Командировочное удостоверение оформляется при командировках по территории РФ и в случае режима безвизового въезда в страну командирования. В случае визового режима въезда оформлять командировочное удостоверение не нужно, достаточно к авансовому отчету приложить ксерокопию загранпаспорта. Это необходимо для подтверждения времени фактического пребывания сотрудника в командировке, которое определяется по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства – бывшие республики СССР. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки, а также контингента командируемых работников. В данной ситуации никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. В случаях, когда командированный должен возвратиться в место постоянной работы в тот же день, что и уехал, командировочное удостоверение может не выписываться;
3) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В служебном задании для направления в командировку указываются цель, время и место направления командировки.
После возращения из командировки работник составляет отчет о выполнении задания и представляет его в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно составляется) и авансовым отчетом.
Авансовый отчет о средствах, предоставленных при направлении в командировку, подается работником в бухгалтерию в течение 3 дней с момента возращения из поездки. Чаще всего к нему прилагаются билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы, если работник направлялся в командировку за границу. В некоторых случаях работник может приложить личные проекты документов, планы проводимых им мероприятий, распорядок семинаров и др.
Все документы, составленные на иностранном языке, которые подтверждают командировочные расходы (в случаях поездки сотрудника за границу), должны быть за счет организации дословно переведены на русский язык. Это делается для того, чтобы организация могла правильно подсчитать затраты командированного работника и в случае необходимости возместить ему их. Деньги, не потраченные сотрудником организации, возвращаются в кассу организации.
В организациях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки из других организаций, ведется в специальных журналах. Обязанность по ведению журнала и производству отметок в командировочных удостоверениях возлагается приказом на конкретного работника.
Срок служебной командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения работника в пути, а в министерства, ведомства и другие органы государственного и хозяйственного управления – не более 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы. На работников, находящихся в командировке, согласно трудовому законодательству распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, воинских частей, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.
В случаях, когда работник по своей инициативе был командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу не производится.
К гарантиям при направлении работников в служебные командировки относятся:
1) сохранение за командированным постоянного места работы, занимаемой им до начала командировки должности;
2) сохранение прежнего уровня оплаты труда посредством выплаты среднего заработка за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, установленном ТК РФ.
Заработная плата может пересылаться командированному работнику по его просьбе в место командировки за счет средств организации, в которой он работает.
Работнику с повременно-премиальной оплатой труда за время нахождения в командировке согласно сложившейся практике в отдельных случаях вместо сохранения средней заработной платы могут быть выплачены должностной оклад (тарифная ставка) и премия. Это относится к тем случаям, когда производимая в командировке работа непосредственно способствовала выполнению показателей, за которые по действующим положениям ему должна быть выплачена премия, а должностной оклад (тарифная ставка) в сумме с премией выше гарантированного среднего заработка.
При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.Обязанность работодателя по возмещению расходов, связанных с командировкой Сотрудникам, направляемым в командировку, как правило, выдают деньги из кассы авансом, чтобы они могли заплатить за проезд к месту командировки и обратно, а также проживание в гостинице. Помимо этого, им выдают еще и суточные. Но иногда случается так, что работники тратят на проезд и проживание собственные деньги (к примеру, если нужно было срочно выехать в командировку и не оставалось времени на то, чтобы получить деньги на командировку). Тогда предприятие компенсирует им суммы, потраченные на поездку.
Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
1) расходы по проезду;
2) расходы по найму жилого помещения;
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными
командировками, определяются коллективным договором либо локальным нормативным актом организации, (например, положением об оплате труда, положением о командировках работников, приказом о командировке и т. п.). Следует отметить, что размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, не может быть менее (ниже) размеров, утвержденных Правительством для организаций, финансируемых из федерального бюджета.Расходы по проезду
Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости проезда воздушным, водным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы за пользование постельными принадлежностями, а также оплату стоимости проезда к станции, пристани, аэропорту, на транспорте общего пользования, если они находятся за чертой населенного пункта.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, работодатель при отправлении в командировку может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Согласно постановлению Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729
«О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) не должны быть выше стоимости проезда:
1) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
2) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
3) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
4) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
5) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:
6) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
7) водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;