2. Цвет. Определите, в каком цвете будет выполнена ваша презентация.
Помните, что условно цвета можно разделить на теплые и холодные. Это относительные понятия. Мы можем говорить о том, что синяя гамма – холодная, зеленая – нейтральная, а желто-красная – теплая. Если же говорить об эмоциональной нагрузке, то презентация, выдержанная в холодной гамме, будет восприниматься и с визуальной, и с эмоциональной точек зрения как строгая, информативная и взывающая к логике. Презентации в теплой гамме, напротив, эмоционально более легкие, живые и привлекательные. Теплые цвета более динамичны, они притягивают внимание, подчеркивая форму. Поэтому если вы хотите, чтобы ваша презентация стала продающей, решите ее в теплой гамме. Если вам необходимо дать людям возможность поразмыслить, проанализировать, увидеть данные, воспользуйтесь холодной гаммой, это даст вам возможность сделать упор на содержании.
Когда мы говорим о цветовой гамме презентации, то подразумеваем следующие составляющие: ведущий цвет помещения, в котором будет проходить мероприятие, костюм спикера, раздаточные материалы, скидочные купоны, рекламные материалы, различные средства визуализации, в том числе мультимедийные (PPT, слайды, фильмы и так далее). Если вы используете слайды, помните, что показ каждого слайда занимает около одной минуты. Главная же цель слайда – визуально подкреплять ключевые идеи, чтобы они гарантированно закрепились в сознании слушателей. Каждый слайд презентации должен иметь заголовок. Помните, что качество неделимо. Все, что происходит во время мероприятия, будет играть важную роль в процессе формирования общего впечатления и принятия решения вашими зрителями или слушателями.
Репетиция
Запланируйте дать гораздо больше, чем вы смогли бы по времени.
Придумайте идею, создайте план, напишите структуру и отложите их на сутки – это поможет критически посмотреть на свою работу. Когда ваш внутренний взор оторвется от своего детища, вы станете более свободным в вопросах правки и корректуры. Большое видится на расстоянии, в том числе временном.
Никогда не делайте презентацию в узком репетиционном формате (перед зеркалом или для друзей). Это не даст вам полной картины. Пускайте наработки сразу в дело. Организуйте демонстрационный мастер-класс. Дайте ему соответствующее название. Соберите аудиторию – волонтеров, студентов профильных вузов, попросите максимальный репост в социальных сетях. Пусть это будет бесплатное мероприятие – у вас дома, на природе, заплатите 1000 рублей и снимите на пару часов помещение для проведения мероприятия. Помните: «Все реклама, что не некролог», – как говорил Уинстон Черчилль. Бесценный опыт репетиции поможет вам увидеть неточности, почувствовать, чего не хватает, и скорректировать ваши дальнейшие действия.
Не накапливайте знания, сразу же начинайте их применять. Это добавит динамики процессу передачи информации.
Обязательно снимайте на видео каждое свое выступление. Что это вам даст:
1. Материал для самоанализа.
2. Возможность отправить коллегам или выложить в профильной группе в социальных сетях для получения обратной связи.
3. В дальнейшем фрагменты можно будет использовать в качестве анонсов – чем больше материалов «как это уже было», тем лучше для вас. Создавайте портфолио.
4. Когда накопится 3–4 видео, можно (даже самостоятельно) в Windows Movie Maker или любой другой несложной программе сделать небольшой продающий фильм. Вы сможете включать его в рассылки, выкладывать в группах и отправлять заказчикам в качестве иллюстрации своих возможностей.
5. Контроль времени. Блоки по отдельным вопросам не должны быть слишком большими. Необходимо уложиться в 5–10 минут от запланированного и озвученного в начале мероприятия временного объема. Вопросы можно либо включить в основную часть, либо вынести за ее пределы. А вот обратная связь является неотъемлемой частью обучающего процесса. Поэтому ее необходимо получить в рамках самого выступления.
После завершения репетиционного мероприятия раздайте анкеты или просто чистые листы. Попросите присутствовавших написать о впечатлениях. Анкета сделает этот процесс более структурированным, свободная форма даст возможность получить эмоциональную обратную связь.
Кроме отзывов на бумаге попросите добавить отзывы в социальных сетях в соответствующей группе. И конечно же, снимайте отзывы на видео. Единственное, перед началом съемки необходимо предупредить участников о том, что вы хотите снять видео с целью дальнейшего использования в открытом доступе.
Проведение мероприятия
Главный принцип – баланс между эмоциональностью и информативностью. Для усиления воздействия используйте все доступные средства: вербальные и невербальные.
Мне очень близка модель, которую описал Albert Mehrabian. В России его фамилию произносят по-разному: Мейерабиан, Мехрабиан, Меграбян. Почетный профессор психологии, выходец из иранской семьи с армянскими корнями, он стал известен после публикации в 1971 году работы под названием Silent Messages о важности вербальных и невербальных сообщений.[9]
Главный принцип этой публикации широко известен как правило «7 %–38 %–55 %». При общении с собеседниками, работе на аудиторию значимыми являются три компонента: информация, слова – 7 %; интонация, голос – 38 %; мимика и пантомимика, язык тела – 55 %, что подчеркивает значение языка тела в контексте понимания и восприятия информации.
Анализ и оценка
Чаще всего, чтобы собрать информацию для анализа и оценки успешности мероприятия, используются листы обратной связи (ОС). Составляли ли вы когда-нибудь анкету для самого себя? Нет? Тогда это стоит начать делать. Вот несколько причин:
1. Вы получаете четкую структуру ОС.
2. Убираете эмоции.
3. Экономите время.
Анкета может выглядеть следующим образом.
Анкета личной обратной связи
После завершения мероприятия этим же вечером или в крайнем случае утром следующего дня нужно найти время и заполнить все поля анкеты. На заполнение такой анкеты не должно уйти больше пяти минут.
Даже если вы точно знаете, что не станете делать подобную анкету (не сможете найти время; не уверены, что хотите себя оценивать; волнуетесь, что не сможете дать себе объективную оценку, и так далее), похвалить и покритиковать себя все же необходимо. Задайте себе такие вопросы, которые помогут вам структурировать общее впечатление и найти зоны для роста.
1. Каковы мои сильные стороны в этом выступлении? Что мне больше всего понравилось? Что, по моим ощущениям, особенно удалось?
2. Что могло бы быть лучше? Что необходимо сократить/дополнить, от чего, возможно, нужно отказаться, что заменить?
Уходите от эмоций в сторону конструктивной обратной связи.
И последнее, в завершение темы структуры выступления. Любая техника – это прежде всего оптимальный способ приложения силы, без этого ни один проект не будет успешен в желаемой вами мере. Оптимальный способ приложения силы в основном зависит от наличия и надежности структуры. Если вы считаете, что в вашем выступлении нет места репетиции или не предполагаются вопросы и ответы, вычеркните эти пункты плана. Пусть останется не 8, а пять или шесть пунктов. Самое важное – определение целей; ключевые идеи; алгоритм; проведение, а также анализ и оценка. Первые два пункта, так же как и последний, мы чаще всего упускаем. То есть сразу бросаемся репетировать и даже проводить. А потом, когда все закончилось, не умеем тщательно и качественно анализировать и давать самим себе обратную связь. Важно понимать, что структура выступления должна быть в сознании всегда. Любая речевая коммуникация, письменная или устная, требует структуры, вдоль которой будет распределяться сила вашего воздействия на аудиторию, ведущая в нужном направлении. Структура выступления – это условие проведения эффективной коммуникации, это обстановка и атмосфера, это точка профессионального входа. Алгоритм (вступление, анонсы, раскрытие тем, завершение) – это как стойка в боевом искусстве – залог поддержания структуры.
Также необходимо понимать, что структура может быть изменена под воздействием обстоятельств. Выстраивая структуру для каждого своего выступления, мы ищем такое положение, при котором деформация ваших «боевых порядков», вашего привычного, уже наработанного стиля выступления будет наименьшей. Не следует пытаться решать проблемы за счет увеличения количества силы. Нужно искать способы ее оптимального приложения. Недавно в Интернете я натолкнулась на эксперимент с золотой рыбкой. Рыбку опускали в просторный аквариум, и там она свободно плавала, не ощущая границ. Затем аквариум заслонкой делили пополам, оставляя рыбке меньшую территорию, и она начала плавать по периметру малой части. Затем данный участок с рыбкой снова делили пополам, оставляя рыбке только четверть от первоначального объема. Для рыбки этого было маловато. Однако, когда заслонки убирали, рыбка продолжала плавать в четверти аквариума и даже не пыталась увеличить траекторию движения. Перегородки остались в ее сознании.
Структура выступления – это ключевые моменты вашей работы над проектом. Как точки для построения многоугольника. Без этих точек не будет самой фигуры. Вы переходите от одной точки к другой. А количество и характеристики этих ключевых точек определяются целями и задачами вашего выступления, а также вашим личным стилем изложения. Оптимальная структура выступления прежде всего должна быть гибкой и полностью осознаваемой вами. Если структура оптимальна, понятна вам, она будет легко видоизменяться в соответствии с требованиями ситуации и вашими возможностями. Если структура выступления не вполне ясна самому спикеру, будут возникать многочисленные трудности. Сравним процесс такого выступления с приготовлением чая. Представьте, что чайник есть, однако вы не знаете, как им пользоваться. Возможно, первые движения будут неловкими, где-то даже ошибочными. Это произойдет потому, что о предмете вы знаете понаслышке, вы недостаточно изучили его возможности и принцип работы. То же самое будет происходить, если нарушена комплектация вашего чайника. То есть чайник есть, а подставки, которая подключается к сети электропитания, нет. Предмет вам знаком, однако воспользоваться им максимально простым способом вы не можете. Ключевые навыки проведения презентации будут шлифоваться по мере приобретения опыта. Попробуйте проанализировать имеющийся у вас опыт. Стремление свести все к структуре вполне объяснимо и оправданно, поскольку это позволяет существенно уменьшить время реакции. Однако ситуации бывают разными, и для каждой в идеале нужна своя структура.