Для выхода из режима работы с колонтитулами нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Работа с колонтитулами или дважды щелкните кнопкой мыши в тексте документа. Если позже колонтитулы нужно будет отредактировать, дважды щелкните левой кнопкой мыши в области колонтитулов.
Чтобы удалить колонтитул, удалите весь текст, который в нем расположен. При этом лучше включить отображение непечатаемых символов при помощи кнопки Отобразить все знаки
которая находится в группе Абзац вкладки Главная, так как, если в области колонтитула остались пробелы или метки конца абзаца, он удален не будет. Если колонтитул содержит не только текст (например, в колонтитул могут также входить таблицы и рисунки), нужно удалить все элементы колонтитула.
7.3. Работа в режимах Схема документа и Структура
Когда вы работаете с большим документом, вам наверняка часто приходится перемещаться из одной его части в другую. Одно из самых лучших решений проблемы навигации в большом документе – режим Схема документа. Чтобы включить отображение схемы документа, нужно перейти на вкладку Вид ленты и в группе Показать или скрыть установить соответствующий флажок.
Как видно на рис. 7.7, режим Схема документа дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке – и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.
Рис. 7.7. Окно Word в режиме Схема документа
Для корректной работы режима Схема документа нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (то есть с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают более крупным размером шрифта и делают их подчеркнутыми). Если текст структурирован подобным образом, режим Схема документа вам вряд ли покажется удобным, поэтому лучше пользуйтесь стилями. Подробнее о стилях см. разд. 4.7.
Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:
• стиль Обычный – основной текст;
• стиль Заголовок 1 – названия разделов;
• стиль Заголовок 2 – названия подразделов;
• стиль Подзаголовок – названия выделенных небольших участков текста;
• стиль Абзац списка – пункты списков и т. д.
Режим Структура очень похож на режим Схема документа. Однако если предназначение режима Схема документа состоит в том, чтобы упростить пользователю перемещение по тексту, то в режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме Структура можно перемещать заголовки совместно с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.
Для перехода в режим Структура нужно воспользоваться одним из способов:
• на вкладке Вид щелкнуть на кнопке Структура в группе Режимы просмотра документа;
• щелкнуть на кнопке Структура в строке состояния.
При переходе в режим Структура на ленте появляется вкладка с одноименным названием (рис. 7.8). С ее помощью можно быстро работать с текстом. Используя инструменты этой вкладки, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 7.9). Если выбрать пункт Показать все уровни, то отобразится весь документ, включая не только подзаголовки, но и основной текст (рис. 7.10).
Рис. 7.8. Режим просмотра Структура
Рис. 7.9. Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень
Рис. 7.10. Отображение всех уровней документа в режиме Структура
Кнопки Вверх
и Вниз
служат для перемещения элемента (или нескольких выделенных элементов) соответственно вверх или вниз по структуре (рис. 7.11).
Рис. 7.11. Заголовки передвинуты вниз по структуре
Для выполнения этой операции нужно сначала выделить заголовок и относящийся к нему текст. Кнопка Развернуть
позволяет отобразить все уровни элемента, в котором установлен курсор при нажатии данной кнопки (или нескольких выделенных элементов), а кнопка Свернуть
– скрыть все уровни, кроме указанных в списке Показать уровень.
С помощью кнопок Повысить уровень
и Понизить уровень
можно изменить уровень заголовков, например повысить заголовок третьего уровня до первого. Кнопка Понизить до обычного текста
предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения уровня заголовка до простого текста. Кнопка Повысить уровень до заголовка 1
поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий.
Обратите внимание, что, если воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до обычного текста и Повысить уровень до заголовка 1, когда требуемый заголовок не выделен (а на нем просто установлен курсор), структура документа нарушится, поскольку будет изменен уровень только этого заголовка.
7.4. Предметный указатель
В предметном указателе собираются отдельные слова и фразы, которые являются ключевыми и могут заинтересовать того, кто будет использовать документ. Обычно также указываются номера страниц, где упоминаются эти термины. Word автоматически упорядочивает указатель по алфавиту и к тому же сохраняет правильную нумерацию страниц при редактировании текста.
Для создания указателя не потребуется много времени. Если вспоминать о нем не тогда, когда работа уже завершена, а уделять ему внимание во время набора текста, вам это не доставит неудобств. Процесс создания указателя состоит из двух этапов: сначала нужно отметить слова, которые будут использованы в указателе, а затем создать сам указатель.
Включение терминов в указатель
Чтобы при создании документа включить слово или фразу в предметный указатель, выполните следующие действия.
1. Выделите нужный участок текста.
2. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt+Shift+X.
3. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя (рис. 7.12). Выделенная вами фраза появится в поле основной области Элемент указателя. При необходимости фразу можно отредактировать.
Рис. 7.12. Окно Определение элемента указателя
Диалоговое окно Определение элемента указателя позволяет сделать следующее:
• создать многоуровневый указатель. Для этого введите фразу, которая должна быть помещена на второй уровень, в поле дополнительный области Элемент указателя;
• задать номер страницы, на которой встречается термин, помещенный в указатель. Для этого установите переключатель Параметры в положение текущая страница;
• дать ссылку на другую фразу или термин. Для этого установите переключатель Параметры в положение перекрестная ссылка и наберите соответствующий текст после слова Cм.
После того как ввод термина будет завершен, нажмите кнопку Пометить. Если вместо этого выбрать кнопку Пометить все, будут помечены все выбранные слова в документе. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно Определение элемента указателя. После текста, включенного в указатель, появится поле предметного указателя и будут выведены непечатаемые символы {}.
Создание указателя
Когда набор текста будет завершен и фразы, которые должны присутствовать в указателе, будут в него внесены, можно переходить к созданию указателя. Для этого сделайте следующее.
1. Установите курсор в то место текста, куда должен быть вставлен указатель.
2. Перейдите на вкладку Ссылки на ленте, в группе Предметный указатель нажмите одноименную кнопку
Откроется окно, в котором будет активна только вкладка Указатель (рис. 7.13).
Рис. 7.13. Окно Оглавление и указатели, вкладка Указатель
3. Из списка Форматы выберите один из предлагаемых форматов указателей.
4. Чтобы дополнительные элементы располагались под основными, установите переключатель Тип в положение с отступом. Если переключатель установлен в положение без отступа, то дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными.
5. Настройте количество колонок, а также при необходимости установите флажок Номера страниц по правому краю и выберите из списка Заполнитель символы, которые будет отделять элементы указателя от номера страницы.
6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить создание указателя. Он появится в документе (рис. 7.14).
Рис. 7.14. Пример указателя в документе
Если после создания указателя текст придется редактировать снова, не забудьте обновить указатель, чтобы восстановить нумерацию страниц. Для этого поместите курсор в поле указателя и нажмите клавишу F9.
Удаление элемента из указателя
Для удаления элемента из указателя нужно удалить весь текст, помещенный в фигурные скобки. Чтобы текст указателя был виден, нужно включить режим отображения непечатаемых символов при помощи кнопки Отобразить все знаки в группе Абзац вкладки Главная.
Внимание!
Если просто удалить слово из указателя, при обновлении указателя слово снова появится.
7.5. Создание оглавления
Автоматическое создание оглавления часто используется при работе с большими документами. Если вы написали книгу или завершили создание рабочего или учебного проекта, то перед распечаткой окончательного варианта документа желательно создать оглавление. Оглавление поможет читателю сориентироваться в вашей работе, выделить для себя главное и сосредоточиться на изучении наиболее интересных для него моментов. Оглавление может помочь и при навигации в электронном документе. Если вы поместите оглавление в начало документа, с него можно будет начать просмотр.
Создание оглавления займет совсем немного времени, если, конечно, документ оформлен соответствующим образом. Если при создании документа вы не ленились его структурировать, Word составит оглавление за считанные секунды, и при этом оно будет построено правильно.