Л – посещение родственников в Брайтоне в июне
Л – поиски квартиры (определиться с районом к 1 февраля)
Делить списки можно и другими способами. Один из наших эффективных ниндзя Мэтью использует для деления списка проектов аббревиатуру ABCDE:
A = Acquire(Приобретение)
B = Broker(Брокер)
C = Contract(Контракт)
D = Deliver(Исполнение)
E = Extract Payment(Оплата)
Этот метод прекрасно отражает процесс ведения бизнеса. Чем бы вы ни занимались, вашу работу можно расписать по этим категориям. Например, у меня «А» подразумевает поиск и приобретение новых клиентов. Для этого необходима реклама, общение, выход в сеть, проведение мероприятий, конференций и т. п. «В» обозначает процесс обсуждения сделки с потенциальным клиентом и подведения его к следующему этапу. «С» – подписание контракта и окончательное завершение сделки. «D» – это исполнение своих обязательств, перечисленных в контракте. И, наконец, «Е» – отсылка счетов и получение заработанных средств в банке. Это прекрасный способ группирования проектов. Возможно, он вам пригодится, а может быть, вы найдете что-то лучшее.
Для начала возьмите свою служебную инструкцию (если таковая есть) и просмотрите заголовки разделов. Вы наверняка считаете свою роль гораздо более глубокой, чем написано в инструкции. И все же она – отличная отправная точка. А дальше можете ее адаптировать, редактировать и расширять по своему усмотрению.
Список проектов вы создаете для того, чтобы каждую неделю посвящать несколько минут обязательным размышлениям о будущих делах. Эти размышления обеспечат вам полную ясность. Большинство из тех, с кем я работал, имели общий командный список дел, в котором были обозначены некоторые их обязанности, но остальные проекты оставались совершенно неструктурированными. В их списках числились и пятиминутные действия, и проекты, работа над которыми занимала примерно месяцев пять.
Обилие проектов требует длительных размышлений – иногда гораздо быстрее просто выполнить какие-то действия! Ведь выполняем мы на деле не проекты, а действия!
Отделите проекты от действий, размышление от действия. Да, к этому нужно привыкать. Но как только это станет для вас привычным, вам будет легко составлять подобные списки. Вы поймете, что они чрезвычайно полезны. Полный список проектов способствует мышлению в режиме «управляющий». А приступив к действиям, мы больше не тратим время на обдумывание общей ситуации.
Самый большой, самый важный, самый быстро меняющийся и самый часто используемый список – это основной список действий. Он похож на те списки дел, которые вы составляли интуитивно и о которых читали в старых книгах по тайм-менеджменту. Однако есть и существенные различия.
1. Это практический список действий. В нем содержатся все действия, которые вы выполняете в настоящий момент по каждому проекту. Знаете, почему в нем не расписаны действия на месяцы вперед? Потому что ситуация меняется.
2. Очень просто разбить основной список действий на множество подкатегорий, чтобы вы могли быстро получить только самую необходимую информацию и так же молниеносно принять решение.
3. Основной список действий предназначен для того, чтобы вы с первого взгляда понимали, что должны делать в период проактивного внимания, а что можно выполнить позже, когда ваш мозг будет ни на что не способен, а внимание перейдет в инертное состояние. Список поможет вам управлять своими действиями, где бы вы ни находились: в офисе, дома, на улице и т. п. С его помощью вы можете отследить все действия, в которых есть элемент сотрудничества, или пункты повестки дня предстоящего совещания.
4. Вам нужно решить, какими будут подкатегории вашего списка, и создать из них максимально эффективную систему. Ваш основной список действий может быть сложным или простым, он может отражать ваши должностные дела или дела в разных сферах жизни – как вам удобно.
В 70-е, 80-е и 90-е годы на курсах по тайм-менеджменту слушателям частенько дарили очень элегантные ежедневники, порой даже в кожаных переплетах. Такие ежедневники почитали идеальным средством для планирования рабочего времени, и ваша задача заключалась в том, чтобы втиснуть свою работу в этот идеальный ежедневник. Многим такая система казалась чересчур сложной или вообще неподходящей. Наша система – и особенно Основной список действий – отражает взаимодействие между внутренним «начальником» (условно говоря – мозгом) и «работником» (руками). Правильно составленный основной список дел должен быть для вас абсолютно комфортен. Не надо бороться с собой и принуждать себя к чему-либо. Хороший Основной список будет способствовать состоянию деятельной игривости, полноты момента и обеспечит приятное ощущение контроля ситуации, к которому мы стремимся.
5. Это список Мастера действий, и он целиком ориентирован на реальные шаги. Составляйте его в таких выражениях, которые стимулируют действие, а не подталкивают к новым размышлениям.
Каждое действие должно описывать именно то, что следует сделать дальше. Это очень просто, но люди склонны увлекаться расплывчатыми представлениями о результатах, а не выполнять то, что от них требуется. Устраните любую неопределенность. Ваш внутренний «работник» должен точно знать, как нужно укладывать вишенки на пирожные: никаких размышлений, никакой неопределенности – только дзен-спокойствие, основанное на готовности и безжалостности.
Необходимо абсолютно ясно представлять, что должен включать ваш основной список действий (и еще важнее понимать, чего там не должно быть). Очень важно правильно подобрать слова. Представьте каждое принимаемое решение в виде беседы между внутренним «управляющим» и внутренним «исполнителем». Позвольте «исполнителю» кричать на «управляющего»: «Нужно говорить конкретнее! Что именно вы от меня хотите?! Что именно я должен сделать?!» Пока вы не представите себе всю картину, действия не получится. Основной список должен включать все то, что вы выполните, когда у вас будет время.
Если вы не уверены, достаточно ли детально описали свое действие, подумайте о том, есть ли в вашем описании глагол, объект и субъект. Наличие всех трех элементов гарантирует устранение неопределенности и повышение эффективности. Потратьте несколько секунд на то, чтобы заставить себя быть предельно ясным.
В основном списке не место делам, которые либо вообще не относятся к разряду конкретных действий (потому что вы еще не сумели правильно их определить), либо не могут быть выполнены в ближайшее время, поскольку зависят от действий других. Например, если я организую конференцию, то должен обзвонить шесть известных мне залов и спросить, свободны ли они в нужное для меня время. Одновременно мне надо набросать черновик программы или маркетинговый план. Однако пока я не определюсь с площадкой, рассылать приглашения нельзя. В такой ситуации следует воздержаться от включения рассылки приглашений в основной список действий. Помните, что наша задача – устранить необходимость размышлений в процессе действий. Размышления быстро создают неопределенность и снижают эффективность.
Когда у вас есть мысленная картина того, что нужно сделать, вам гораздо проще подобрать верные слова для основного списка действий. Фраза «Позвонить Вирджинии, чтобы поговорить о программе» – это конкретное действие! Да, описание может показаться вам слишком детализированным – многие участники наших семинаров считают такой подход чересчур педантичным и раздражающим. Но эта привычка ведет к ясности. Если вы будете составлять основной список действий в таких выражениях, ваше мышление прояснится, а это неизбежно приведет к повышению энергии и работоспособности.
Начиная выбирать действия для включения в основной список, подумайте о его структуре с тем, чтобы он стал для вас максимально полезным. Вот три основных структурных элемента. Я расположил их по значимости. Возглавляет список самый важный элемент – МЕСТА.
Места
Это основа любого списка действий. Где вы должны находиться, чтобы выполнить данное действие? Для многих ответ очевиден: в офисе. Именно там и проходит их работа. Большая часть моего списка тоже относится к категории «Офис», но у меня есть и другие места:
Дом
Работа дома, домашние дела, личные дела.
Прогулки и дорога
Поскольку мне приходится проводить семинары, я часто оказываюсь в чужих городах и мне нужно убить время до вечерней электрички, на которой я возвращаюсь домой. Таким образом, этот список бывает для меня хорошим подспорьем, ведь я всегда могу найти книжный магазин, магазин канцелярских товаров и то, что мне требуется.
Онлайн-банкинг
Да, такая работа ведется в офисе, но вход в систему настолько сложен, что его можно сравнить со взломом Форт-Нокса. Поэтому, когда я оказываюсь в системе, то стараюсь сразу выполнить все связанные с банком дела и очистить свой список.
Звонки, размышления/решения
Это вряд ли можно считать «местом», но сюда я включаю действия, которые могут быть выполнены где угодно – вне офиса или по дороге. Я могу принимать решения и делать телефонные звонки в любом месте.
Другой офис
Если вы работаете в нескольких офисах, то и дела можно разделить. Это особенно важно для действий, требующих особого программного обеспечения или документов, которые находятся только в каком-то конкретном месте.