Условия успешной реализации процедуры согласования
В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, связанные с культурой организационного поведения, которая должна формироваться в ходе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации. Необходимое условие начала процедуры согласования – наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (то есть не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов). Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза. Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным по умолчанию (даже при нарушении типовых сроков согласования).
Алгоритм и способы согласования
Процедура согласования осуществляется параллельным, последовательным или комбинированным способом. При применении каждого маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.
При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям/должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, у которых есть соответствующий модуль электронного согласования.
При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая устанавливается регламентом согласования. Рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.
Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ – основной в маршруте, когда условие начала процесса согласования – «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в первоначальные проекты решений, представленные на их рассмотрение. Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа. Однако при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершится предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа. Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения правил, установленных инструкцией по делопроизводству, и общих правил согласования.
Оформление результатов согласования
Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования.
Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с правилами делопроизводства), посредством e-mail или через систему электронного документооборота. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования. При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют их и представляют исполнителю. В данном случае проект документа визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования). В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа. Инициатор согласования в этой ситуации должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования. Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которого осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов. При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании). После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования, возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовый» экземпляр) или лист согласования. После этого он проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора. После завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде. Рекомендуем также обратить внимание на то, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений». Это предполагает возможность использовать не все элементы визы как реквизит, состоящий из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только один его элемент – личную подпись (параф), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) ставить специальную отметку «Лист согласования прилагается».
Следует различать утверждение и согласование документов.
Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.
Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляется документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.
Пример оформления согласования требований
➤ История изменений
➤ Связанные документы (этот документ должен читаться вместе с):
➤ Документ утвержден
➤ Документ согласован
Приложения
IT-сленг
Вам придется много общаться не только с заказчиками, но и с командой, поэтому вы должны понимать, о чем они говорят.
Автоматизация, авто – в зависимости от контекста, автоматическая настройка окружения на проекте или сборка версий этого проекта, или написание автотестов тестировщиками вашего проекта.
Адаптив, адаптивный – адаптивный дизайн сайта или приложения, в котором интерфейс автоматически подстраивается под экран компьютера, ноутбука или телефона. Вы должны располагать несколькими вариантами макетов под разные форматы экранов, чтобы в полной мере понимать, как элементы будут выглядеть при разных условиях.
Айди, айдишник – идентификатор объекта, часто состоит из рандомного набора цифр, но бывают и сочетания цифры + буквы. Он необходим для удобного поиска в базе данных.
Аккаунт, аккаунт-менеджер – человек, занимающийся ведением статусов проектов в компании. Чаще всего такие аккаунт-менеджеры есть в аутстафф- и аутсорс-компаниях. Их цель – договориться с заказчиком, получить от него техническое задание на разработку продукта, отправить ему резюме кандидатов, назначить собеседования и онбординг в команде. Также такой человек обычно следит за исправным трекингом задач и списыванием времени на них со стороны компании.
Апдейт, UPD, update – обновление как информации, так и просто текущей ситуации. Апдейт файла, документации, статуса задачи.