Настало время потрудиться. И тут истинный ниндзя может проявить себя в полную силу. Вот три этапа, через которые нужно пройти, желательно в той же последовательности.
1. Каким должно быть следующее практическое действие?
Добавьте действие в основной список, отталкиваясь от категорий, о которых мы уже говорили (Места, Внимание, Люди). Если выполнение действия занимает менее двух минут, просто сделайте это, не тратя времени на включение его в основной список!
2. Связано ли действие с крупным проектом?
После включения действия в основной список возникает второй вопрос. Нужно проверить, не связано ли оно с проектом, которого еще нет в списке. Создание проекта позволит вам следить за всеми последующими действиями, которые будут возникать в ходе его осуществления. К этому списку мы будем регулярно возвращаться на этапе обзора и анализа. Не забудьте дать проекту название и определить критерии его завершения.
3. Установлен ли дедлайн, который нужно зафиксировать в календаре?
Это последний вопрос. Если вы работаете с Outlook или другой программой, то воспользуйтесь функцией «All Day Appointments» (Встречи на целый день). Тогда подобные сроки будут размещаться в верхней части графика на конкретный день. Кроме того, я использую красный цвет, чтобы отделить их от других действий. Если срок обозначен не датой, а фразой «на этой неделе», я обычно отмечаю воскресенье наступающей недели. Поскольку по воскресеньям я никогда не пользуюсь календарем Outlook, то этот день идеально подходит для записи всего того, что следует обдумать и спланировать в следующем недельном списке. Хочу сразу предупредить: самостоятельно устанавливать сроки для самих себя бесполезно – в глубине души мы знаем, что за нарушение таких сроков нам ничего не будет.
Где же все это находится? Где я должен работать со своими списками?
В этой главе мы с вами говорили о вашем втором мозге и ряде списков:
• Ежедневный список дел
• Основной список действий
• Список проектов
• Список «Ожидание»
• Парк хороших идей
Где же должен находиться ваш второй мозг? Где следует вести эти списки? Может быть, на дверце холодильника? В ящике стола? Или в папке? В блокноте? В компьютерной программе? Возможности кажутся бесконечными, но ответ очень прост. Храните их, где хотите! Главное, чтобы вам было удобно. Нередко участники семинаров видят, как другие пользуются приложениями для смартфонов, iPad и другими устройствами, и тогда они начинают терзаться чувством вины, что ведут свои списки в обычных блокнотах. Им хочется найти более современный способ. Хотя мне нравится вести списки в электронном виде, очень многое я фиксирую на бумаге.
1. Функциональность
Как минимум вы должны обратить внимание на следующее:
• Как добавлять проекты (эта функция обычно называется «списки» – lists).
• Как создавать вложенные категории для основного списка действий (эти функции обычно называются «метки» или «теги» – contexts или tags). В приложениях, как правило, присутствуют обе функции, и тогда вы можете использовать их в разных целях!
• Как расставлять приоритеты – высокий, средний и низкий (эту функцию можно использовать и для пометки задач для проактивного, активного и инертного внимания).
• Как синхронизировать приложение со своим телефоном – это позволит вам по достоинству оценить возможность просматривать свои списки и фиксировать новую информацию в любое время, где бы вы ни находились!
Стоит обратить внимание и на следующее:
• Удобство поиска и возможность сохранения часто применяемых критериев поиска.
• Функция даты и будильника-напоминания. Лично я доверяю своей системе настолько, что не нуждаюсь в отслеживании даты. Моя система и без того обо всем напоминает вовремя. И для многих людей эта функция оказывается полезной.
• Навигатор GPS – возможность получать на экране списки действий, привязанных к определенному месту, когда программа определит ваше местонахождение (это не обязательно, но приятно!).
• Возможность внесения информации в программу из других мест. (Например, одно из самых популярных приложений Remember the Milk позволяет фиксировать информацию, посылая сообщения через Twitter, Gmail или плагины интернет-браузеров.)
• Возможность синхронизации с другой программой, например, Outlook (эта функция обычно оплачивается отдельно и не является встроенной).
• Возможность экспортировать данные из программы, если вы решите ею больше не пользоваться. (Эта функция однозначно полезна, если вы тревожитесь, что с вашей информацией может что-то случиться при сбое приложения, что, честно говоря, довольно маловероятно!)
2. Надежность и репутация
Когда вы размещаете большие объемы информации в «облаке» некоей программы, всегда существует незначительный риск, что серверы в течение какого-то времени не будут работать, и ваша информация окажется недоступной. Хотя этот риск минимален – и становится еще меньше, если вы синхронизируете данные с мобильным телефоном, – есть и другая опасность. Программное обеспечение может пережить краткий момент славы накануне абсолютной смерти: программа может перестать существовать или продолжить существование в угасающем, неподдерживаемом и нелюбимом состоянии. В отсутствие поддержки вам не к кому будет обратиться в случае возникновения проблем. Для того, чтобы сохранять спокойствие и поддерживать высокую эффективность в работе, вы должны знать, что ваша информация находится в хороших руках.
Прочитайте отзывы о программном обеспечении, выявите все проблемы надежности, узнайте, как организована поддержка пользователей в сложных ситуациях. Следует быть твердо уверенным в том, что вы доверили свою драгоценную информацию тем, кто, судя по отзывам, способен о ней позаботиться. Отзывы пользователей очень важны. И мы снова возвращаемся к упоминавшейся выше проблеме раннего потребления новинок. Это хорошо, если вы готовы пойти на риск. Но большинство из нас превыше всего ценят безопасность и надежность, поэтому мы выбираем компании с устойчивой репутацией.
3. Стильность
В последнее время на рынке появились новые игроки, которые делают ставку на стильность своих продуктов. До тех пор, пока стиль не вредит надежности, все прекрасно. Стильный интерфейс, которым удобно и интересно пользоваться, – это большое преимущество в глазах продвинутых пользователей. Когда вы чувствуете, что с новым приложением работать удобнее и проще, то инстинктивно начинаете использовать его чаще. Все, что облегчает работу со списками и заставляет вас снова и снова к ним возвращаться, повышает эффективность. Но не увлекайтесь стилем – помните о содержании!
4. Цена
Выбирая приложения, невозможно не обращать внимания на цену. И тому есть две причины. Во-первых, есть множество продуктов, которые можно бесплатно скачать на сайте, а также найти бесплатные или очень дешевые варианты для мобильных телефонов и планшетов. Но не стоит отдавать им предпочтение перед теми, что стоят недорого. Преодолейте психологический барьер и заплатите, если продукт явно лучше! Пара фунтов за хорошее приложение для телефона, которым вы будете пользоваться каждый день на протяжении многих лет, – это не проблема. Только вспомните, с какой легкостью вы тратите деньги на все остальное! Правильно выбранное приложение принесет вам огромную пользу.
Существует также множество дорогих приложений. Несколько весьма достойных программ стоят довольно дорого, и все же я знаю людей, которые с удовольствием пользуются ими и уже забыли об уплаченных деньгах. Подумайте об этом: даже 100 фунтов, потраченных на идеальное приложение, окупятся очень быстро. Только представьте себе, какой дополнительный доход, дополнительные комиссионные, повышение зарплаты и сокращение стрессов это приложение вам даст! Вспомните свои увлечения и хобби, на которые вы тратите деньги, чтобы избавить себя от стресса. Так стоит ли сомневаться в необходимости тратить несколько фунтов в месяц на приложение, которое принесет вам реальную пользу?
УПРАЖНЕНИЕ: ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ В СТИЛЕ НИНДЗЯ
Цель этапа организации – обеспечить четкое и ясное представление обо всех ваших проектах и разобраться со всей поступившей и зафиксированной новой информацией. В ходе этого упражнения мы применим искусство принятия решений в стиле ниндзя ко всему тому, что скопилось в вашем лотке для бумаг после предыдущего упражнения «Глобальный сбор и фиксация информации».
Ваша задача – опустошить лоток «Входящие». В процессе вы сможете прояснить все действия и проекты, связанные с каждым документом из вашего лотка, и занести их в разные списки.
ИНСТРУКЦИИ
• Возьмите первый документ.
• Согласно диаграмме КОРД, задайте себе организационные вопросы, чтобы определить следующие практические действия, проекты и сроки.
• Повторите то же самое для каждого документа из лотка «Входящие», пока он не опустеет (а основной список действий не заполнится!).
«Я не говорю вам, что это будет просто. Я говорю, что это стоит того».
ПРАВИЛА
Правил здесь немного, но все они очень важны.
1. Вы можете одурачить других, но себя вам не провести. Никогда не откладывайте принятие сложных решений, поскольку такое промедление ведет лишь к тревожным мыслям и стрессу. Другого выхода нет. Вы – ниндзя. Вы должны быть безжалостны и сосредоточены. Что должно быть сделано – должно быть сделано.
2. Не распыляйтесь впустую. Работайте так же, как с электронной почтой. Берите один документ за другим. Не откладывайте документы, пока не сможете переместить их в справочную библиотеку, мусорную корзи