Обсуждение OKR можно также включить в плановое собрание подобного типа.
Глава 19Определяющий бизнес-ритм: еженедельные совещания команд
Участники. Руководитель подразделения и его команда.
Что делать. Постановка OKR в центр регулярных командных совещаний заставляет помнить о целях. Это позволяет не отклоняться от главного, так что команда остается постоянно сосредоточенной на самой важной и необходимой работе. Такое совещание задает тон на неделю и напоминает всем, что OKR должны направлять выполняемую сотрудниками работу, а не наоборот. Все мы знаем, что совещания зачастую тормозят ход работы, поэтому, проводя такую встречу со своей командой, постарайтесь, чтобы обсуждение было осмысленным.
Вот что стоит обсуждать на еженедельных совещаниях, посвященных OKR (которые могут проходить в рамках плановых собраний).
Общий прогресс
● Обсудите проверки прогресса прошлой недели.
● Если многие цели получили отметку «ничего нового», обсуждение поможет определить, в каких сферах процесс тем не менее идет, а в каких нет.
Отставание / угроза срыва
● Выявите все такие цели и проведите открытое обсуждение с их владельцами, чтобы понять, почему работа стоит на месте или находится под угрозой срыва, каковы планы владельцев на предстоящую неделю и не нужно ли внести какие-либо изменения.
● При обсуждении этого пункта желательно получить от всех членов команды идеи и обратную связь, которые помогли бы составить план возвращения в нужное русло.
Первоочередные задачи на ближайшую неделю
● Определите действия, которые должен предпринять на ближайшей неделе владелец каждой недостигнутой цели, чтобы иметь возможность двигаться вперед в течение квартала.
Рабочие вопросы
● Задокументируйте все другие задачи, которые необходимо выполнить к собранию на следующей неделе.
Такие совещания способствуют согласованности и прозрачности. Никогда не забывайте об этих основных ценностях, чтобы создать правильный контекст для работы команды.
Другие еженедельные совещания
1. Еженедельные рабочие встречи руководителей
Измените формат еженедельных совещаний с руководителями отделов, включив в них обсуждение текущих успехов разных команд. Объединяя усилия всех отделов, вы подчеркиваете первостепенную важность OKR как направляющих векторов работы, помогающей компании достичь целей. Участие всех руководителей команд исключает разнобой, а если возникают проблемы, их можно решить более эффективно. В конце каждого квартала используйте это собрание как возможность обсудить, что пошло не так, что складывается хорошо и какими будут планы на следующий квартал.
2. Еженедельные общекорпоративные собрания
Руководителям компаний также следует подумать о проведении в начале каждой недели регулярных общекорпоративных собраний, на которых руководство сможет обсудить важные новости или возникшие проблемы и дать всем сотрудникам возможность задавать вопросы. Это может быть короткое 30-минутное совещание, основной темой которого станет продвижение к целям компании за квартал или другой заданный период.
3. Совещания по ключевым инициативам
Для каждой ключевой инициативы, прописанной в OKR, нужно разработать механизм общего сбора ее участников. Это очень важный момент. Раз в неделю собирайте вместе всю команду исполнителей, чтобы обменяться новостями о прогрессе, обсудить потенциальные препятствия и проблемы и принять решения по заранее определенным вопросам. Я рекомендую запросить пункты для повестки дня за несколько дней до собрания, а также предоставить каждому участнику возможность выступить и огласить новые данные по своим темам.
Глава 20Определяющий бизнес-ритм: индивидуальные встречи
Участники. Руководитель и подчиненный.
Что делать. Сегодня, когда «усталость от виртуальных встреч» стала повседневной реальностью, втискивать еще одно совещание в и без того плотный график вам едва ли захочется. Вот почему так важно правильно структурировать совещания формата 1:1, чтобы они проходили с максимальной отдачей.
Ваши подчиненные ожидают, что вы как руководитель дадите им обратную связь, необходимую для эффективной работы. Со своей стороны, и вы заинтересованы в том, чтобы получать информацию от линейных сотрудников и принимать более обоснованные решения. Личные встречи по OKR как раз и служат созданию таких непрерывных циклов обратной связи.
Перед совещанием
Определите частоту общения:
● Еженедельные индивидуальные встречи, особенно когда речь идет о менеджере и его непосредственных подчиненных, – самый распространенный вариант. Если вам кажется, что это чересчур часто, перейдите на раз в две недели. На неделе, когда совещаний нет, используйте для быстрых проверок прогресса в автономном режиме Slack или электронную почту.
● Ежемесячные или ежеквартальные совещания один на один лучше всего подходят для взаимодействия с другими ключевыми сотрудниками вашей организации, а также для компаний, где у одного менеджера слишком много непосредственных подчиненных.
Выберите день и время. Как правило, для индивидуальных встреч менеджеры выбирают начало недели (чтобы наметить недельный план действий) либо ее конец (чтобы проанализировать успехи и подготовиться к следующей неделе). Выбирать лучше утренние часы: подобно утренней зарядке, утреннее совещание снижает вероятность того, что ваш день пройдет впустую или что непредвиденные обстоятельства заставят вас отменить встречу.
Не так важно, какой день или время вы выберете; важна последовательность. Если вы будете постоянно опаздывать или переносить встречу, это может сильно раздосадовать сотрудника: он сочтет, что вы не дорожите его временем. Поэтому неукоснительно соблюдайте график.
Обновляйте OKR. Просите членов команды перед совещанием выполнять проверки прогресса, чтобы сведения об их успехах были максимально актуальными. Строя командные совещания вокруг темы OKR, вы не даете сотрудникам забывать о целях и отвлекаться, что помогает сосредоточиться на самом важном. Помните, что не каждое совещание 1:1 должно иметь отношение к OKR, есть и другие важные направления и темы, – но, чтобы поддерживать бизнес-ритм, необходимо регулярно проводить встречи, посвященные OKR. Я рекомендую делать это не реже чем раз в месяц.
Определите повестку дня. Чтобы совещание прошло с максимальной пользой, начать следует с четкой повестки дня. Постарайтесь, чтобы OKR стояли на повестке дня по меньшей мере раз в месяц и чтобы участники были готовы к обсуждению. Программная платформа OKR, как правило, имеет опцию уведомлений, с помощью которой можно в нужные вам день и время напомнить сотруднику о проверке прогресса.
● Неформальное начало. Не поддавайтесь искушению с места в карьер приступить к обсуждению бизнес-целей. Лучше уделите немного времени жизни вне работы: от домашних животных и детей до новых увлекательных телесериалов. Даже пара минут разговоров о том, как вы провели выходные, или о любимом хобби со временем укрепляют доверие и рабочие связи, особенно в мире удаленки. Кстати, зачастую есть смысл с самого начала спросить, что больше всего сейчас беспокоит сотрудника. Если он пытается уладить вопрос с разгневанным клиентом, решает семейную проблему или высчитывает комиссионный сбор, ему будет трудно сосредоточиться, пока этот вопрос не решен.
● Обсуждайте как индивидуальные, так и командные OKR. Что идет как по маслу? Начните с упоминания побед! Попросите сотрудника особо отметить OKR, которые за прошедшую неделю продвинулись дальше всех, и рассказать, какие уроки извлекла из них команда. Что препятствует работе? Как менеджер вы должны спрашивать: «Чем я могу помочь?», «Что вызывает трудности?», «Что я могу сделать, чтобы устранить препятствия на пути к успеху?». Если необходимо изменить масштаб цели, поговорите и об этом. Например, требует ли цель, оказавшаяся под угрозой срыва, дополнительных ресурсов – или следует изменить ее приоритетность либо пересмотреть ее на основе новой информации?
● Рабочие вопросы. По каждой незавершенной цели выработайте ряд действий, которые необходимо предпринять на предстоящей неделе, чтобы можно было успешно работать в течение квартала. Здесь важна конкретность. Вместо «Завершите загрузку тренинга» давайте конкретные указания, например: «Рэйчел завершает работу над контентом к концу дня понедельника, одобряет дизайн Катрины к четвергу и загружает окончательную версию в систему управления обучением (LMS) в пятницу».
● Подведение итогов. Под конец совещания обсудите вопросы, которые не были включены в повестку дня или не касаются OKR (такие как предстоящий отпуск или личностное развитие, например дополнительное обучение). Воспользуйтесь возможностью сделать несколько записей о том, как прошла встреча.
Глава 21Часто задаваемые вопросы о проверках прогресса OKR
Что должна содержать проверка прогресса OKR?
Обновленные данные по каждому ключевому результату и ключевой инициативе, а также краткий комментарий, добавляющий к количественным данным качественный контекст. Например: «Наш продукт был упомянут почти в 50 % всех опубликованных в прессе статей о нашей отрасли благодаря мероприятию, проведенному компанией. Наш целевой показатель в 110 статей был перекрыт в 2 раза, что станет новой точкой отсчета для широкомасштабной работы со СМИ».
Как проводить совещания, посвященные проверкам прогресса OKR?
Все такие проверки должны быть произведены до начала самого собрания, это обязательное требование. Обсуждать стоит в первую очередь «отстающие» OKR и те, что находятся в зоне риска; упростить обсуждение поможет информационная панель с виджетом списка OKR, который помогает отфильтровать только эти статусы.