорить ключевую идею и озвучить призыв к действиям.
В заключительной части, на которую также отводится 10 % времени, нужно еще раз зафиксировать идею выступления – резюмировать сказанное. И обязательно сформулируйте призыв к действию в конце презентации. Помните о том, что ваша задача – побудить аудиторию что-либо сделать: подписать отчет, применить какой-то инструмент на практике, использовать определенный препарат и т. д. Если вы выступаете перед подчиненными, проговорите, какими будут ближайшие шаги: «Предлагаю начать с завтрашнего дня», «Итак, вот что я предлагаю сделать прямо сейчас».