УПРАЖНЕНИЕ: РАЗРАБОТКА СОБСТВЕННОГО ЕЖЕДНЕВНОГО ЧЕК – ЛИСТА
Вы познакомились с основными характеристиками пути продуктивного ниндзя. Эти характеристики таковы: дзен-спокойствие, безжалостность, владение оружием, уловки и маскировка, оригинальность, гибкость, осознанность, готовность. А теперь определите, какие качества в вас развиты в достаточной мере, а над какими еще придется поработать.
Выберите из приведенного ниже списка те элементы, которые подходят вам. Не бойтесь добавлять дополнительные вопросы или темы, если они естественны для вас в начале рабочего дня. Хочу предупредить: это время посвящается размышлениям и планированию. Не включайте в Ежедневный чек-лист такие пункты, как «проверить электронную почту». Если вы приступите к составлению Ежедневного чек-листа в 9.00, то сможете посмотреть почту в 9.05! Не паникуйте!
КАЛЕНДАРЬ:
• Что значится в моем календаре на сегодня? Есть ли какие-нибудь важные сроки в ближайшие три-пять дней?
• Нужно ли проверить еще какой-нибудь график? Может быть, ежедневник?
ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ:
• Какие задачи нужно выполнить, чтобы считать сегодняшний день удачным?
• Что бы мне хотелось вычеркнуть сегодня?
• Какие главные задачи требуют сосредоточенности и размышлений?
СОПРОТИВЛЕНИЕ:
• Какие из этих задач мне не хочется выполнять? Почему?
УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ:
• Какие задачи требуют проактивного внимания? Какие можно выполнить в другие периоды?
ВЗАИМОЗАВИСИМОСТЬ:
• Есть ли среди задач те, которые зависят от сроков, от других людей или от каких-то ресурсов?
Вы ниндзя?
• Ниндзя использует уловки и маскировку, чтобы высвободить пространство и время, необходимые для обзора и анализа.
• Составление Еженедельного и Ежедневного чек-листа – это постоянная возможность сохранять маневренность и пересматривать свои приоритеты.
• Обзор и анализ способствуют полному осознанию, готовности и дзен-спокойствию.
Глава 8. Привычка действовать
И вот мы подошли к самому интересному. Помните работника, который украшает вишенками пирожные? После завершения «управленческой» части работы все остальное, каким бы сложным оно ни было, покажется вам простым, как работа на конвейере, по которому ползут пирожные, ожидающие ваших вишенок.
Вы собрали и зафиксировали всю информацию, организовали ее и провели процессы обзора и анализа с помощью составления Еженедельного и Ежедневного чек-листов. Теперь вы полностью готовы к действию. У вас есть все необходимое. Благодаря этому вы можете, сообразно текущему моменту, сделать последнюю часть работы максимально легкой и добиться сверхэффективности, о какой раньше и не мечтали.
Когда самые сложные части работы уже проделаны, то решения оказываются скорее тактическими, чем стратегическими. Вам достаточно лишь определить порядок расположения задач в Ежедневном списке дел (эти дела вы в начале рабочего дня выбираете из основного списка действий) и выбрать для каждого время в соответствии с требуемым уровнем внимания.
Погруженность в действие – это чудесное состояние, когда вы ощущаете игривость, продуктивный драйв потока и свою полную компетентность в этом деле (контроль над ситуацией). Самое приятное в этой части работы – ее невероятная легкость. Чистое действие почти не требует обращения к справочной информации и управления ею.
• Основной список действий или Ежедневный список дел
• Календарь
• Основной список дел
• Календарь
• Список проектов
• Список «Ожидание»
• Парк хороших идей
Оставив большую часть «управленческой» работы позади, вы можете сконцентрировать внимание на одной-двух сферах. Если требуется, можете сверяться с календарем или ежедневником, но большую часть времени и внимания придется посвятить Основному списку дел и завершению начатого. Вы почувствуете мощный ритм: выбор действия, завершение действия, выбор действия, завершение действия. Никаких размышлений – а, следовательно, никаких трений и сопротивления.
Привычка действовать
Я называю «привычками, связанными с действием», подходы, приемы и оптимальный образ действий, которые помогают выполнять любое дело с удовольствием, в продуктивном состоянии потока и полноты собственной компетенции. К ним относятся:
1. Управление вниманием
2. Средства принятия решений
3. Тактика действий
Осознание необходимости выйти за рамки тайм-менеджмента и заняться управлением проактивным и активным вниманием для полной реализации их потенциала – это большой шаг вперед. Ниндзя постоянно спрашивает себя: «Хорошо ли я себя чувствую? Могу ли я еще использовать проактивное внимание, прежде чем почувствую усталость? Нужно ли сделать перерыв? Что может меня поддержать?» Немногие люди задаются этими вопросами достаточно часто, чтобы они стали частью их рабочего распорядка. Развивайте в себе осознание уровней внимания в течение дня, и это позволит вам управлять ритмом и распределением задач разной сложности в ходе работы. Время может быть потрачено, но внимание должно быть оплачено – только так можно что-то сделать. Позвольте себе заниматься простыми задачами в периоды инертного внимания, а более сложные задания переносите на то время, когда проактивное внимание позволит вам добиться наилучших результатов. Прежде чем задуматься о приоритетах, убедитесь, что в ходе тактического планирования учли изменение уровней внимания.
Помните: проактивное внимание – ваша самая большая драгоценность. «Стервятники» прерываний и потенциальных отвлекающих факторов так и кружат над вашей головой, пытаясь сделать вас своей жертвой. Контролируйте ситуацию. Агрессивно и безжалостно защищайте свое внимание.
Ниндзя подвижен и гибок. Рабочий план в час дня может резко отличаться от того, каким он представлялся в девять утра. Но с Основным списком действий вам будет легко менять план, передвигая задания и сохраняя эффективность, надо лишь бдительно следить за переменами, происходящими вокруг. Вы сможете быстро реагировать на информационные потоки, точно зная, каковы будут последствия. Кроме того, вы бдительно следите за уровнем собственного внимания и можете изменить план, если почувствовали прилив сил или, наоборот, утомились быстрее, чем ожидали. Помните, что подвижность и гибкость не дается просто так: вы заслужили это, потратив определенное время на сбор и фиксацию, организацию, а также обзор и анализ.
Собираясь заняться новым делом – будь то работа с электронной почтой, написание отчета, онлайн-банкинг, креативное размышление или присутствие на конференции, – нужно понимать, что это влечет за собой определенные расходы времени и внимания. Для работы с электронной почтой нужно запустить Outlook, дождаться загрузки, синхронизировать с сервером, открыть свой почтовый ящик. Если вы вернулись к отчету, то нужно перечитать все написанное ранее и уже забытое. Вам нужно хорошо ориентироваться в документе. Онлайн-банкинг требует введения огромного количества кодов и паролей – только после этого можно будет что-то сделать. Все это – затраты на подготовку к действию. Подготовка требует от вас времени и внимания – и, конечно же, сил. Сократить время и внимание, требующиеся на подготовку, можно очень просто: работайте «блоками». Пишите весь отчет за один присест, а не разбивайте его на несколько дней.
Работу над этой книгой я пытался начать много раз. Каждый месяц назначал день – и снова откладывал. За шесть месяцев отсрочек я потратил массу времени и внимания. Мне приходилось внимательно перечитывать написанное, а поскольку это целая книга, уходило по несколько часов! В конце концов, я решил посвятить месяц одному лишь написанию книги. За первые два дня я написал не больше десятка слов, но много и плодотворно думал. И с третьего дня началась настоящая работа.
Отвлекающие факторы поджидают нас за каждым углом. Не поддавайтесь искушению отвлечься, почувствовав скуку. Подбадривайте себя, обеспечивая разнообразие. Если понедельник вы решили посвятить размышлениям, то во вторник встречайтесь и беседуйте с интересными людьми. Среду можно провести вне офиса, но в четверг придется сосредоточиться на административной деятельности и очистке лотка с входящими документами. Разнообразие делает жизнь интереснее. Печально будет, если вы посмотрите на Основной список действий и поймете, что в нем остались только скучные задания. Возможно, настало время поискать новую работу? А если вы согласны скучать на работе до конца жизни, то, возможно, настало время взять другую книгу!
На протяжении многих лет я пользовался известными приемами и техниками повышения эффективности. Возможно, не все они вам понравятся и пригодятся. Но если вас что-то привлечет, смело пробуйте.
Итальянский экономист Парето однажды прогуливался по саду и заметил, что 80 % урожая зеленого горошка получается из 20 % самых продуктивных стручков [12]. Поскольку он был хорошим экономистом, то не оставил это интересное наблюдение без внимания и задумался, а не подчиняется ли мировая экономика той же закономерности? Закон Парето напоминает нам о том, что не все действия равнозначны по своей эффективности. Некоторые из них имеют высокий КПД, а вклад в дело других – минимален. Прекрасным примером могут служить совещания: на 50 минут приходится 80 % малополезной дискуссии, а за последние 10 минут определяются действия, даются пояснения и решаются важные вопросы, которые будут влиять на работу в течение двух месяцев. Все остальное забывается. Поэтому о правиле 80/20 следует помнить.