Культура эффективной организации времени нам всем так же нужна, как чистый воздух и природные богатства. Все наших руках!
Принципы ЛИГИ «ВРЕМЯ»
ПОСТОЯННОЕ УЛУЧШЕНИЕ ЛИЧНЫХ ТАЙМ-МЕНЕДЖЕРСКИХ НАВЫКОВ
Начинать нужно с себя. Если каждый из нас будет меньше опаздывать, четче соблюдать договоренности, искуснее организовывать свое время, более предсказуемо попадать в дедлайны, мы создадим общее поле эффективности, в котором будет удобнее всем нам. О тайм-менеджменте не нужно много говорить, тайм-менеджмент нужно применять. Неважно, кто вы – неопытный новичок или продвинутый пользователь, важно, что вы каждый день развиваете свои тайм-менеджерские навыки.
ПОДДЕРЖКА ИНИЦИАТИВ, НАПРАВЛЕННЫХ НА СБЕРЕЖЕНИЕ ВРЕМЕНИ ГРАЖДАН
Мы нетерпимы к любым проявлениям воровства времени у окружающих, будь это нерациональная организация очереди в учреждении или хроническое невыполнение в срок работ и обещаний представителями бизнеса или государства. Мы используем все легитимные рычаги влияния и давления, чтобы исправить ситуации, когда потери времени граждан необоснованны.
КОНСТРУКТИВНОЕ ВНЕДРЕНИЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ЖИЗНЬ ОБЩЕСТВА
Тайм-менеджмент нельзя внедрить насильно. Предлагая эффективные ТМ-практики и технологии своим знакомым, коллегам, родственникам, соседям, руководителям, мы заботимся о том, чтобы объяснить преимущества и удобство тайм-менеджерского подхода всем участникам. Мы подбираем простые, эффективные, малозатратные решения, апробированные экспертами и активистами ЛИГИ «ВРЕМЯ».
Заполните анкету сторонника на ЛИГАВРЕМЯ.РФ. Примите участие в ТМ-клубе онлайн или офлайн. Создайте ваш собственный ТМ-клуб. Ваше время – в ваших руках!
Приложение IСкорая тайм-менеджерская помощь
Вы уже дошли до состояния, когда у вас нет времени, чтобы решить те проблемы, которые отнимают у вас все время?
ВНИМАНИЕ! Настоящий текст представляет собой краткое пособие для разгребания аварийных ситуаций. Здоровым людям, т. е. тем, к которым не относится эпиграф, читать не обязательно. Обязательно – снабжать этим текстом тех окружающих, к которым он прямо относится.
Вы страдаете и мучаетесь от нехватки времени? Постепенно тонете в возрастающем потоке информации? Медленно умираете от стрессов и перегрузок?
Ваша болезнь зашла настолько далеко, что у вас нет времени заняться ее лечением? Совершенно нет времени на то, чтобы прочитать серьезную книжку по тайм-менеджменту? Тогда эта статья – для вас. Здесь дан список простейших действий, которые должны дать максимум близкого результата минимальным вложением времени и сил.
Здесь не место объяснять, почему ненормально разрываться между тремя телефонами, десятью срочными делами и пятью «нужными ко вчера», дневать и ночевать на работе и забывать, в каком году был последний отпуск. Наша статья для тех, кто уже осознал, что такое положение дел – это болезнь, которую нужно лечить. Лечить, а не утешать себя мыслями о том, что иначе работать невозможно, что состояние загнанной лошади – естественное состояние делового человека, и т. д. Все это не более чем отговорки, помогающие прикрыть свое неумение и нежелание работать по-другому.
Для тех, кто уже осознал пагубность такого стиля работы. Вам остается самое сложное: сосредоточиться и переломить себя, переломить свою инерцию, и от мыслей «как хорошо было бы начать новую жизнь…» (естественно, с понедельника) перейти к действию. Если вы не выделите два часа на разгребание завалов с помощью этого алгоритма, вам уже ничто не поможет. Здесь собраны самые быстродействующие и легкоприменимые средства. Поэтому не пожалейте этих двух часов на скорую помощь себе самому. Тогда из реанимации вы переместитесь в больничную палату, и с вами уже можно будет разговаривать о более серьезных способах организации времени.
Обращаю ваше внимание на то, что это руководство, особенно его вторая, техническая часть, скорее для аварийных случаев, когда нужно очень быстро навести хотя бы минимальный порядок. Если ситуация не столь катастрофическая, начните лучше с хронометража. Это менее результативно в близкой перспективе, но дает более прочную основу для дальнейшей работы над повышением личной эффективности. Впрочем, основные принципы, изложенные в этой статье, могут быть вам полезны независимо от степени аварийности ситуации.
Психологическая часть, основная задача которой – вправить мозги
Сначала – несколько основных принципов упорядочения мышления, или ликвидации разрухи в головах. Они помогут вам взять себя в руки, увидеть свою деятельность и начать ею управлять, а не копошиться в ней, как в болоте, увязая все глубже. В конце каждого пункта дается его суть, основной тезис, принцип. Распечатайте несколько экземпляров списка этих принципов и повесьте на видные места – пока эти принципы не усвоятся как следует.
Возможно, вы спонтанный и хаотичный человек и не любите наводить порядок. «Скорая помощь» потребует от вас наведения порядка в некоторых делах. Это не значит, что вам нужно будет сломать себя и стать упорядоченным. Достаточно то небольшое умение упорядочивать, которое у вас все же есть, направить в нужное русло – на то, чтобы упорядочить обзор, контроль и управление своей деятельностью. А в самой деятельности продолжайте оставаться сколь угодно спонтанным и хаотичным, главное, чтобы вы делали спонтанные шаги осознанно, а не просто плыли по течению, барахтаясь в нем.
Обзор и письменная фиксация
Не жалейте времени на письменный обзор проблем. Возьмите большой лист бумаги и выпишите все обстоятельства, все факторы и ресурсы, все дела и задачи. Не ленитесь пользоваться цветными ручками, рисовать графики и схемы, выписывать цифры. Пока вы рисуете – голова думает.
Но самое главное: больше всего человек боится неизвестного. Пока вы не увидели проблему в лицо, во всех тонкостях и подробностях, со всеми самыми неприятными вариантами развития – вы ее боитесь гораздо больше, чем она заслуживает. Не бойтесь ее увидеть – тогда и только тогда вы сможете ею управлять.
То же самое касается и всей вашей деятельности в целом. Пока это непонятный клубок проблем и страхов, неизвестный рычащий лесобормот, смотрящий на вас горящими зелеными глазами из глубины пещеры, – вы не сможете с ним справиться. Нарисуйте картину ваших дел и ваших проблем – и тогда только вы хорошо представите себе тигра, с которым предстоит бороться. А может, это окажется всего лишь кошка.
Между прочим, читая этот документ, делайте пометки на полях, переводите его на свой язык. Подчеркните красным то, что сделаете сразу после прочтения. Зеленым или каким-нибудь вашим любимым цветом – то, что можно сделать уже сегодня. Ставьте восклицательные и вопросительные знаки, подчеркивайте, обводите в кружочек, только не пытайтесь прочитать «Скорую помощь» и забыть о ней. Тогда лучше вообще не читать – обитание в реанимации тоже имеет свои прелести, которых никто не намерен вас лишать насильно.
Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему – и вы решите ее.
Структурирование внимания
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание.
Предсознание может контролировать 7 ± 2объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой (документом, мыслью), вы можете держать в поле зрения еще пять-девять, но не больше!
Подсознание работает с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, подсознание работает над всеми остальными. Не мешайте ему в этом и не пытайтесь решать все проблемы одновременно! Пытаясь решить их все сразу, вы не решите ни одной. Займитесь основательно одной, имея в виду несколько и забыв о всех прочих.
Выделяйте одно – над чем вы работаете; несколько – что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.
Переключение внимания
Слишком частое переключение внимания с одной задачи на другую утомляет и изматывает. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет не меньше. Поэтому необходимо осознанно управлять переключениями внимания.
Крупные дела нужно делать в такой последовательности, чтобы обеспечить максимальное переключение внимания, а следовательно, отдых. Например: три часа на встречи, три – на работу с документами и т. п. Перемежайте работу за компьютером и без него, подвижную и пассивную.
Наоборот, мелкие дела нужно организовывать так, чтобы внимание переключалось минимально. Шесть телефонных звонков по десять минут, разбросанные по всему рабочему дню, требуют больше времени, внимания и нервов, чем собранные вместе, в один 60-минутный блок. Собирайте однородные мелкие дела в блоки – сделаете быстрее и меньше утомитесь. Нечего и говорить об отвлечениях на соцсети и нерабочие процессы в мессенджерах – изгоняйте их беспощадно!
Минимизировать мелкие переключения можно еще одним способом: возвращаясь к мелким делам один раз. Прочитали короткое письмо – ответьте немедленно, начали писать записку – не бросайте, пока не закончите. Для крупных дел может действовать обратная закономерность: если начинается ступор, оставьте дело и переключитесь на другое. Это – крупное переключение, которое благотворно.
Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.
Принятие решений
Ситуация неопределенности удобна и приятна. Можно беспокоиться обо всем вообще и не принимать на себя ответственности ни за что конкретно. Но нельзя слишком долго сидеть сразу на двух стульях – свалитесь с обоих. Поэтому выписывайте альтернативы, взвешивайте обстоятельства и принимайте решения!
Когда вы уходите от решения, вы пытаетесь убежать от проблемы. Это политика страуса, который прячет голову в песок, чтобы не видеть охотника, и думает, что убежал. Не бойтесь увидеть проблему! Нарисуйте ее, напишите возможные пути развития событий, включая самые неблагоприятные. Скорее всего, проблема окажется не такой уж страшной. Подсчитайте все плюсы и минусы, выпишите ваше решение, обведите его в красную рамочку – и не дергайтесь больше, а выполняйте!
Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.
Выполнение решений
Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. Это те же стулья – лучше сидеть на одном неустойчивом, чем на двух устойчивых. Если обстоятельства изменились и прежнее решение устарело, отмените его и примите новое (письменно!). Это будет тоже решение, которое тоже придется выполнять. Но это уже не будут безответственные метания туда-сюда.
Еще вы захотите помедлить с выполнением решения. Спросите себя: «Чего я подсознательно хочу избежать, когда оттягиваю выполнение решения?» Осознайте это «что-то», запишите. Перед вами проблема, которую можно и нужно решить.
Как-нибудь мы подробнее поговорим о борьбе с промедлением – когда выберетесь из реанимации. А пока усвойте одно: перед собой нужно быть честным, не нужно писать одно, а хотеть другого. Если вы не хотите выполнять ваше же решение, так и напишите: «По таким-то причинам я не хочу делать того-то, осознавая, что это мне грозит тем-то». Это тоже ваше решение. Если оно вас не устраивает, будьте любезны выполнить предыдущее, забыв о всяких тонкостях и нежеланиях вашей нежной души. Сейчас мы занимаемся шокотерапией, и я хочу, чтобы вы это четко осознавали. Не хотите – никто вас не заставляет: «Сестра, в морг!»
Если делать, то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.
Управление эмоциями
От того, что вы беспокоитесь о проблеме, она не решится. О проблемах не нужно беспокоиться – о них нужно думать. Не тратить время на переживания по поводу возможных неудач, а тем более уже случившихся. Делайте выводы и двигайтесь дальше. Представьте самое страшное, что может случиться. Еще страшнее, еще хуже! Выпишите и нарисуйте самые страшные варианты! Когда дойдете до предела – полюбуйтесь получившейся картиной (например, собой любимым в деревянном ящике и белых тапочках) и смиритесь с ней. Теперь вы этого уже не боитесь, а просто рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете, как избежать худших и достигнуть лучших.
Раздуйте страхи – и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.
Управление работоспособностью
Чем сильнее вы загружены, тем больше вам необходим правильный отдых. Главное правило: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не жалейте времени на правильно организованные перерывы, сон и отдых. Не будем сейчас говорить о выходных и отпусках – начните хотя бы с малого. Раз в час обязательно делайте пятиминутный перерыв. Не бойтесь потратить эти пять минут – они с лихвой окупаются.
Во время пятиминутного перерыва, как и во время любого отдыха, не думайте о проблемах. Лучше всего заняться физкультурой, помахать руками и ногами, открыть форточку, умыться. Имейте в виду: отдых – это тоже дело, поэтому, когда вы занимаетесь отдыхом, не пытайтесь держать в голове других дел (вспомнили принцип управления вниманием?). Забывайте обо всех делах и проблемах перед тем, как сделать перерыв или лечь спать. «Скидывайте с себя дневные проблемы вместе с одеждой», – как говорил Наполеон. Это трудно, но этому можно и нужно учиться.
Пять минут отдыха в час – и не пытаться думать в это время!