». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.
Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень дискомфортном положении. Кроме того, отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.
Почтовая рассылка
Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды двигались в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого сотрудника постоянно включен и работает на полную мощность. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать.
Коридорный консенсус и управление во время прогулки
Много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером. Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.
Ежедневные «пятиминутки»
Это своеобразная уловка, хотя по сути своей – настоящее совещание! Существует множество литературы, в которой обсуждается идея коротких ежедневных летучек. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов». В ней рассказывается, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами:
1. Что хорошего?
2. Над чем сегодня работаем?
3. Насколько мы продвинулись на пути к ведущему положению в своем бизнесе?
4. Какие проблемы?
5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?
Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, обсуждаются после встречи. Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в летучке и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни она действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.
Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих времени совещаний. А что делать, если организатор – не вы? Когда кто-то приглашает вас на собрание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что оно совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.
«У меня есть более важные дела»
Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.
«В это время я занят»
Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют встречу, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).
«Я не смогу присутствовать, но…»
Вместо того, чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить ваши время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.
«Может быть»
Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле, вы, скорее всего, постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.
Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.
Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где оно станет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.
«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья» (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008).
Встречайтесь на небе, не на земле
Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:
• Каким должен быть общий подход?
• В ситуации противопоставления что лучше выбрать?
• Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?
• Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?
Это вопросы небесного уровня, основанные на стратегическом мышлении и умении видеть картину в целом. Найдите ответы на них – и можно будет действовать, не собирая нового совещания для прояснения мелких деталей.
«Верблюд – это лошадь, дизайн которой выбирал комитет».
Собирайтесь, когда нужно разрешить эмоциональные проблемы
Нет смысла прятаться за электронными письмами, когда принятие определенных решений требует общения с глазу на глаз. Но хочу предупредить: решайте эмоциональные проблемы только в том случае, если они важны для вас. Если Джон проработал в компании 27 лет, а сейчас его должность оказалась ненужной, это важно. Если Билл собирается устроить истерику из-за того, что вы отдали предпочтение не тому дизайну, который он выбрал, это не важно. Пусть устраивает истерики кому-нибудь другому. Желательно дома.
Совещание должно создавать импульс, поток, энергию
Начинайте проекты со «вступительного совещания». Главная цель такой встречи – сплотить команду и подготовить ее к следующему этапу проекта. На совещании нужно создать атмосферу потока, ощущение потока и силы – благодаря этому дальнейшее сотрудничество будет более эффективным и гармоничным. Поскольку основная задача – завязать личные контакты и сблизить участников проекта, то такие совещания можно проводить в оригинальной обстановке. Наберитесь смелости и пригласите всех в соседний боулинг или ресторан.
Если вы нашли себе оправдания и уклонились от 60–70 % совещаний, а также сократили число собственных процентов на 90, осталось лишь сделать эффективными немногие оставшиеся. Ставки в этой редкой игре чрезвычайно высоки. В свое время мне довелось побывать на нескольких подобных совещаниях. Надеюсь, мне тоже удалось провести пару достойных собраний, но об этом судить другим, а не мне!
Одну из замечательных встреч, на которых я присутствовал, проводил Мартин Фаррелл, настоящий маг и волшебник из нашей компании, верный друг и заслуживающий доверия коллега. Именно Мартин познакомил меня с самым восхитительным принципом совещаний, какой мне только доводилось слышать. Этот принцип предложили Лоис Грессл и Джордж Гавлински – они вместе с Мартином работали над книгой «Совещаемся вместе». Принцип этот заключается в континууме 40–20–40.