Совет 11. Главное – удобство клиента
Телефонные переговоры с клиентами – важнейшее звено в работе менеджера. Сделайте звонок в вашу компанию приятным.
Во-первых, позаботьтесь о максимальном количестве технических возможностей совершения звонка (городской номер, сотовый телефон, скайп).
Во-вторых, ответ на телефонный звонок должен следовать сразу (время ожидания ответа – не более двух гудков).
В-третьих, менеджер должен улыбнуться, прежде чем взять трубку. Клиенты чувствуют настрой.
В-четвертых, необходимо перезвонить клиенту, если звонок был пропущен.
Старайтесь понять вопрос и решить проблему. Если клиент позвонил – значит, он хочет что-то купить. Помогите ему в этом!
Совет 12. Составьте четкий скрипт для общения по телефону
Чтобы качественно обслуживать клиентов по телефону, надо составить скрипт для менеджеров. Импровизация – удел профессионалов. Чтобы стать таковым, нужна постоянная практика.
Менеджеры должны иметь перед глазами текст, который будут использовать при общении. Создайте тестовый вариант, опробуйте его в течение нескольких дней и затем сделайте обязательным. Этот документ – стандарт общения, с помощью которого качество работы выйдет на новый уровень.
Совет 13. Подготовьтесь к негативным звонкам
Негативных ситуаций следует избегать, по возможности – предупреждать. Однако они могут случаться. Shit happens!
Если кризис запланирован, он управляем.
Подготовьте менеджеров к разговору с неадекватными и разъяренными клиентами. Таких людей надо уметь выслушать, условно согласиться, войти в их положение. Затем выделить реальные претензии, уточнить, правильно ли вы все поняли, и решить проблему.
В данной ситуации менеджеру тоже необходим скрипт для общения. Еще рекомендую завести книгу жалоб и предложений, в которую сотрудники будут записывать замечания клиентов.
Совет 14. Клиент всегда прав. Точка
Лояльный клиент лучше холодного. Ему можно продать что-нибудь еще. Он охотнее примет участие в мероприятиях и рекламных акциях компании, расскажет друзьям, как здорово быть вашим клиентом.
Чтобы добиться лояльности, следуйте концепции «клиент всегда прав». Красивые слова, но как воплотить их в жизнь?
Во-первых, делайте и давайте больше, чем обещали. Идите навстречу клиентам и не отказывайте в просьбах.
Подготовьте специальное письмо для недовольных с вашим личным – как руководителя – обращением, в котором вы предлагаете варианты решения проблемы (дополнительные бонусы, скидки, подарки).
Во-вторых, предложите клиенту то, что он хочет. Не нужно впаривать все подряд. Спросите, что его интересует, и давайте именно этот продукт.
Совет 15. Как работать лучше
Менеджеры по работе с клиентами получают много вопросов о работе компании и ее продуктах. Как уже было сказано выше, полезно завести книгу жалоб и предложений.
Менеджерам следует записывать туда не только жалобы, но и предложения по повышению качества работы. Если какое-то предложение наберет много голосов, вероятно, его стоит внедрить. Важно построить адекватную систему взаимодействия менеджеров с другими отделами, чтобы передавать полезную информацию о развитии.
Часть 4. Работа с исходящими звонками
Совет 16. Кого выбрать для осуществления звонков
Обычно исходящие звонки – это предложение купить товар или дополнительную услугу, информирование о новой акции или линейке продуктов, напоминание о неоплаченном заказе. Важно, кто совершает звонок и что он при этом говорит.
Менеджер должен быть готов к общению с клиентом в разных ситуациях: в случае недовольства, если человеку неудобно разговаривать в данный момент, либо он сам собирался звонить. Сотрудник должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, общительность, приветливость, улыбчивость. Плюс иметь на каждую ситуацию скрипт.
Совет 17. Непрерывное обучение сотрудников – залог успеха
Обучение сотрудников – важная составляющая успеха. Что касается общения по телефону, здесь просто нет предела совершенству. Изучайте сами эту тему, давайте задание менеджерам анализировать телефонные разговоры, вырабатывать более совершенные техники.
И всегда тестируйте, не останавливайтесь: любую новую технику сначала нужно опробовать лично. Тогда и вы, и сотрудники будете профессионально расти.
Совет 18. Готовьте менеджеров к каждой акции
Менеджеры должны знать все продукты лучше вас. Только в этом случае клиенты будут удовлетворены работой команды. Важно подготовить сотрудников к звонкам при проведении распродаж и акций.
Менеджеры должны знать все от и до: что входит в продукт и его особенности, как получить и оплатить товар. Поэтому прежде, чем проводить любую акцию, проведите обучающий получасовой семинар.
Совет 19. Как управлять недовольными клиентами
Клиент может быть недоволен чем угодно. Будьте готовы принять его реакцию и извиниться, даже если вашей вины нет. Чтобы перевести негатив в позитивное русло, выразите свое понимание сомнений и опасений клиента, положительно отреагируйте на возражения.
Если вы улыбаетесь, клиент это почувствует и улыбнется в ответ. Избегайте споров, старайтесь сотрудничать и искать решение. В конце беседы уточните, на все ли вопросы ответили. Возражения клиента – сигнал того, что он готов совершить покупку.
Совет 20. Завершение разговора – главное
Человек запоминает начало и конец разговора. Поэтому в конце беседы подведите итоги сказанного и повторите то, о чем вы договорились. Перечислите по пунктам, что обсудили и какие решения приняли. Даже если это самые простые вещи.
Если необходимо, назначьте дату и время следующего созвона или встречи. Пообещав выслать дополнительную информацию, обязательно это сделайте! И не забудьте поблагодарить клиента за время, которое он смог вам уделить.
Часть 5. Работа с клиентами Разное
Совет 21. Мотивируйте менеджеров
Важнейшим элементом мотивации является ориентация на результат. Это может Быть количество отработанных запросов, повышение качества технической работы, прочитанная литература по профессиональной тематике, написание статей для сайта компании.
Возможно, следует отправить сотрудников на курсы английского языка. Это будет полезно как лично для них, так и для компании в целом. После сложного проекта дайте менеджеру дополнительный выходной либо два билета в кино, на спортивный матч, концерт. Подумайте, как поощрять и штрафовать сотрудников.
Совет 22. Правильно отдыхайте в нерабочее время
Чтобы эффективно работать в течение недели, нужно отдыхать в нерабочее время. Лучший отдых – активный. Выберите увлечение, близкое вам по духу, какой-нибудь активный вид спорта, найдите новые места в городе.
Составьте план на несколько выходных вперед: концерты, клубы и т. п. Старайтесь максимально менять обстановку. Так вы получите массу новых впечатлений и эмоций. Выделите определенный час в субботу или воскресенье, когда можно заниматься рабочими делами (если это необходимо).
Позаботьтесь и об отдыхе сотрудников, чтобы они хорошо трудились всю рабочую неделю.
Совет 23. Будьте готовы к изменениям
Я уже говорил, что менеджер по работе с клиентами – ваш проводник. Он знает проблемы покупателей, их вопросы и переживания. Если вы согласны передать ответственность за принятие некоторых решений менеджерам, будьте готовы к росту отдачи.
Сотрудники наверняка предложат внести изменения в работу компании. Вам следует быть открытым к нововведениям, обсуждать их с сотрудниками других отделов, проводить открытое голосование.
Совет 24. Умейте слушать сотрудников. Они – на передовой бизнеса
Вы можете каждую неделю требовать от сотрудников отчеты и предложения на бумаге, а затем складывать их в стол. Однако эффективнее собирать менеджеров раз в неделю, чтобы обсудить новые предложения, проблемы и стратегии развития компании.
На таких собраниях сначала лучше давать слово менеджерам, а потом комментировать самому. При большой загруженности офиса совещания можно проводить через Интернет, в социальных сетях, с помощью скайпа. Важно вести запись всех разговоров, чтобы ничего не забыть и не упустить интересные мысли. Такие встречи дают положительный эффект в работе каждого менеджера и компании в целом.
Совет 25. Способствуйте развитию корпоративной культуры
Корпоративная культура затрагивает отношения между сотрудниками. А межличностные контакты оказывают сильное влияние на эффективность работы. Поэтому руководитель должен способствовать развитию дружеских отношений.
Атмосфера взаимопонимания и поддержки помогает улучшить рабочую обстановку. Составьте список сотрудников, их дней рождения, предпочтений, хобби. При этом обязательно разделяйте личное и профессиональное!
Кирилл Белевич. 25 советов по ведению множества проектов
Часть 1. Планы и проекты
Совет 1. Нагружайте себя задачами: чем их больше, тем лучше
Если вы хотите развиваться и успевать работать с внушительным количеством проектов, необходимо постоянно нагружать себя разными задачами: чем их больше, тем лучше.
В среднем у обычного человека есть несколько задач в месяц. Обычно это два-три проекта: однообразная работа, тренировки и что-нибудь еще. Редко бывает пять и более проектов.
Какие проекты или задачи можно вести? Давайте перечислим некоторые: писать книги, публиковать статьи в журнале, зарабатывать в Интернете, создавать бизнес, учиться, брать на работе самый сложный проект и многое другое.
Надо увеличивать число проектов. Если вы хотите стать по-настоящему эффективным, нужно вести не меньше десяти проектов (задач) в месяц. И лучше всего делать это параллельно.
Если проектов будет больше десяти, вы начнете резкий взлет и покроете огромные расстояния за минимальное количество времени.
Уверен, вы знаете, что население можно условно разделить на три категории:
✓ 90 % людей – те, кто ничего не делают; «сидят на заборе» и не хотят менять свою жизнь. Их можно назвать наблюдателями, потому что они смотрят, как живут остальные. И все.
✓ 7 % людей – индивиды, которые что-то делают, но медленно. На фоне наблюдателей они – просто выдающиеся личности: тянутся вверх и кажутся чемпионами. А общая серая масса смотрит и говорит: «Как им хорошо! И зарплата у них большая, и квартира хорошая, и автомобиль респектабельный».
✓ 3 % людей получают от жизни максимум и работают больше всех. Если у 7 % есть остановки и передышки, то верхние 3 % идут вперед, не останавливаясь.
Из 3 % можно выделить 0,1 % населения, которые получают абсолютно все, чего заслуживают. Они работают по 15 часов в сутки, как папа Карло, и при этом все успевают, в том числе находят время на личную жизнь.
Надеюсь, что вы стремитесь попасть в число 0,1 % и уже находитесь среди 7 %, потому что наблюдатели никогда не будут держать в руках эту книгу.
Итак, необходимо увеличить число проектов минимум до десяти. Если у вас три проекта, умножайте на четыре; если до пяти – на два или три, чтобы было десять-пятнадцать.
Первое время у вас, как и у меня, будет шок: как такое можно успеть? Но главное – начать, а дальше все получится!
Совет 2. Решайте задачи, без которых невозможен рост
Всегда надо ставить планку чуть выше, пересиливать страх, оттачивать мастерство и становиться профессиональнее
Если человек выполняет рутинную работу на протяжении пятнадцати лет, о чем говорить? Он просто перестает развиваться. Бывает, приходит молодой специалист, который разбирается не только в одном процессе, но и во многих других. Тогда «застывшего» сотрудника увольняют.
Жизнь как эскалатор, который опускается все ниже и ниже, а вам необходимо добраться до самого верха. Есть три варианта развития событий:
✓ стоять на месте. Так поступает большинство наблюдателей;
✓ идти вперед. Вы будете оставаться на определенном уровне или немного продвигаться, станете намного эффективнее большинства людей;
✓ бежать вверх по эскалатору. Сначала будет сложно, потому что придется напрягаться. Но вы быстро доберетесь до верхнего этажа. А там можно сбавить темп и продолжить движение.
Надо все время повышать планку и развиваться. Без этого роста не будет.
Совет 3. Составьте план проектов
Необходимо составить план проектов, так называемый мап (англ. map – «карта»). Можно взять лист бумаги, ручку и записать все проекты. Для продвинутых есть специальная программа MindManager.
Если вы держите дела, задачи и проекты в голове, перегружаются мозги. Бывают ситуации, когда непонятно, за что хвататься; некоторые вещи при этом просто вылетают из головы.
А если вы все пишете на бумаге или заносите в рабочий лист MindManager, то видно, сколько предстоит сделать.
Составьте план текущих дел и задач, включите в него проекты на месяц вперед. Разнесите по категориям:
✓ работа;
✓ бизнес;
✓ личностный рост.
Рекомендую использовать компьютерную программу, а не исписывать листочки. Так намного удобнее. Составьте план, чтобы знать, в какую сторону развиваться и чему уделить особое внимание.
Совет 4. Разделите дела на мелкие и крупные
Необходимо определить, какие проекты срочные, а какие важные. В итоге получатся две большие группы: «Мелкие дела» и «Крупные дела».
Мелкие дела – это проекты и задачи, на выполнение которых требуется не более трех часов. Крупные – все остальные.
Уверен, вы найдете огромное количество мелких дел, висевших мертвым грузом в течение нескольких дней/недель/ месяцев. Они тянут назад и мешают взлететь.
Совет 5. Выделите дела, которые приносят доход или двигают вперед
Необходимо посмотреть на свои проекты (задачи) и найти среди них те, которые приносят доход или двигают по карьерной лестнице и т. д.
Выделите эти задачи отдельным пунктом, цветом. На них следует тратить основные ресурсы. Нет смысла работать над тем, что не принесет дохода или не продвинет вперед.
Например, как можно автоматизировать работу с персоналом? У вас – большая текучка кадров, приходится постоянно обучать людей, показывать и объяснять элементарные вещи. Это отнимает массу времени.
Сделайте скрипт работы для нового сотрудника. Информация может быть представлена на видео, в аудиоварианте или просто текстом. Человек будет учиться сам, не отнимая ваше время.
Если посмотреть на мап, такое дело можно записать в раздел «Мелкие дела», причем несрочные. Но если взглянуть на него с другой стороны – с точки зрения экономии личного времени – дело становится важным.