Для начала разберемся, какую функцию выполняет руководитель-инициатор.
Роль руководителя-инициатора во внедрении OKR
Роль инициатора как лидера организации состоит в оказании всесторонней помощи, с тем чтобы OKR были интегрированы в ДНК организации.
Участие высшего руководства в процессе OKR обязательно. Основатели и генеральные директора должны сделать успешное внедрение OKR приоритетом и регулярно информировать об этом всю организацию. В крупных организациях в качестве «первичных ячеек» внедрения OKR могут выступать большие группы или подразделения.
Четыре ключа к успеху OKR для руководителя-инициатора:
1. Разъяснять важность OKR.
Инициатор должен донести важность OKR до своей организации, помочь всем понять, почему OKR необходимы для успеха и как они соотносятся с текущей культурой компании. Это включает следующие действия:
● Запустить обсуждение на уровне руководства и во всей компании, не скрывая свой энтузиазм по поводу OKR.
● С предельной ясностью донести до каждого сотрудника, зачем внедряются OKR и какую приносят пользу.
● Закрепить центральную роль OKR в жизни организации, упоминая их каждый раз при коммуникации с коллективом, включая письменные сообщения и презентации.
2. Сотрудничать с руководящей командой при планировании OKR.
Первым делом сформулируйте три–пять главных целей компании на год. Руководителю-инициатору следует начинать с конечной цели, чтобы сосредоточенность всей компании на миссии и перспективе оказалась неразрывно связана с процессом OKR. Что понимает компания под успехом в этом году? На чем необходимо сосредоточить внимание каждому подразделению, отделу или команде, чтобы этот успех стал реальностью? Как каждая цель на уровне отдела связана с общей миссией и стратегией?
Достигнув ясности в этих вопросах, инициатор вместе с руководящей командой разрабатывает три–пять главных целей компании на год.
Теперь пора определить квартальные цели компании. Определив три–пять главных целей компании на год, инициатор и руководство приступают к разработке квартальных целей.
Эти цели должны быть согласованы с годовыми и указывать всем командам, какой работе необходимо уделять приоритетное внимание.
3. Активно участвовать в согласовании работы компании с помощью OKR.
Руководитель-инициатор отвечает за то, чтобы OKR органично вошли в бизнес-ритм компании. В его обязанности входит:
● Публично и регулярно предоставлять организации информацию об OKR, включая доклады об успехах в достижении целей на собраниях руководства и всей компании.
● Постановка вопроса об OKR в центр повестки всех совещаний руководящей команды и презентационных панелей.
● Обеспечение регулярного обучения сотрудников в сфере OKR.
● Частые запросы и оценка обратной связи о процессе OKR и немедленное решение обнаруженных проблем.
Эта деятельность не только существенно способствует здоровью программы OKR, но и оздоровляет всю организацию по мере того, как та проходит этапы созревания в сфере OKR.
4. Терпеливо поддерживать коллектив.
Если ваша команда – новичок в работе с OKR, в период внедрения ее ждут неизбежные взлеты и падения, связанные с переменами. Лучшее, что вы можете сделать, чтобы добиться успеха в OKR, – это поддержать команду и помочь ей преодолеть период трансформации. Перемены, вероятно, займут несколько циклов, но OKR обеспечат значительные долгосрочные преимущества.
Как руководитель-инициатор вы выступаете главным источником информации о проблемах и препятствиях, с которыми сталкивается руководящая команда и даже более широкий круг сотрудников (здесь ваш посредник – OKR-чемпион).
Это означает:
● Давать сотрудникам возможность концентрироваться на меньшем количестве дел, при этом избегая соблазна требовать от членов команды работы, не связанной с общекорпоративными OKR.
● Установить регулярное время для сверки с OKR-чемпионом позиции по обратной связи от широкого круга сотрудников – и принимать меры на основе их отзывов.
● Создавать и укреплять культуру установки на рост, а не сохранения статус-кво, а также разъяснять, что достижение 70 % показателей OKR – это очень хорошо, если цели были достаточно амбициозными.
Руководитель-инициатор также должен уметь задавать сложные вопросы, стимулируя дискуссии, необходимые, чтобы бизнес продвигался вперед.
Инициатор должен использовать OKR по назначению: для того чтобы все, от высшего руководства до руководителей команд и отдельных сотрудников, были заняты значимой работой. Для этого необходимо ставить непростые вопросы и инициировать обсуждение проблем, которые раньше, возможно, казались «неудобными». Эти вопросы могут быть следующими:
● «С какими OKR это согласуется?» – когда речь идет о внедрении новых проектов или инициатив или даже обсуждаются вопросы обеспечения ресурсами и найма персонала.
● «С каких задач мы снимем приоритетность, чтобы соответствовать этим новым OKR?» – чтобы дать понять другим руководителям, что компания стремится к постоянной концентрации, для чего и предназначена система OKR.
● «Почему мы не справляемся с этими OKR лучше?» – чтобы в безопасной атмосфере прийти к ясности и повысить ответственность руководства и организации в целом.
OKR-чемпион облегчает процесс следования OKR и способствует их внедрению либо во всей организации, либо в рамках своего отдела как части более широкой, кросс-функциональной группы OKR-чемпионов. В его обязанности входит много важных задач. В крупных организациях может существовать специфическая субкультура OKR-чемпионов – людей, чья подкованность в этой сфере превышает среднестатистическую. Ее наличие способствует органичному расширению знаний о методике и росту энтузиазма. В небольших организациях это может быть один человек, который руководит всем процессом. В любом случае это самая важная роль в процессе OKR. Без лидера, который двигает людей вперед и поддерживает правильный ритм и темп, любой преобразующий процесс обречен на провал.
Четыре ключа к успеху OKR-чемпиона:
1. Быть центром коммуникации обо всем, что связано с OKR.
OKR-чемпионы обеспечивают прозрачность и прогресс на всех уровнях, разъясняя, насколько ценно для всех понимать направление и работу друг друга, независимо от уровня или роли.
OKR-чемпионы создают условия для открытого общения и постоянной обратной связи между командами, менеджерами и руководством. Они также готовы помочь устранить препятствия и другие непредвиденные проблемы, с которыми может столкнуться команда.
2. Устанавливать организационные ожидания в отношении OKR.
Еще одна важная обязанность OKR-чемпиона – установить ожидания в отношении всей программы OKR, включая планирование, проверки прогресса, проверочные циклы, темпы и сроки. OKR-чемпионы руководят следующим процессом:
Все это должно быть ясно как руководителям, так и рядовым сотрудникам и стать частью общего рабочего процесса и представления о происходящем. Недостаточно просто разослать электронное письмо в начале квартала. Это постоянно работающий маховик, повышающий важность еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных совещаний.
Сюда входят и регулярные встречи с руководителем-инициатором для того, чтобы обменяться обратной связью и порекомендовать необходимые изменения или новые формы коммуникации в зависимости от того, как продвигается внедрение OKR.
3. Создавать возможности для обучения и повышать ответственность команд.
OKR-чемпион также поощряет целеустремленность и поддерживает в командах (любого уровня) ответственность за исполняемую ими роль. Он неустанно подчеркивает, насколько важна согласованность OKR и выполнение соответствующей им работы. Он также проактивно разъясняет команде соотнесенность работы, которую выполняет каждый сотрудник, с OKR более высоких уровней. Помните, что OKR – это неотъемлемая стратегическая функция, а не ненужная надстройка ради увеличения объема работы.
4. Праздновать победы в процессе OKR.
OKR-чемпионы не должны экономить на празднованиях. Отмечайте прогресс и инновации, рожденные в процессе OKR. Поощряя динамику и инновации, команда будет больше вкладываться в процесс, что придаст ему еще больший импульс. Обязательно документируйте эти празднования, чтобы при необходимости можно было на них сослаться.
OKR-чемпион – это суперпользователь, который понимает все тонкости OKR и может способствовать их оптимальному внедрению в компании. OKR-чемпионы помогают в успешном внедрении и использовании OKR внутри компании. Обычно в компании имеется несколько ответственных, в зависимости от ее размера. Как правило, они из разных подразделений организации и стараются лучше увязать OKR со своими сферами деятельности.
Менеджер команды заботится о том, чтобы члены команды четко разбирались в своих OKR и понимали, какую работу им необходимо выполнить, чтобы добиться наибольшего эффекта. Менеджер команды играет важную роль в должной реализации методологии и предназначения OKR.
Управляя процессом OKR в своем коллективе, менеджер команды берет на себя роль наставника, защитника и амбассадора: он управляет командой с упором на результаты и, помогая сотрудникам достигать целей, устраняет препятствия, чтобы команда не теряла концентрации на целях. Кроме того, он проактивно управляет рисками.
Четыре ключа к успеху OKR для менеджера команды:
1. Планировать командные тренинги и принимать в них участие.
OKR меняют стиль работы команды, смещая акцент с действий (полезной работы) на влияние (отдачу). Чтобы ускорить внедрение OKR, команде потребуется немного поучиться. Вместе с OKR-чемпионом старайтесь, чтобы обучение давалось команде легко.