Рубеж 4. Обучение OKR и наделение полномочиями (запуск OKR для команды чемпионов)
Чем ближе вы к внедрению OKR в масштабах всей организации, тем важнее обучение и наделение полномочиями.
Именно здесь OKR-чемпион берет бразды правления в свои руки: его задача – обеспечить, чтобы каждый знал свою роль, ориентировался в контексте и методологии и даже испытывал некоторый азарт по поводу происходящего. Чемпион должен содействовать обучению сотрудников всех уровней, выявляя заинтересованных лиц и конкретные потребности.
Поскольку информация, которую необходимо донести, и уровень вовлеченности будут разными у разных типов сотрудников, тренинги лучше всего разбить по группам:
● Руководство компании и OKR-чемпионы.
● Менеджеры и руководители отделов.
● Все сотрудники.
● Географические и логистические группы (если применимо).
Для работы с этими группами вам нужно будет сделать следующее:
1. Обсудить принятые в организации методы целеполагания и их отличие от OKR.
2. Разработать план коучинга и обучения для всех участников.
3. Составить расписание наставничества и тренингов.
Рубеж 5. Согласование и доработка OKR (запуск OKR для всех сотрудников)
Пятый рубеж – согласование и доработка OKR всеми сотрудниками компании. Это очень важный шаг, потому что, если к нему подойти спустя рукава, большинство сотрудников будет рассматривать OKR как «очередную нагрузку». Впрочем, всегда найдется кучка недовольных, которые «просто не понимают, зачем это надо». Будьте готовы к подобным заявлениям и не обманывайте себя по поводу возможной реакции. При этом настройтесь на успех, которого вы можете достичь, если создадите правильную структуру, добавляющую ценности каждому сотруднику.
Смысл этого рубежа в каскадировании целей на уровень рядовых сотрудников. Процесс выглядит примерно так (сроки, совещания и процедуры добавляйте по своему усмотрению):
● OKR высокого уровня передаются вниз подразделениям, руководителям команд, менеджерам и, наконец, отдельным сотрудникам.
● Члены команд усваивают информацию и на ее основе составляют индивидуальные OKR.
● Менеджеры оценивают и повторяют OKR вместе с членами своей команды.
● OKR пересматриваются и дорабатываются, чтобы обеспечить согласованность на всех уровнях организации.
Начиная с этого момента необходимо, чтобы по всей компании осуществлялось сотрудничество между руководителями команд и любыми заинтересованными лицами, так как для итераций, уточнения и окончательной доработки OKR на уровне всей компании потребуется обратная связь.
Рубеж 6. Внедрение OKR и план действий
Рубеж 6 знаменует ввод в действие программы OKR, в том числе установление постоянного ритма.
● Определите и запланируйте периодичность проверок в масштабах всей компании.
● Четко сообщайте о темпах и устанавливайте ожидания.
● Начните исполнение OKR.
По мере внедрения OKR создавайте как можно больше точек соприкосновения, включая собрания и анонимные форумы, чтобы получать обратную связь от всех участников процесса. Регулярно обдумывайте, чему вы научились и как использовать обратную связь, чтобы сотрудники поняли, что это итеративный процесс, в котором они играют ключевую роль, независимо от того, являются ли они руководителями компании, менеджерами команд или рядовыми сотрудниками.
В главе 9 я рассказал об интерактивной сессии по составлению выдающихся OKR. Шаг 4 – воспользоваться этими рекомендациями.
Компании часто совершают одну и ту ошибку: перейдя на OKR, не могут установить ритм проверок прогресса, благодаря которому OKR входят в плоть и кровь организации. Подобно тому, как оркестру нужен дирижер, который руководит им во время выступления, организации необходим ритм, способствующий постановке целей.
Без соблюдения этого ритма трудно добиться соблюдения OKR. А если OKR не будут соблюдаться, вы не сможете воспользоваться их преимуществами и у вас будет меньше шансов достичь целей.
Если вы хотите, чтобы программа OKR шла успешно, пора подумать о том, как на протяжении всего цикла планирования поддерживать организацию в правильном русле. От ежедневных проверок прогресса до ежеквартальных обзоров и подведения итогов в конце цикла, все эти рубежи образуют ритм OKR. Будучи полностью интегрированными в программу OKR, эти элементы станут основой и стимулом к тому, чтобы методика работала должным образом.
Упражнение для мозгового штурма: оцените свой текущий ритм
Прежде чем начать вырабатывать новый ритм OKR, рассмотрите тот, что уже существует в вашей организации. Возможно, у вас уже есть система для отслеживания прогресса в достижении целей.
● Какие регулярные меры вы принимаете в первую очередь, чтобы организация работала согласованно и расширяла свои возможности?
● Действенны ли эти меры?
● Можно ли их усовершенствовать?
● Есть ли другие действия, которые можно было бы добавить в схему 3C (создание, слежение, свершение)?
С программой OKR в действии вам, вероятно, потребуется установить более регулярный и частый ритм проверок и оценок, чем тот, в котором вы работаете сегодня. Но и в ваших текущих процессах могут содержаться элементы, на которые можно опереться. Не пожалейте времени, чтобы оценить, какие преимущества имеются в вашем текущем ритме работы и как распространить их на программу OKR.
ПОДСКАЗКА. Большинство организаций предпочитает устанавливать для OKR ежеквартальный ритм, но период можно увеличить или уменьшить в соответствии с нуждами компании.
Попробуем наглядно показать примерный рабочий ритм программы OKR.
Если вы работаете на квартальной основе (как большинство организаций), расписание будет выглядеть примерно так:
Обратите внимание, что в этой ритмической схеме присутствуют все 3С. Я разберу их по порядку, чтобы вам легче было придерживаться этого ритма.
Этап 1. Создание
Неделя 1 и ранее: вы составляете OKR.
Вот ключевые рубежи на этом этапе.
Рубеж 1 (за семь дней до начала недели 1). Подготовка и обнародование OKR компании. За семь дней до начала нового квартала вы встречаетесь с управленческой командой, чтобы подготовить OKR, обдумать их и расставить приоритеты. Чтобы сузить потенциальный список до трех–пяти целей, задайте следующие вопросы:
● Что нам лучше всего удавалось в предыдущем квартале? Почему?
● Что мы можем улучшить? Как?
● На чем нужно сосредоточиться в дальнейшем? Почему?
● Будут ли эти цели работать на нашу перспективу? Соответствуют ли они нашей миссии и ценностям?
Рубеж 2 (за пять дней до начала недели 1). Встречи для составления и доработки OKR для команд и отделов. Как только будут составлены OKR для всей компании, ознакомьте с ними руководителей отделов и команд. Помните, что OKR каскадируются сверху вниз, чтобы обеспечить согласованность. Таким образом, крайне важно, чтобы у всех сотрудников был свободный доступ к OKR компании.
Рубеж 3 (неделя 1). Окончательная доработка OKR и их загрузка в программное обеспечение. К концу недели 1 все руководители и команды должны доработать свои OKR и загрузить в программный инструмент OKR.
Переходим к этапу слежения.
Этап 2. Мониторинг
Рубеж 1. Встройте частые проверки прогресса в текущий ритм. Частые проверки прогресса помогают руководству быть в курсе процесса достижения целей. Не забывают ли лидеры отслеживать OKR, чтобы достичь их в срок? Нет ли на их пути препятствий или непредвиденных обстоятельств, которые требуют изменения плана? Попробуйте предложить некоторые из этих вопросов руководителям как ориентир для обсуждения на первом совещании; также побуждайте их использовать для проведения совещаний информационные панели.
Встречи для оценки повышают целенаправленность, ответственность, самостоятельность и прозрачность во всей организации. Без этих встреч вы рискуете упустить из виду свои цели и работать вразнобой, не видя общей картины.
Но если тщательно отслеживать прогресс и добросовестно вести процесс обучения и совершенствования, встречи для оценки со временем приведут к повышению согласованности, укреплению организационной культуры и повышению производительности.
Оценка OKR может принимать разные формы и масштабы: от утренних проверок прогресса до еженедельных собраний команды и ежеквартальных бизнес-обзоров.
Я рекомендую включить обзоры OKR и проверки прогресса в повестку совещаний, которые уже стоят в графике, чтобы не тратить лишнего времени на заседания. При этом необходимо обращать на прогресс OKR особое внимание.
Вот четыре вида совещаний, в которые вы можете включить вопрос об OKR, и один новый вид, которым я рекомендую воспользоваться:
1. Еженедельные внутренние совещания руководства (на уровне руководителей компании, отделов и команд)
Включите проверки прогресса и напоминания по соответствующим OKR в еженедельные собрания руководителей компании, отделов и команд.
Сверка хода работ во всех отделах укрепит центральную роль OKR как стимула к работе, выполняемой ради достижения целей компании.
Включение вопроса об OKR в повестку дня собраний менеджеров команд поможет устранить разрозненность: если возникнут проблемы, их можно будет решать более эффективно.
Собрание в конце квартала используйте, чтобы обсудить, что пошло не так, что было сделано правильно и каковы планы на следующий квартал.
2. Собрания в масштабах всей компании
Руководителям компаний следует включать вопрос OKR в свои регулярные совещания и общие собрания в рамках обсуждения важных новшеств или проблем. Состояние компании должно определяться тем, на каком этапе находится ее продвижение к OKR. Это также прекрасная возможность для сотрудников принять участие в дискуссии, задавая вопросы и внося предложения.