ну или куда-то еще – туда, где они и должны находиться.
3. Быстро принимайте решение. Сложите вместе все то, что следует сохранить. Если дело можно выполнить за пару минут, выполните его. Не следует вписывать такие дела в основной список действий – он для более сложных и требующих времени задач.
4. Не обращайте внимания на отвлекающие факторы. Отключите электронную почту, выключите звук на телефоне и закопайте его поглубже в сумку. Сосредоточьтесь на размышлениях и безжалостных решениях. Именно для этого и придумано это упражнение.
СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ НА ЭТО ПОТРЕБУЕТСЯ?
Трудно предсказать, как долго вы будете выполнять это упражнение. Все люди разные. Однако вряд ли можно рассчитывать, что оно займет меньше получаса. Большинству людей на него требуется около часа. Выделите два часа, чтобы не спешить и успеть все закончить за отведенное время. Но вы не на соревнованиях – если на размышления понадобится несколько часов, то только потому, что вы хотите все держать под контролем. Кроме того, результаты этого упражнения пойдут на пользу именно вам.
В КОНЦЕ УПРАЖНЕНИЯ У ВАС ДОЛЖНЫ ПОЯВИТЬСЯ…
• Пустой лоток «Входящие».
• Заполненный основной список действий с вложенными списками «Места», «Внимание», «Люди».
• Корзина для мусора, заполненная обрывками бумаги, стопкой старых отчетов, буклетов и прочего.
• Список проектов, список «Ожидание» и Парк хороших идей.
• Один-два срока, отмеченных в календаре.
КАК ВЫ СЕБЯ ЧУВСТВУЕТЕ?
Что вы чувствуете, когда все ваши дела под контролем? Многие испытывают очень сильные эмоции. Этот процесс не похож на наше обычное времяпрепровождение – разве что накануне крупного события, например, ухода в отпуск, завершения или начала новой работы, переезда в новый город, проведения генеральной уборки. Но почему бы не испытывать чувство завершенности и ясности чаще? Модель продуктивности CORD и ваш только что созданный второй мозг помогут выработать привычки, которые будут возвращать вам полный контроль хотя бы раз в неделю – а то и каждый день!
Чувствуете прилив энергии? Удивительно приятно точно знать, что именно нужно сделать и как это сделать! Такой «импульс» способствует сверхпродуктивности, а это, в свою очередь, становится убедительным мотивом к тому, чтобы держать все под контролем. И все это повышает работоспособность и стремление к тому, чтобы выполнить как можно больше.
Вы ниндзя?
• Ниндзя подвижен и устраняет фактор стресса из текущей работы.
• Ниндзя готов и точно знает, что ему нужно сделать.
• Ниндзя достигает дзен-спокойствия. Он расслаблен и точно знает, чего не может сделать прямо сейчас, потому что его второй мозг обладает всей необходимой информацией и гарантирует полный контроль над тем, что еще не сделано.
Глава 7. Привычка к рецензированию
Ощущение «импульса» делает этап действия, то есть заключительную часть процесса КОРД, почти не требующим усилий. Вы осознаете полную ясность и чувствуете, что все находится под контролем. Это ощущение проистекает из вашей новой привычки к принятию решений в тот самый момент, когда поступает новая информация. К сожалению, мы слишком часто откладываем все на потом. Принимая решения в преддверии приближающегося дедлайна, очень легко сделать ошибку. И даже если оно будет правильным, любая спешка – это источник стресса.
Однако следить за всей поступающей информацией и принимать решения ежедневно (или хотя бы еженедельно) очень сложно. Если человек не обладает навыками ниндзя, ему приходится постоянно переключаться из режима «исполнитель» в режим «управляющий». Он убежден, что ему предстоит выполнить огромную работу, объема которой он не представляет. Отсутствие ясности и ощущение не выполненной до конца работы порождают сильнейший стресс.
Поэтому, как говорилось в предыдущей главе, нам нужно разработать два контрольных списка, которые обеспечивают структуру и логичность привычки к анализу и обзору – еженедельному и ежедневному.
Вы должны сразу понять: контрольный список – это НЕ список дел. Это список логичных шагов при еженедельном и ежедневном обзоре.
Для этого мы будем использовать Ежедневный и Еженедельный чек-листы. Подобные списки контрольных вопросов всегда были основным секретным оружием магнатов и промышленников всего мира – от «Тойоты» до «Теско». В своей фантастической книге «Переосмысление электронного мифа» Майкл Гербер приводит великолепный пример, который произвел на меня глубокое впечатление. Он рассказывает о чек-листах по управлению франшизой – например, компанией «Макдональдс».
Когда мы представляем себе еду из «Макдональдс», то сразу же думаем о стабильности: «Биг Мак» в Москве имеет тот же вкус, что и в Лондоне, Нью-Йорке или местном заведении в миле от вашего дома. Эта стабильность лежит в основе ожиданий потребителей «Макдональдс». Люди приходят в эти рестораны, потому что знают, что именно там получат. Представьте, что вы работаете так же стабильно и надежно – и безо всяких постоянных размышлений, как «Макдональдс» готовит свои бургеры и картошку фри! Прелесть процедур заключается в том, что «Макдональдс» не нужны квалифицированные шеф-повара для приготовления бургеров. Им нужны люди, которые могут следовать чек-листу – тому самому, который когда-то был разработан квалифицированным шефом.
Четко описанные процедуры полезны, потому что они развивают способность делегировать обязанности. Вы получаете возможность разделить свою работу с другими или поручить ее кому-то, когда не можете выполнить сами. Чек-листы дают ясность, которая порождает импульс. Они снижают неопределенность, которая порождает стресс.
Считайте анализ и обзор тем временем, когда ваши внутренние «начальник» и «работник» садятся рядом и начинают планировать работу. Это период внутреннего прямого управления, планерка и время размышлений – то есть три в одном. Хорошее взаимодействие между начальником и работником в реальной жизни экономит время и избавляет от ошибок. Точно так же и полезные привычки в сфере анализа и обзора ведут к ясности, снижают уровень стресса, усиливают ощущение контроля и повышают продуктивность!
Еженедельный чек-лист
Он потребует сосредоточенного размышления в течение часа-двух и затем на всю неделю обеспечит желанную игривую легкость при выполнении работы, продуктивное состояние потока и контроля. Еженедельный чек-лист – это квинтэссенция времени, проводимого в режиме «управляющий». Период размышлений, решений, определения приоритетов, выработки стратегии, перспективного мышления, время подготовки к новым битвам. Это абсолютный момент готовности, осознанности и оригинальности, овладеть которыми вам не удалось бы, если бы вы не имели времени для сосредоточенного размышления. Еженедельный контрольный список помогает держать основной список действий в актуальном состоянии. Благодаря такому чек-листу вы будете знать, что содержится в этом списке на неделю вперед.
Ежедневный чек-лист
Составление Ежедневного чек-листа – очень короткий период сосредоточенного размышления. Достаточно пяти минут, которые определят весь ваш рабочий день. В этот момент вы составляете Ежедневный список дел, отталкиваясь от вашего Основного списка дел. Это идеальный старт дня – момент ясности и покоя до начала информационной бомбардировки. Ежедневный чек-лист помогает сформировать мощную привычку. Это отличный пример того, как наш второй мозг подкрепляет интуицию и интеллект (Ежедневный чек-лист), а также память (Основной список дел), и помогает реальному мозгу сохранять эффективность. Представьте себе, какое иногда бывает настроение дождливым утром четверга после бессонной ночи. Полагаю, теперь вам ясно, почему второй мозг нам так необходим.
Когда я говорю о Ежедневном и Еженедельном чек-листах, вам может показаться, что я призываю вас увеличить рабочую нагрузку на пару часов в неделю. Вовсе нет! Обычное составление списка дел занимает у вас гораздо больше времени, поскольку вы не отделяете сознательное обдумывание от остальной работы. И на это уходит больше времени из-за отсутствия абсолютной ясности.
Прелесть составления Ежедневного и Еженедельного чек-листа в том, что здесь мышление отделяется от действия. За пару часов вы проделываете всю мыслительную работу, освобождая время для чистой работы. Ваш внутренний «исполнитель» абсолютно отчетливо представляет, что нужно сделать, и ему остается всего лишь решить, когда приступить. Он не думает о том, как и зачем действовать. Всю неделю вы можете полностью доверяться основному списку действий. Ваша задача – лишь учитывать уровни внимания и уверенно двигаться вперед.
Все сомневавшиеся в необходимости столь формального процесса, как Еженедельный контрольный список, быстро меняли свое мнение, стоило им лишь раз ощутить свободу, какую он дает, освобождая от нужды постоянно переключаться из режима «управляющий» в режим «исполнитель». Вы получаете возможность спокойно и уверенно выполнять свою работу, точно зная, что делаете нужное дело в нужный момент – и совершенно правильным образом.
Плотность и сложность нашего перегруженного мира заставляет нас большую часть рабочего дня проводить на передовой. Нам редко представляется возможность увидеть общую картину, то есть разглядеть лес за деревьями. Составление Ежедневного и Еженедельного чек-листа – это время, когда вы можете оценить свою работу, поднявшись над ней. Вы видите себя с высоты птичьего полета. Поверьте, это очень мощный и успокаивающий опыт, несущий в себе подлинное очищение. Успокаивающий эффект Еженедельного чек-листа поразительно глубок. После анализа и обзора я обычно чувствую себя спокойнее, увереннее, комфортнее, динамичнее. Я с оптимизмом смотрю на ожидающую меня работу. Ощущение напоминает те чувства, которые испытываешь после беседы с компетентным начальником, способным вдохновить сотрудников и зарядить их новыми силами. Составление Ежедневного чек-листа утром, до начала рабочей суеты, поможет вам обрести подвижность и уверенность, необходимые для выполнения предстоящей работы. Еженедельный чек-лист, составляемый по пятницам, вселит в вас дальнейшую уверенность и умиротворение. Вы сможете спокойно отдыхать, наслаждаясь тем, что запланировали себе на выходные.