Рис. 2.21. Установка полей документа
Для настройки ориентации текста предназначена кнопка Ориентация группы Параметры страницы. Можно выбрать альбомную или книжную ориентацию страницы, первая из которых используется для некоторых сложных таблиц, схем, рисунков и других элементов, которые не поместятся при обычном (книжном) расположении текста.
Однако в некоторых случаях ни один из предложенных вариантов не подходит, а параметры полей необходимо установить точно. Для самостоятельной настройки этих параметров, а также для доступа к остальным параметрам страницы необходимо нажать кнопку Поля и в появившемся меню выбрать пункт Настраиваемые поля. В результате появится окно настройки страницы, в котором задаются необходимые значения. В частности, для настройки отступов страницы предназначена группа Поля – здесь можно задать значения всех полей, а также размер переплета и его место расположения (рис. 2.22).
Рис. 2.22. Настройка полей документаЗначение переплета нужно оставлять в том случае, если вы планируете сшивать либо переплетать документ (например, дипломную работу). В этом случае нужно предусмотреть наличие переплета, иначе при маленьких значениях полей левый край текста может быть закрыт.
В поле Ориентация задается расположение страницы, а на вкладке Бумага указывается размер бумаги.
Если в текст вашей работы необходимо вставить страницу альбомной ориентации, самый простой способ сделать это – создать отдельный файл, в нем установить соответствующие параметры страницы, набрать нужный текст или вставить необходимый объект. Но в этом случае предшествующий текст (при его изменении) может не поместиться на предыдущей странице или, наоборот, не полностью заполнить ее. Чтобы этого избежать, необходимо вставить страницу альбомной ориентации непосредственно в текст документа, правильно расставить разрывы разделов и настроить страницы каждого раздела.
Перед страницей, которая должна иметь альбомную ориентацию, вставьте разрыв раздела. Для этого необходимо поместить курсор в конце предыдущей страницы и на вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажать кнопку Разрывы. В появившемся меню выберите пункт Следующая страница. В этом случае в месте расположения курсора в документе появится разрыв раздела, а курсор перейдет на следующую страницу (увидеть его можно, воспользовавшись кнопкой Отобразить все знаки на вкладке Главная). Теперь перейдите на следующую страницу и задайте для нее альбомную ориентацию. Закончив ввод текста или другого объекта на этой странице, повторите вставку разрыва раздела и для следующей страницы снова задайте книжную ориентацию. Теперь вам нужно будет следить только за тем, чтобы текст книжной страницы не перешел на альбомную, и наоборот. Нумерация страниц при этом будет отображаться корректно.
Формат бумаги настраивается с помощью кнопки Размер. По умолчанию для документов Word установлены значения, соответствующие стандартному листу А4, но вы можете задать и другие варианты.Примечание
В видеоуроке «Урок 2.13. Настройка параметров страницы», который находится на компакт-диске, прилагаемом к книге, показано, как в документе Word 2007 настраивать параметры страницы.
2.8. Исправления, режим редактирования и рецензирования
Режимы редактирования и рецензирования
Редактирование и рецензирование – очень полезные инструменты редактора Word (особенно при написании научных, дипломных и курсовых работ).
Известно, что исправлять текст проще всего на бумаге. Действительно, взяв красную ручку, всегда можно зачеркнуть неверно сформулированное предложение, а сверху написать новый вариант. Цветными чернилами на бумаге удобно выделять спорные места и писать комментарии к ним. Но такие исправления существуют только в единственном экземпляре, и потом приходится выполнять дополнительную работу, чтобы перенести все это в компьютер. Оказывается, эти же возможности доступны и в текстовом редакторе Word, и называются они функциями рецензирования. Они позволяют не только вставлять комментарии на полях текста, но и редактировать написанное, сохраняя при этом все исправления и пометки в электронном виде. Кроме этого, среди функций рецензирования Word существует еще и возможность фиксирования всех правок, вносимых в документ.
Инструменты редактирования позволяют добавлять примечания в документы и отслеживать внесенные правки. При этом пользователь может видеть все вносимые изменения и определить, нужно ли применять эти исправления или нет.
Часто при создании серьезной работы хочется отменить все внесенные изменения, так как в какой-то момент начинает казаться, что предыдущий вариант текста был лучше. В принципе, это результат слишком усердной работы, но иногда такое чувство верно. Особенно если вспомнить, что «лучшее – враг хорошего». В таком случае, исправив текст, мы буквально беремся за голову и начинаем лихорадочно вспоминать, как же он выглядел до наших бессмысленных корректировок. Используя режим рецензирования редактора Word, вы избавите себя от подобных проблем.
Основным отличием этого режима редактирования от обычного является возможность сохранения всех вносимых исправлений. Причем это касается как содержимого документа (удаление и добавление текста), так и формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Исправления будут отображаться на экране и помещаться в специальный список. А при желании вы сможете в любой момент отменить исправление или же, наоборот, принять его.
Рассматриваемый режим удобен на завершающих этапах создания работы, когда содержание набрано, текст отформатирован, а в документ вносятся последние исправления, которые в любой момент можно отменить и вернуться к предыдущему варианту.
Еще одним важным преимуществом режима рецензирования является разделение правок, вносимых разными пользователями. Например, вы можете показать текст коллегам или научному руководителю и в любой момент отобразить те исправления, которые внес кто-либо из них. А далее, в зависимости от ситуации, можно будет принимать эти исправления либо отклонять их.
Для работы с инструментами редактирования и исправления предназначена вкладка Рецензирование.
Вставка примечаний
Примечания удобны при работе с текстом в тех случаях, когда нужно оставить некоторые замечания по поводу написанного. Они также являются средством совместного редактирования документов. Обычно примечания на бумаге представляют собой текстовые пометки на полях. В электронном документе они тоже записываются на полях в виде выделенных текстовых блоков, которые называются выносками.
С помощью примечаний можно зафиксировать мысли по поводу отдельных абзацев, обратить внимание на сомнительные или требующие доработки фрагменты. Это очень удобно при написании курсовой или дипломной работы, так как все «проблемные» места будут соответствующим образом помечены.
Для вставки примечания в документ на вкладке Рецензирование предназначена кнопка Создать примечание, при нажатии которой фрагмент текста будет выделен цветом, а на полях документа появится выноска Примечание – здесь можно будет ввести нужный текст.
В группе Примечания вкладки Рецензирование размещены кнопки Следующее примечание и Предыдущее примечание, с помощью которых можно легко перемещаться по вставленным в документ примечаниям.
Примечания – это очень удобный инструмент, чтобы оставлять заметки, касающиеся дальнейшей работы с текстом, а также средство совместного редактирования документов. Если вас попросили прочесть текст, вы можете воспользоваться инструментом Примечание и не исправлять чужие ошибки, а просто оставить свои мысли по поводу некоторых отдельных фрагментов. Если же вам мешает отображение примечаний на полях, вы можете их скрыть, воспользовавшись кнопкой Показать. Переключатель Выноски установите в положение Никогда. Теперь необходимо будет подвести указатель мыши к необходимому фрагменту, чтобы примечание отобразилось на экране.
Удалить отдельное примечание можно с помощью пункта Удалить примечание соответствующего контекстного меню. Чтобы удалить примечания, добавленные только одним пользователем, установите отображение его исправлений – для этого с помощью кнопки Показать исправление в появившемся меню выберите пункт Рецензенты и укажите имя нужного автора. Для удаления всех примечаний этого автора нажмите кнопку Удалить примечание группы Примечания и выберите пункт Удалить все примечания документа.
Режим исправлений
Еще одной возможностью, которая предоставляется текстовым редактором Word, является работа в режиме исправлений. Перед началом работы с примечаниями и исправлениями необходимо задать их отображение в окне документа.
Режим отображения исправлений в документе устанавливают в поле Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование. Наиболее наглядным режимом является Исправления в исходном документе. При его использовании удаленные фрагменты отображаются в основном тексте, изменения в форматировании – в выносках, а вставленные фрагменты – и в выносках, и в основном тексте.
Чтобы начать отслеживать исправления, воспользуйтесь кнопкой Исправления группы Отслеживание. Теперь вы будете видеть все изменения, которые вносятся в документ (рис. 2.23). Чтобы примечания и исправления отображались в виде выносок, нажмите кнопку Выноски и в появившемся меню выберите пункт Показывать исправления в выносках. В этом случае исправления будут указаны на полях документа. Если же вы не хотите отображать исправления и примечания в выносках, выберите пункт Показывать все исправления в тексте. Чтобы отобразить в выносках только примечания и форматирование документа, воспользуйтесь пунктом Показывать только примечания и форматирования в выносках.
Рис. 2.23. В режиме исправлений все правки отображаются на полях
По мере внесения исправлений в текст и добавления примечаний они будут отображаться в хронологическом порядке с указанием времени внесения на специальной панели Область проверки, расположенной в нижней части окна редактора.