Другая работа
Сегодня многие работают как фрилансеры, с частичной занятостью в разных местах. Никогда не знаешь, что и когда потребует твоего внимания. Начав писать отчет, который нужно сдать в понедельник, вы можете придумать что-то полезное для четвергового совещания на другой работе. В такой ситуации очень важно следить за всеми сферами ответственности, чтобы не снижать эффективность ни в одной из них.
Даже если 95 % ваших действий попало в категорию «Офис», 5 % в других разделах тоже будут вам очень полезны. Имея под рукой список, разделенный по местам осуществления действий, вы сможете принять наилучшие решения в нужный момент.
Внимание
Вот здесь проявляется настоящий ниндзя! Еще один способ разбиения и категоризации своих списков – по уровню внимания, требуемому для выполнения определенных действий:
Офис – проактивное внимание
Офис – активное внимание
Офис – инертное внимание
Разбив список на три категории, вы сможете по максимуму использовать собственное внимание, ставя самые трудные задачи на проактивный период. Возможно, подобная детализация покажется вам утомительной, но не стоит огорчаться. Я обычно начинаю с заполнения раздела «Офис – активное внимание», а затем переношу некоторые действия в раздел «Офис – инертное внимание», а другие – в «Офис – проактивное внимание». Если вы используете программное обеспечение управления задачами, то можете сделать это дополнительной категорией или тегом. (Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже.)
Если вы в хорошей форме, то ваш основной список действий будет постоянно увеличиваться и сжиматься – некоторые пункты исчезают, но появляются другие. Поступает информация, которая приводит к новым действиям, попадающим в список. Следите за тем, какие части системы работают эффективно, а какие нет. В режиме обзора и анализа уделите этому моменту особое внимание. Возможно, нужно создать новую подкатегорию, а какую-то удалить? Это совершенно нормально. Обновляйте свою систему, чтобы она соответствовала нашему стремительно меняющемуся миру и точно отражала ваши приоритеты, обязательства, саму вашу жизнь.
Простой список действий может включать разделы «офис», «дом» и те места, которые вы посещаете между домом и работой. Для многих вполне достаточно этой одной категории – «Места». Если три вспомогательных списка не заполнены десятками действий, вы сможете с легкостью отследить все свои обязательства.
Глядя на эту таблицу, подумайте о том, как структурировать ваш собственный основной список действий. Мы вернемся к этому в упражнении в конце главы.
Средний основной список действий может выглядеть примерно так. Мы снова делим его по «местам» (офис, дом, другие места). Но если вам нужно завершить в офисе более десятка дел, то, возможно, их стоит сгруппировать по требуемому уровню внимания (проактивное, активное, инертное). Мы добавили также два вложенных списка, куда включили дела, которые можно выполнить где угодно: «Размышления/решения» и «Звонки». Это обеспечило нам гибкость и позволило более конкретно указать, как и где лучше всего выполнить определенные действия.
Перед вами пример более сложного основного списка действий. Он включает работу в разных местах, совместную работу с персоналом и помощниками и в целом значительный объем работы. Использовать именно эти категории вовсе не обязательно. И пока не думайте о том, в каком виде лучше всего хранить свои списки («На бумаге?! В приложении к iPhone?! Я всю голову сломал!»). Не паникуйте, мы с вами об этом еще поговорим. А для начала просто начните любоваться тем, как работает второй мозг. Не забывайте: наша основная цель – ясность и дзен-спокойствие. Зная, что второй мозг все держит в памяти, вы можете не загружать этим собственный мозг!
Когда вы сведете в список все свои проекты и действия, то будет полезно в начале каждого дня составлять план. Ежедневный список дел – важная часть этого плана. Чашка кофе, удобное офисное кресло и список «Что нужно сделать сегодня» – это ритуал, знакомый многим офисным работникам. Однако большинство таких списков оказываются неработоспособны: люди пытаются спланировать день по памяти или по клочкам бумаги, оставленным на столе перед уходом. У них просто нет второго мозга, то есть продуманного основного списка действий. В результате они пытаются припомнить два-три самых срочных дела, а остальную часть списка заполняют тем, что просто пришло им в голову.
Это большая ошибка. Работая без поддержки основного списка дел, мы чаще всего сосредоточиваемся на срочных и кричащих делах, а не на важных и тонких.
Ниндзя поступает иначе. В начале дня он просматривает основной список действий, и это помогает принимать более ясные и разумные решения относительно того, как распределить ограниченное рабочее время и еще более ограниченный ресурс внимания.
Ежедневный список дел обеспечивает сосредоточенный отбор. Представьте, что основной список действий – это гардероб, где висит вся ваша одежда, тогда ежедневный список – это та одежда, которую вы наденете сегодня.
Обычно я составляю ежедневный список дел на бумажках Post-It. Да, конечно, в течение дня я периодически возвращаюсь к основному списку действий, но простые стикеры помогают сосредоточиться на малом числе дел и держат меня в тонусе. Если вы не любите эти небольшие бумажки для записей, можете просто выделять определенные пункты основного списка действий маркером или иным способом. Когда основной список действий представлен в электронном виде (например, приложение для iPhone или Outlook), то для создания ежедневного списка дел достаточно просто пометить нужные пункты «высоким приоритетом» или пометкой «сделать сегодня», и тогда на экране будут появляться только они. Поступайте так в начале каждого рабочего дня. Это повысит вашу сосредоточенность и поможет устоять перед массой отвлекающих факторов, которые то и дело встречаются на пути!
Однако ежедневный список дел – оружие обоюдоострое. Он требует концентрации, но в то же время возникает опасность того, что психологи называют «заблуждениями планирования». В начале дня, когда вы бодры и полны сил, очень легко переоценить свои возможности и включить в ежедневный список дел слишком много пунктов, не понимая, сколько времени потребуется на выполнение каждого, не учитывая изменение уровня внимания, а также забыв о поступлении новой информации в течение рабочего дня. Очень легко составить утром великолепный план и со всей энергией приступить к его исполнению, а потом в 11 утра забыть обо всем из-за звонка из бухгалтерии, которой потребовался новый отчет в необычной форме, или из-за неожиданного поручения непосредственного начальника. В такой ситуации вряд ли удастся к 17 часам завершить все намеченное, поскольку в вашем плане не оказалось никакой возможности для маневра.
Если неожиданность произошла часов в 11, то весь дальнейший день может быть разрушен. Любой взгляд на ежедневный список дел не повысит вашу концентрацию, а лишь напомнит о том, что вы потерпели неудачу, поэтому к обеду или другому моменту рабочего дня список стоит пересмотреть. Эффективность определяется вовсе не строгим следованием заранее разработанному плану. Список дел не должен превращаться в источник стресса! Поменяйте правила – и одержите победу.
Дайте мне торжественное обещание! Никогда, никогда не забывайте о том, что вы – не супергерой. Вы – ниндзя. Вы – человек. И должны понимать, что мир меняется. Но вы подготовлены к этим переменам, умеете принимать разумные решения, владеете новой информацией и осознаете ее потенциальное влияние, вы работаете самым эффективным образом и при любой возможности подвижны и легки как истинный ниндзя… И знаете, что? Именно так и следует жить!
Список «ожидание»: секретное оружие ниндзя
Да-да, я знаю, я говорил о трех списках. Но есть и четвертый – очень небольшой. Вы уже научились доверять своему второму мозгу, который эффективно управляет вашими действиями. Проблема… ну, скажем, во всех других. Вы изо всех сил стараетесь выполнить все намеченное, но точно знаете, что половина ваших коллег сидят в Facebook, сплетничают на кухне и ведут себя отнюдь не так, как следует уважающему себя ниндзя.
Список «Ожидание» – это хитроумная уловка, средство, которое помогает ниндзя бороться с осложнениями, создаваемыми другими людьми и их неэффективностью. Идея очень проста: составьте список тех своих дел, которые зависят от действий других людей. Это позволит вам отследить все на этапе обзора и анализа и добиться исполнения обязательств. Для того же предназначена папка @Waiting в вашей электронной почте. В моем списке «Ожидание» отражены:
• Запросы о продажах («Джон сказал, что вернется ко второй неделе января»).
• Необычные платежи («Мы ждем от клиента Х заявления о возмещении расходов»).
• Личные дела («Я жду билетов на Уимблдон – их рассылают в начале мая»).
Список «Ожидание» можно хранить вместе с основным списком дел и списком проектов. Он не требует частого обращения, но позже мы с вами обсудим пару процедур, которые послужат напоминанием для его эффективной проверки.
Иногда в голову приходят идеи, которые кажутся весьма полезными, но по каким-то причинам они не вписываются в существующую систему приоритетов, то же относится и к полученным советам. Однако эти идеи и рекомендации могут пригодиться для будущих проектов. Возможно, это будет и не так, и когда-нибудь их придется удалить, но пока что терять их не хочется. И тут вам на помощь приходит мой «Парк хороших идей». В нем обычно находится около сотни идей: здесь и новое программное обеспечение, которое стоило бы испытать, и места, которые хорошо было бы посетить, и идеи по маркетингу и развитию бизнеса, и предложения для блогов и статей, и пара идей для благотворительных фондов и так далее и тому подобн