Если вы не знаете, о чем писать в сопроводительном письме, возьмите за основу следующий алгоритм: ответьте, почему вы решили откликнуться на данную вакансию, почему считаете свою кандидатуру подходящей и чем можете быть полезным компании. Правила такие же, как и при составлении резюме: подробно изучить вакансию, на которую вы откликаетесь, и информацию о компании, ее разместившей, найти и описать точки пересечения, ответить текстом документа на запрос работодателя.
Еще три важные составляющие сопроводительного письма: позитив, профессионализм, энергия. Текст должен быть хорошо отформатирован и не содержать ошибок. Не перегружайте читателя информацией, позаботьтесь об удобном оформлении письма. Текст лучше разместить в теле письма, а не вложением в виде отдельного файла, так как это затрудняет путь представителя компании к цели – прочтению вашего сопроводительного письма. Оно призвано побудить HR компании к продолжению чтения и переходу к резюме.
Cопроводительное письмо должно не только рассказывать о вас как о профессионале, но и раскрывать вашу личность. Независимо от того, на какую роль вы претендуете, – будьте собой. Уникальный тон сопроводительного письма поможет читающему лучше понять, кто стоит за его текстом.
Tone of voice (голос бренда) в текстах – это терминология, стиль письма, характерные заголовки, особенности пунктуации. В совокупности они определяют вашу идентичность и служат укреплению репутации.
Будьте собой при написании сопроводительного письма – это главное правило, которого важно придерживаться.
Не пытайтесь сочинять сложные и «умные» фразы, они никого не «зацепят», потому что в них будет слышна фальшь. Если вы по натуре человек сдержанный, то им и оставайтесь. В сопроводительном письме лучше выражать себя с помощью приложенных файлов и ссылок на портфолио.
Nielsen Norman Group определила четыре характеристики[8] tone of voice с целью помочь компаниям проанализировать «голос» своего бренда:
• веселый или серьезный,
• уважительный или непочтительный,
• формальный или неформальный,
• увлеченный или деловой.
Попробуйте определить свою интонацию как точку, описанную четырьмя измерениями, например:
В литературе интонация отражает отношение автора к описываемому предмету. Тон – это не просто слова, которые мы выбираем, но способ раскрыть личность. Предпочитаемый вами тон письменной коммуникации влияет на отношение к сообщению.
Вы наверняка встречали на просторах Интернета такие мемы, как «Не повышай на меня шрифт» или «Не тыкай в меня восклицательными знаками». Они появились после того, как значительная часть коммуникаций в современном мире перешла в мессенджеры, e-mail и соцсети.
Формальный или неформальный?
Формальная письменная речь чаще всего используется при коммуникации внутри компании или за ее пределами посредством документов, связанных с ее деятельностью: отчеты, приказы и распоряжения, деловая переписка и любая другая входящая и исходящая рабочая документация.
Неформальная (повседневная или разговорная) коммуникация – это личная переписка, встречи и разговоры.
В сопроводительном письме формальный тон сделает ваш текст более авторитетным, деловым, но при этом человек, читающий такое сообщение, может ощутить «холод» и безразличие к описываемым событиям и фактам. Неформальный тон передает индивидуальный подход и персонализированное обращение в противовес массовой рассылке одного и того же письма всем работодателям. Учтите, что чрезмерно неформальный тон письменной речи выглядит непрофессионально, а избыточно формальный похож на канцелярский язык.
Веселый или серьезный?
Серьезный тон свидетельствует о вашем профессионализме, но зачастую таким письмам не хватает эмоциональной окраски. Немного позитива позволит лучше запомниться. Не нужно шутить, даже направляя отклик в креативное агентство, ведь поиск работы – дело серьезное. Но если вы лично знаете адресата, то можете осторожно заставить его улыбнуться.
Недавно мне попалась статья, в которой приводилось несколько примеров сопроводительных писем с использованием юмора, и тут же очень уместный комментарий от читателя[9]:
«Был не так давно случай на работе: коллега пригласила прочитать сопроводительное письмо. Я работаю в другом отделе, и позвала она меня просто посмеяться. Письмо было все из себя креативное. Обсудили, посмеялись, потом я попросил открыть резюме. В нем была вполне адекватная информация. Коллега не хотела приглашать человека на собеседование из-за странного сопроводительного письма, и если бы мы не открыли резюме и не обсудили его ключевые навыки, образование и опыт работы, то он выпал бы из поля зрения работодателя».
Предложенные советы подходят очень узкому списку организаций. Если дело касается материальной ответственности, производства, руководящих должностей, то веселье неуместно.
Уважительный или непочтительный?
Относитесь к представителям компании уважительно, но при этом не заискивайте и не лицемерьте. Непочтительность неприемлема для самовыражения в деловой переписке. Дерзость может помочь бренду выделиться на фоне конкурентов, показать свою уверенность и авторитет. Студия Артемия Лебедева, как и сам Артемий, служит отличным примером дерзкого голоса бренда, но таких примеров немного. А вот напористость и манипуляция достаточно часто встречаются в текстах сопроводительных писем.
Увлеченный или деловой?
Деловой тон оптимален для сопроводительного письма, но я, например, просто обожаю читать сопроводительные письма, написанные творческими, увлеченными людьми, если при этом контекст сопроводительного письма сохраняется.
Как звучит голос вашего личного бренда?
Итак, ориентиром при написании сопроводительного письма будет именно нейтральный тон письменной коммуникации, подходящий для кандидатов на разные позиции. Любые отклонения от него как раз и сообщат читателю об особенностях вашей личности.
Прежде чем отправить сопроводительное письмо в адрес компании, проведите эксперимент и узнайте, какое впечатление оно производит на других людей. Мы не всегда способны объективно оценить тональность письма. Из-за этого происходит множество недоразумений, поскольку каждый по-своему трактует письменную информацию в мессенджерах, придавая ей собственную интонацию и смысл.
Соберите несколько своих писем и попросите кого-то оценить их содержание и текст с помощью следующих дескрипторов тона, предложенных исследователями Nielsen Norman Group:
После проведения эксперимента легко определить, соответствует ли ваш тон коммуникации тому, который вы действительно хотите передать.
Попробуйте самостоятельно оценить tone of voice на примере нескольких сопроводительных писем:
ДОБРЫЙ ДЕНЬ, ОЛЬГА,
Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию специалиста по делопроизводству.
Я заинтересована в том, чтобы продолжить свое профессиональное развитие в компании «__________», так как обладаю необходимыми компетенциями в области организационного и документационного обеспечения деятельности, соответствующие тем требованиям, которые вы указали в описании вакансии. Также для меня важно продолжить свое профессиональное развитие в государственной системе управления.
Мой совокупный опыт работы более 5 лет (3 года в коммерческих структурах). В период с 20___г. работала в __________ и НИИ _____________на временных позициях (проектная работа и декретная ставка). В 20__ году проходила практику в Министерстве ________________ Российской Федерации (отдел кадров).
В данный момент прохожу профессиональную подготовку в Институте государственной службы и управления (ИГСУ) – отделение РАНХиГС по профилю «Экономика и управление», факультет «Государственное и муниципальное управление».
Более подробная информация изложена в моем резюме, буду рада пройти собеседование в вашей компании и при встрече ответить на интересующие вас вопросы.
В этом примере сопроводительного письма кандидат умело суммирует свой профессиональный опыт, дает пояснения к непродолжительным периодам трудовой деятельности, отмеченным в резюме. Также здесь хорошо видна заинтересованность соискателя в занятости именно в государственном секторе, что подтверждают последний опыт работы, стажировка, а также выбор программы профессиональной подготовки. Сам формат представления информации создает впечатление хорошей структурированности и порядка, что дальше должно подтвердить или опровергнуть резюме кандидата.
Попробуйте определить тон данного сопроводительного письма по четырем известным вам критериям (отметьте штриховкой):
Меня зовут Алина. Еще в детстве я поняла, что мне интересно заниматься дизайном и создавать новые предметы своими руками. Обучению профессии я посвятила без малого 14 лет, и главное, что мне хотелось бы делать – заниматься предметным дизайном, создавая свой собственный стиль.
Именно на эту тему я готовила дипломную работу в Школе дизайна «_________», которую окончила с отличием в 20____ году. Сейчас я занимаюсь керамикой, изготавливая посуду и арт-объекты.
Умею «думать» с помощью карандаша, ловить момент, видеть композицию и мгновенно фиксировать идеи и пожелания клиента. Обладаю чувством стиля и развитым художественным вкусом, владею декораторскими навыками, знаю стили и направления в декоре интерьеров.
Отметьте штриховкой, какие ноты вам удалось уловить в этом примере сопроводительного письма?
Проделанное упражнение поможет вам почувствовать разный стиль написания текстов и интонацию, которые раскрывают личность автора.
Идеального текста и шаблона сопроводительного письма, который можно было бы взять на вооружение, не сущ