Все это не только повысит вашу эффективность, но еще и поможет найти полезных друзей, что благотворно сказывается на карьере.
Сегодня много говорят о «лайф-хакинге» или «трэвел-хакинге». Это настоящий феномен в мире блогеров. Когда появился сайт www.lifehacker.com, он стал настоящим откровением. Люди могли найти здесь массу полезных советов и хитростей. Такие уловки помогают находить более простые способы действий, обманывать системы или просто проявлять оригинальность. Любая уловка – это секрет. Стоит его раскрыть, и ваша эффективность может серьезно возрасти.
Массу полезной информации можно найти на сайтах, подобных LifeHacker.com. Однако не стоит путать чтение материалов о повышении эффективности с ее реальным ростом! Не втягивайтесь в «порнографию эффективности». Кроме того, на многих сайтах советы по повышению продуктивности перемешаны с чисто бытовыми «маленькими хитростями» – например, как очистить лобовое стекло автомобиля, загаженное птицами. И все же некоторые посты на таких сайтах могут открыть вам глаза.
И вот мы с вами подошли к завершению этой главы. Занимайтесь любимым делом и любите то, чем занимаетесь. Подобный совет может показаться недостижимой мечтой. Я же утверждаю, что в нашу информационную эпоху эта мечта достижима, как никогда. Сегодня мы с легкостью общаемся с людьми во всем мире, и нам гораздо проще найти тех, кто поможет нам в работе или даже в создании того, чем вы хотите заниматься. В наше время барьеры, как никогда, низки.
Однако многие люди по-прежнему проводят долгие часы, занимаясь работой, которую они ненавидят, и стараются стать счастливее по выходным, покупая то, чего не могут себе позволить. При этом возникают долги, которые еще больше привязывают их к работе. Люди боятся рисковать и что-то менять. Поймите меня правильно: я вовсе не утверждаю, что единственный способ заняться любимым делом – это уволиться с работы. Но вы станете гораздо более ценным сотрудником для своей компании, если будете заниматься чем-то таким, что вас по-настоящему увлекает и доставляет вам истинное удовольствие. Я абсолютно убежден, что главный секрет эффективности (и лучшая тактика действий!) заключается в следующем: нельзя заниматься нелюбимым делом слишком долго!
Вы ниндзя?
• Ниндзя безжалостен в отношении своих действий. Он использует оригинальный подход, чтобы найти самые быстрые, самые простые и самые эффективные способы выполнения своей работы.
• Ниндзя выполняет работу в состоянии расслабленного дзен-спокойствия.
• Ниндзя подвижен и гибок, поскольку всегда готов и во всеоружии, что позволяет ему выполнять свою работу максимально эффективно.
Глава 9. Управление проектами и встречами в стиле ниндзя
Что такое проект?
Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.
Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны выполнить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоет от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Я сознательно дал довольно широкое определение. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список к полному охвату всего, над чем вы работаете.
В этой книге основное внимание уделяется управлению действиями. Однако управление проектами – не менее важный навык. Они придают нашим идеям задачам ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта они же способствуют прогрессу.
Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате, любая ситуация поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.
На самом деле, более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди, тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали действия и достижения, или приходят на ум профессиональные менеджеры проекта, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.
Мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.
Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, уходят впустую. Мир и люди оказываются далеко впереди! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с чек-листом даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию и гораздо больше – проверке и обзору.
Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования!
Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может справляться со сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того, чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте вех должно быть не больше пяти и не меньше одной!
Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли он развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:
1. Определение проекта
2. Ведение проекта
3. Середина пути
4. Завершение
5. Празднование
Давайте рассмотрим все эти пять вех.
1. Определение
Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.
2. Ведение
Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда поручаю проверку кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.
3. Середина пути
Как понять, что вы уверенно движетесь к завершению? Пройдена ли середина пути? Середина пути – это мощное средство мотивации. Контролируйте развитие проекта и периодически возвращайтесь к его главным целям, чтобы убедиться в том, что намеченный конечный результат все еще актуален – ведь с момента начала проекта мир уже успел измениться!
4. Завершение
Кажется, что завершение – это самое простое, но именно здесь многие совершают ошибки. На этапе определения проекта или хотя бы в самом начале работы нужно убедиться, совпадают ли ваши представления о критериях завершения проекта с представлениями других участников. Как убедиться, что дело сделано? Как должен выглядеть результат? Каковы критерии успеха? Есть ли финансовое мерило успеха? Это будет количество людей, принявших участие в проекте? Или количество произведенных, купленных или проданных товаров? Неопределенность может дорого вам обойтись!