Их работа не была организована таким образом, чтобы её можно было выполнять, и они не знали свои инструменты.
Поэтому я проверил, что там происходило. Когда они брали и возвращали вещи, которыми они пользовались, отмечали ли они это в журнале учёта, с тем, чтобы быть в состоянии опять найти эти вещи? Закончив работать с какими-то вещами, убирали ли они их на место? Нет, они не делали этого.
Это просто основы админа [7]в сочетании со знанием того, чем являются те вещи, с которыми вы работаете. Это организованность и знание того, чем являются вещи, знание того, для чего они предназначены и где они находятся, и т. д. Это самое элементарное.
Если люди по-настоящему не знают, что они используют в работе, если каких-то инструментов недостаёт, если есть не функционирующие инструменты, если люди не знают, что делают с помощью их инструментов, если нет файлов или если после работы с ними их не собирают и не кладут назад в ящик для файлов, если вещи теряются и люди не знают, где находятся вещи, и так далее, то люди будут тратить по три или четыре часа, бегая в поисках листа бумаги. Это не производство.
Если человек не в состоянии сказать вам, чем являются те вещи, которые он использует в работе, для чего они предназначены и где они находятся, то он не произведёт никакого продукта. Он не знает, что он делает.
Это похоже на то, как если бы плотник пытался построить дом, не зная, с помощью чего он должен его строить, не зная свои инструменты и материалы и не зная те основные действия, которые он должен выполнить для того, чтобы получить свой продукт. Вот что тормозило производство в данной области; неорганизованность. И при этом отсутствовали основы.
На самом деле, это вещи намного более элементарные, чем знание технологии, применяемой в этой области, знание тех методик, которые используются для получения продукта. Человек даже не знает, какие у него инструменты и оборудование и каковы их функции. Он не знает, в рабочем они состоянии или нет. Он не знает, что после работы с инструментом его нужно вернуть на место. Получив послание, его нужно поместить в файл, откуда его можно снова взять. Это вещи даже более элементарные, чем знание приказов и оргполитики, относящихся к его шляпе.
Какие же основы отсутствуют? Основа, заключающаяся в том, что человек садится за стол, за которым он должен сидеть и выполняет работу! Основа, заключающаяся в том, что человек знает, какие инструменты, материалы и оборудование он использует в работе, и знает, что он должен делать с их помощью, чтобы произвести свой продукт. Вот какие основы отсутствуют.
Вот мы и подошли вплотную к истинной причине того, почему человек не может производить какой-либо продукт.
Это то, что мешает такому человеку производить. Это ещё более элементарно, чем знание методик его работы.
Отход от основ. Знает ли этот, человек где находится файл? Закончив работать с этим файлом, оставляет ли он его разбросанным по всему помещению или он собирает его и кладёт обратно туда, где его можно найти?
У человека, который находится в процессе работы, бумаги обычно разбросаны по всему помещению, но знает ли он, где они находятся? Соберёт ли он их потом и сложит ли в правильном порядке или он просто оставит их там, где они лежат, и навалит сверху ещё кучу бумаг?
Если вы видите, что бумаги из «Проекта № 2» разбросаны сверху бумаг из «Проекта № 1», то вы кое-что узнаёте об этом подразделении. Здесь отсутствуют основы.
Это маленькая частичка технологии, и эта маленькая частичка технологии даёт вам понимание сути дела. У вас должна быть общая картина того, как бы выглядело это подразделение, если бы там был порядок и хорошая организация дела, как оно должно быть организовано для того, чтобы добиться оптимальных результатов в производстве.
Затем вы могли бы проинспектировать это подразделение и посмотреть, что там происходит. Инспекция проводится на основе следующего критерия: насколько организация данного подразделения отличается от того, какой она должна быть? Вы выясняете, нет ли такого, что сотрудники подразделения не знают, что собой представляют различные вещи в их подразделении или для чего они предназначены, вы смотрите, знают ли они, какова ценность различных вещей в их подразделении, имеют ли место случаи искажённой важности, не отсутствуют ли какие-либо файлы и выполняются ли необходимые действия по поддержанию файлов в порядке, случается ли нарушение последовательности в действиях, есть ли не функционирующие инструменты и оборудование, не добавлено ли к общей картине что-то, не имеющее отношения к производству и т. д.
Другими словами, вы можете проверить подразделение на предмет наличия минусов в сравнении с одним только этим фактором — организованностью.
Подобного рода отход от основ и неорганизованность сводят производство на нет. Никакого производства просто не будет вообще. Не будет построенных домов.
То, о чём мы здесь говорим, — это внутренняя склонность к порядку. Человек, у которого есть чувство порядка и который понимает, что он делает, садится писать рассказ или, например, доклад: у него под рукой будет бумага; между листами бумаги будет проложена копирка, и у него поблизости будут его рабочие заметки. И прежде, чем он прикоснется к клавишам своей пишущей машинки, он ознакомится с тем местом, где он будет работать. Для того, чтобы получить продукт, он выполнит всю необходимую подготовительную работу.
А ведь кто-то другой сел бы, написал бы что-то, затем вспомнил бы смутно, что где-то были какие-то заметки, а затем в течение часа искал бы, где эти заметки находятся, оказался бы неспособным найти их, затем решил бы, что это всё равно неважно, затем несколько раз прошёлся бы взад и вперёд и в конце концов обнаружил бы, что всё напечатано без копирки.
Существует способ справиться с этим. Любой, кто пытается привести в порядок какое-либо подразделение, где люди не понимают основ того, с чем они имеют дело, и которое находится в состоянии полного беспорядка, должен обрести прочную реальность в отношении того факта, что до тех пор, пока не усвоены основы и не устранён беспорядок, в этом подразделении не будет удовлетворительного уровня производства.
Инспекция, описанная ниже, проводится для того, чтобы определить и исправить положение дел в таком подразделении.
Полная инспекция проводится для того, чтобы определить, насколько хорошо в этом подразделении знают основы и насколько хорошо оно организовано. Она может проводиться начальником данного подразделения для того, чтобы найти участки с низким уровнем организованности и исправить там положение дел. Она предназначена для того, чтобы её использовал каждый, кто работает в области производства чего-либо и связан с получением продукта.
Инспекция, описанная ниже, проводится инспектирующим с планшетом в руках, который делает полные записи наблюдений, а затем, на основе того, что было обнаружено во время инспекции, вырабатываются необходимые меры (в соответствии с расположенным ниже разделом «Меры»; рекомендуемые меры приводятся в скобках внизу каждого пункта).
1. ЗНАЕТ ЛИ ОН, В КАКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ФИРМЕ ИЛИ КОМПАНИИ ОН НАХОДИТСЯ? ЗНАЕТ ЛИ ОН, КАКОВ ЕГО ПОСТ ИЛИ КАКОВЫ ЕГО ОБЯЗАННОСТИ?
Речь идёт вот о чём: знает ли он вообще, где находится? Знает ли он, в какой организации или компании он работает, знает ли он, что за пост он занимает?
(Если он находится в таком замешательстве и настолько дезориентирован, что даже не знает, в какой компании или организации он находится или же не знает, каков его пост, ему необходимо применить расширенную формулу Замешательства, а затем проходить состояния, двигаясь вверх.)
Разумеется, человек должен будет также пройти мгновенное ошляпливание на своём посту, ему должны объяснить, что это за организация, как называется его пост, каково его положение на организующей схеме, что он должен производить на своём посту и т. д.
Если он выполняет это в качестве составной части расширенной формулы Замешательства, пусть он просто пройдёт мгновенное ошляпливание и продолжает выполнять расширенную формулу Замешательства.
2. СПРОСИТЕ ЧЕЛОВЕКА, КАКОВ ЕГО ПРОДУКТ.
Знает ли он это? Может ли он назвать вам его без задержки общения и замешательства?
Вы можете обнаружить, что у него нет представления о том, что у него за продукт, или обнаружить, что он имеет неверное представление о своём продукте, или же что он находится в замешательстве относительно своего продукта. Возможно, он даже не знает, что он должен производить продукт.
(Если дело обстоит именно так, он должен выяснить. Каков его продукт. Если продукт данного человека указан в каких-то публикациях по оргполитике, на которые имеются ссылки, он должен ознакомиться с ними. Если продукт не описан в технических публикациях или публикациях по оргполитике, он должен разобраться в том, что у него за продукт.)
3. МОЖЕТ ЛИ ОН С ХОДУ ПЕРЕЧИСЛИТЬ В ПРАВИЛЬНОМ ПОРЯДКЕ ОСНОВНЫЕ ДЕЙСТВИЯ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ЕГО ПРОДУКТА, ИЛИ ОН КОЛЕБЛЕТСЯ И ЗАПИНАЕТСЯ, ДЕЛАЯ ЭТО?
Знает ли он, что ему нужно будет делать с его продуктом, когда тот будет готов?
Возможно, он попытается рассказать вам о том, что он делает каждый день, или как он справляется с этим или тем, или какие у него проблемы с постом. Вы отмечаете это, но то, что вас интересует, — это знает ли он, какие основные действия он должен выполнить, чтобы произвести продукт? и знает ли он, что ему нужно будет делать с его продуктом, когда тот будет готов?
(Если он не может с ходу перечислить последовательность действий: 1, 2, 3, тогда ему следует продемонстрировать в пластилине, в правильной последовательности, основные действия, необходимые для производства его продукта, а затем упражняться в этих действиях до тех пор, пока он не будет в состоянии с ходу перечислить их, даже если его разбудить посреди ночи. Если он не знает, что ему нужно делать с продуктом, когда тот будет готов, тогда ему нужно выяснить это и упражняться в том, что нужно делать с готовым продуктом.)