• 20 % источников информации дают 80 % информации. Тратьте время только на основные и проверенные.
• 20 % сотрудников принесут 80 % результата. От 20 % неэффективных работников нужно периодически избавляться, чтобы обновлять кадры.
• 20 % клиентов приносят 80 % прибыли. Не бегайте за всеми подряд, окружите заботой VIP-клиентов.
• Во главу угла ставьте два фактора: важность и срочность. Это поможет расставить приоритеты. Важность легко оценить, задав себе вопрос, насколько результат повлияет на бизнес. Срочность определяется тем, как быстро надо выполнить задачу.
Чтобы структурировать свои дела, можете использовать такой инструмент, как матрица Эйзенхауэра. Ее суть состоит в том, чтобы разделить задачи на четыре категории.
1. Срочные и важные. Как правило, они появляются в кризисных ситуациях. Также это могут быть неожиданно возникающие возможности, проекты с жесткими сроками выполнения и т. д. На их долю должно приходиться не более 30 % вашего управленческого времени.
2. Срочные и неважные – какая-то реакция на события, ответы на звонки, письма, вопросы и т. д. Это всего 15 % вашего времени.
3. Несрочные и важные – анализ, оценка, планирование, обучение, развитие, восстановление сил и отдых. Такие дела должны занимать 50 % времени управленца.
4. Несрочные и неважные – неэффективный отдых, убийство времени в разных формах. Это даже полезно, но при условии, что отнимает не более 5 % времени.
Проанализируйте свои задачи через призму принципа Парето и матрицы Эйзенхауэра. Если видите перекосы, значит, управленческое время организовано неправильно. Возможно, вы ставите всем задачам одинаково высокий приоритет. Или целыми днями занимаетесь только срочными и неважными делами.
Золотые правила самоорганизации
Я сформулировала для вас ряд правил, придерживаясь которых вы повысите продуктивность.
1. Нужны цели, как профессиональные, так и личные. Какие цели вы ставите перед собой на год? Как их можно декомпозировать на месяцы, недели, дни? Например, если личная цель – похудеть на 18 кг, то каждый месяц вы должны терять по полтора килограмма. Планируйте время так, чтобы получить необходимый результат.
2. В полной мере используйте делегирование. Мозг управленца должен быть свободен от рутинных задач, чтобы вы могли что-то проанализировать, собрать информацию, провести важную для принятия стратегического решения встречу и т. д.
3. Ориентируйтесь на свои биологические часы и циркадные ритмы. Вовсе не обязательно трудиться только в общепринятые с 9:00 до 18:00. Если вы наиболее продуктивны с 5:00, начинайте свой рабочий день в это время. Шаблоны могут быть вредны, поскольку они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Не надо себя ломать. Обратите внимание на то, когда вы ложитесь и встаете, сколько вам необходимо времени для того, чтобы полноценно отдохнуть и набраться сил.
4. Главные задачи выполняйте утром, даже если вы сова и пик вашей продуктивности приходится на вечернее время. Это необходимо, чтобы к середине дня вы понимали, что ключевые 50 % задач уже закрыли. Чувство опережения времени будет вас подстегивать и помогать вам.
5. Мелкие дела объединяйте в крупные блоки. Например, если требуется написать три письма партнерам, не разносите это в отдельные задачи, запланированные на разное время, а выделите временной интервал для работы с электронной почтой. Так будет проще погрузиться в задачи.
6. Если задача крупная, делите ее на части. Что называется, слона нужно есть по частям. Если перед вами отчет на 60 страниц, даже не пытайтесь осилить его за час – детально проанализировать его будет невозможно. Сделайте несколько подходов.
7. Выделяйте время на перезагрузку. Примерно через каждые 50 минут рекомендуется делать десятиминутный перерыв – уединяться и перезагружаться. Эти паузы важны для сохранения работоспособности, поэтому нельзя относиться к ним пренебрежительно. В своей компании можете приобщить к этому и сотрудников – например, приостанавливать работу и проводить гимнастику.
8. Определяйте тайминг и соблюдайте его. Например, если у вас запланировано совещание с 9:00 до 12:00, не затягивайте его до 13:00. Это касается любых дел.
9. Устанавливайте дедлайн и выполняйте договоренности с собой. Сдвинуть себя с места и начать всегда сложно. Однако когда мы приступаем к делу и доводим его до конца, выделяются эндорфины, а это значит, что самочувствие улучшается. Если уж решили, что возьметесь за какую-то задачу, то нужно сделать ее в установленный срок.
Как организовать рабочее время сотрудников
Возьмите на себя ответственность за организацию рабочего времени своих сотрудников. Относитесь к нему как к ресурсу компании.
Мы уже обсудили в главе об управлении командой, что нельзя просто ежемесячно начислять работникам гарантированный оклад. Еще раз заострю на этом внимание: переводите в цифры то, что необходимо получить в качестве результата в определенный промежуток времени, и привязывайте к ним оплату. Всегда надо понимать, за что вы платите: за результат, за какие-то действия? Сколько человек тратит на них времени?
Хороший инструмент организации рабочего времени сотрудников – фотография рабочего дня. Методика позволяет зафиксировать фактические затраты времени, выявить его потери и причины низкой производительности труда, повысить самоорганизацию персонала, усовершенствовать систему мотивации. И это только вершина айсберга. Проведя такое исследование, вы увидите рабочий день, детализированный по минутам, и сможете сделать много интересных выводов.
Как провести исследование?
Шаг 1. Поставьте цель. Что конкретно вы хотите: обнаружить потери времени, оценить загруженность сотрудника, оптимизировать чей-то рабочий процесс?
Шаг 2. Определите целесообразные период и режим наблюдения. Например, установите, что нужно будет в течение недели каждый час фиксировать чьи-то результаты. Сообщите об этом человеку, чтобы это не стало для него сюрпризом.
Шаг 3. Назначьте ответственного и дайте инструкции. Как топ-менеджер не опускайтесь до персонального контроля. Допустим, если нужно проследить за конкретным администратором, поставьте задачу его непосредственному руководителю. Обязательно подготовьте бланк, который необходимо будет заполнять проверяющему, дайте инструкции по заполнению.
Конечно, самый достоверный метод – это наблюдение. Однако чтобы не сидеть за спиной человека и не анализировать каждую минуту, можете попросить самого сотрудника записывать, на что он тратит время.
Шаг 4. Проанализируйте полученную информацию. Сгруппируйте действия и посмотрите, какая доля времени на них уходит: сколько подчиненный тратит на подготовительную работу, решение организационных вопросов, выполнение основных обязанностей.
Шаг 5. Посмотрите на рабочий день сотрудника через призму «время = деньги». Посчитайте, сколько продуктов может генерировать работник за единицу времени и сколько денег они принесут вашей компании. Например, вы увидите, с каким количеством пациентов может поработать администратор за час, сколько реализованных записей физически возможно получить. Это позволит определить комфортную нагрузку и привязать ее к оплате труда.
Берегитесь выгорания!
Расскажу историю из жизни. Мне казалось, что у моей коллеги успешная клиника, однако она решила поставить себе амбициозную финансовую цель и попросила меня поддержать ее. Я подумала: почему бы и нет? И мы начали работать над ее достижением. Поставили всем планы. Но в определенный момент увидели, что у нас есть ограничения по развитию, в результате чего образовался разрыв между желаемым и действительным. Сотрудников демотивировало осознание того, что они выполняют планы только на 60 %. Слишком высокая планка побуждала надрываться. В результате спустя несколько месяцев мы ее опустили. И когда люди увидели, что их результаты снова близятся к 80 %, они заметно оживились. Что бы произошло, если бы мы вовремя не среагировали? Мы бы выгорели. На самом деле, пытаясь тянуться к недостижимой цели, мы уже были на первой стадии выгорания.
Всемирная организация здравоохранения в 2019 году внесла в список заболеваний выгорание – состояние, возникающее в результате хронического стресса на рабочем месте. У него есть несколько стадий. Как ни странно, первая – это стремление проявить себя, возбуждение. Дальше появляется зацикленность на работе и трудоголизм, меняется картина мира: человек пренебрегает обедом и перекусами, общением с коллегами и друзьями, начинает избегать конфликтов, в том числе здоровых. Перегруженный человек становится агрессивным. Например, врачи грубят пациентам: «Почему вы зашли? Не можете подождать?» Ни к чему хорошему это, конечно, не приводит. Как следствие, появляются вредные привычки: злоупотребление алкоголем, сигаретами, наркотиками. Финал – внутренняя пустота, потеря смысла жизни. Чтобы выбраться из этого, приходится прибегать к антидепрессантам.
Симптомами выгорания могут быть необъяснимые проблемы со здоровьем, панические атаки, эмоциональные срывы, повышенная раздражительность, враждебность по отношению к миру и обществу. Если вы поймали себя на ощущении, что это про вас, окажите себе первую помощь. Выделите самое важное, приоритетное. Уделите внимание восстановлению, научитесь отдыхать. Найдите людей, с которым сможете обсудить свое состояние, – друзей, специалиста.
Долгосрочный рецепт баланса – заниматься тем, что вам нравится, чтобы на работе была возможность получать удовольствие. Если же обнаружилось, что вы на пути к последним стадиям выгорания, остановитесь, выдохните. Попробуйте переоценить свое отношение к миру, жизни, организации рабочего времени.