организационная стратегия, позволяющая совершенствовать систему управления, адаптировать ее к изменениям окружающего мира. Совершенствовать не «методом тыка» или «методом прочтения новой модной менеджерской книжки», как у нас чаще всего происходит, а на основе четко сформулированных принципов, методов и подходов, вместе и составляющих организационную стратегию[65].
Мысль вторая: время необратимо, и именно это его уникальное свойство дает человеку возможность реализовывать свои ценности, «материализовать» их в мире посредством поступков. Что именно является для вас по-настоящему ценным, видно не из ваших слов, а из ваших поступков, выборов, необратимых во времени. Задержаться на работе на пару часов или пойти домой к семье? Зависнуть в соцсетях или написать главу дипломной работы? Позвонить неприятному клиенту и дожать контракт или отложить это «на попозже»? Поступить в магистратуру за границу или поехать в деревню по программе «Сельский учитель»? Все это выборы, формирующие нашу жизнь и честнее всего говорящие о наших жизненных ценностях.
У нас все готово к тому, чтобы сформулировать важнейшее в этой книге определение:
«Организация времени» – это система средств организации деятельности, основным своим принципом имеющая осознание необратимости времени и наших поступков в нем.
Разъяснение к определению: чтобы максимально полно реализовать принцип осознания необратимости времени, научно-методическая дисциплина «организация времени» включает в себя различные подходы, методы, методики и технологии, помогающие человеку сделать его деятельность (в частности, деятельность его фирмы) максимально соответствующей его ценностям.
Нетрудно заметить, что менее строгую версию именно этого определения мы уже дали в самом начале Введения к книге. Напомним, там говорилось, что под организацией времени мы понимаем технологию, помогающую человеку использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими целями и ценностями.
Из сформулированного нами определения следует ответ на вопрос, который мы поставили в начале, – какое место занимает организация времени в общей совокупности методов управления собой и организацией? Изобразим новую схему сочетания различных стратегий, которая показывает место организации времени в общей картине.
Сверху изображена стрела времени (термин И. Пригожина), задающая важнейшее для человека мировоззренческое свойство его поступков и дел – необратимость. Рождение, смерть и движение от первого ко второй создают для человека рамки, в которых происходит его деятельность, в которых он совершает свои поступки и реализует свои ценности. В данном случае для нас не принципиально, считает человек физическую смерть полным завершением своей жизни или нет. Важно, что конечность жизни и необратимость каждого ее мгновения накладывают непременный отпечаток на все наши дела.
Под стрелой времени мы изобразили человека с его целями (впереди) и направлениями движения (черная стрелка). Цели человека, средства, которые он избирает для их достижения, и поступки, которые он совершает на этом пути, в том числе расставляя приоритеты в повседневной деятельности, являются непосредственной реализацией его ценностей, их воплощением в мире.
Чтобы достичь этих целей, человеку необходимы стратегия, т. е. искусство двигаться в направлении, адекватном его ценностям, и организационная стратегия, т. е. искусство делать это эффективно. Они изображены двумя белыми стрелами (одна является «рефлексивной надстройкой» над другой). Связь стратегии с поступками и реализацией ценностей проиллюстрируем кратким афоризмом собственного сочинения: «Стратегия – это искусство сегодня принимать такие решения, о которых ты не будешь жалеть завтра». Действительно, ценности человека со временем меняются, и сделать сегодняшние поступки и достижения максимально ценными в долгосрочной перспективе – задача стратегии.
Идеал стратегии жизни – когда в ее конце не будет «мучительно больно» ни за один совершенный поступок.
ТМ-глоссарий
Абсолютный / относительный показатели в анализе расходов времени. Абсолютный показатель – сумма расходов времени по интересующей нас категории; относительный – доля этих расходов в общей картине (например, в общих расходах времени за неделю либо в суммарном времени «нетто» по всем работам и т. п.).
Аврал, авральная работа – ситуация острого дефицита времени при высокой цене вопроса, которого касается деятельность; работа в такой ситуации. В классическом тайм-менеджменте авральная работа не одобряется, хотя очевидно, что руководитель, владеющий методами эффективного управления авралами, имеет более широкое пространство возможностей, чем руководитель, способный исключительно к стабильной плановой работе. Кроме того, достаточно многие люди по своему психотипу более склонны к авральной работе и часто сознательно ставят себя в экстремальные условия (например, по срокам), чтобы достичь максимальной эффективности.
Альтернативная стоимость времени – по аналогии с альтернативной стоимостью денег в экономике стоимость тех благ, которые вы могли получить в единицу времени, но от которых вы отказались, «купив» на эту единицу времени что-то еще. Концепция альтернативной стоимости особенно полезна при расстановке приоритетов, для понимания того, что текучка «стоит» не потраченного на нее часа, а тех результатов, от которых вы отказались, отняв этот час у более приоритетной задачи.
Аналитика («личная аналитика», «упростить аналитику» и т. п.) – совокупность способов анализа личной деятельности (расходуемых ресурсов и достигаемых результатов), дающих информацию для принятия решений. Может включать в себя коэффициенты, графики, правила учета и т. п.
Бездефицитность сил – принцип, согласно которому соотношение работы и отдыха должно строиться так, чтобы к концу естественного периода (день, неделя, год) достигался нормальный уровень работоспособности. Это возможно в том случае, когда за повышенным расходом сил (авральной работой и т. п.) следует адекватное снижение нагрузки и отдых. Несоблюдение принципа бездефицитности ведет к накоплению долговременной усталости, могущей быть источником срывов и резкого падения уровня работоспособности.
Борьба за время – в отличие от организации времени (управления временем) совокупность технологий, позволяющих эффективно строить деятельность при наличии активно противоборствующих вашим намерениям внешних или внутренних обстоятельств.
Внимание – 1) оперативное (психологическое): способность человека удерживать в мышлении (оперативной памяти) задачу, достаточная для ее выполнения, а также объем соответствующих ресурсов мышления; 2) стратегическое: способность обеспечить в заданный отрезок времени усилия (ресурсы времени, энергии и т. п.), необходимые для выполнения какого-либо проекта, а также сам объем этих усилий и ресурсов. Примеры употребления термина: внимание рассеяно между задачами (проектами); внимание сконцентрировано на задаче; высокая переключаемость внимания (способность оперативно перебрасывать психологические или деятельностные ресурсы на решение другой задачи или реализацию другого проекта).
Восприятие времени – субъективное представление о времени, могущее быть различным в зависимости от психотипа человека. Например, в НЛП выделяют «ассоциированное» (нахожусь «внутри» линии времени, движусь в реке времени, переживаю события) и «диссоциированное» (вижу «стрелу времени» со стороны) восприятия времени. Может также зависеть от специфики профессиональной деятельности человека: например, исполнитель в механистической структуре скорее будет представлять время как линейную шкалу, менеджер инновационного интеллектоемкого проекта – как пазл, элементы которого в ходе проекта он должен состыковать.
Время – 1) физическое явление, ключевым свойством которого для целей организации деятельности является необратимость; 2) измеримый ресурс, допускающий осуществление по отношению к нему операций распределения, обмена, структурирования, «конвертации» в другие ресурсы (например, деньги, информацию, энергию).
Время «нетто» / «брутто» (по А. А. Любищеву) «брутто» – общее учтенное время; «нетто» – чистый расход времени на задачи. «Нетто» равно «брутто» минус мелкие поглотители времени.
Гармонизация (совокупности задач; деятельности) – установление равновесия, гармонии, баланса между задачами сходного уровня приоритетности, равно требующими выполнения в заданный период. Осуществляется с помощью сознательно управляемого распределения между ними ограниченных ресурсов (в первую очередь ресурсов времени), например, в форме нормирования доли расходов ресурса на каждую из задач. Гармонизация взаимодополнительна к приоритизации.
Гибкое планирование – планирование, в которое заложены механизмы оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств. Под этим названием можно обобщить методики планирования различной степени гибкости: обычный план с заложенными в него резервами по времени; план с вариантами реагирования на различные варианты развития ситуации; контекстный план (список задач, привязанных к контекстам, а не к астрономическому времени).
График Гантта упрощенный – применяется для планирования в личной работе, отличается от обычного нечеткой привязкой задач к времени (типовой вариант – вертикальные колонки означают периоды, например недели; галочка на пересечении задачи и вертикальной колонки означает необходимость выполнить эту задачу в соответствующем периоде).
Дедлайн, критический срок (deadline) – дата и (или) время, к которому должна быть выполнена задача; получение результата после этого срока, как правило, снижает его ценность до нуля.