Редактирование текстового документа – это не только исправление орфографических ошибок в словах и правильное построение предложений. Очень важным является также читаемость текста. Если в одном предложении вы три раза употребили одно и то же слово, ваши деловые партнеры, которые будут читать этот документ, могут счесть вас человеком, имеющим ограниченный словарный запас. Чтобы этого не произошло, нужно всегда стараться находить для слов синонимы и делать язык текста как можно более разнообразным.
Word может помочь даже в таком сложном деле, как подбор синонимов. Чтобы воспользоваться словарем синонимов, сделайте следующее.
1. Выделите слово, для которого нужно подобрать синоним, или просто установите в нем курсор.
2. Нажмите кнопку Тезаурус, которая находится в группе Правописание вкладки Рецензирование на ленте (рис. 3.22), или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F7.
Рис. 3.22. Кнопка Тезаурус на ленте
3. Выберите подходящий синоним в появившейся области задач Справочные материалы (рис. 3.23), щелкните на треугольнике, расположенном справа от него, и выполните команду Вставить в появившемся меню (рис. 3.24). Слово будет заменено синонимом.
Рис. 3.23. Окно Word с областью задач Справочные материалы
Рис. 3.24. Замена исходного слова синонимом
Кроме того, в Word 2007 синоним можно выбрать, просто используя команду Синонимы контекстного меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на слове (рис. 3.25).
Рис. 3.25. Выбор синонимов с помощью контекстного меню
Совет
Если у вас возникли вопросы, которые касаются рассмотренных в этой главе тем, обратитесь к разд. 11.3 – возможно, вы найдете ответ на интересующий вас вопрос.
Глава 4Форматирование документа
4.1. Что такое форматирование
Когда вы набираете текст и редактируете его, необходимо следить не только за содержанием документа и отсутствием в нем ошибок, но и за его удобочитаемостью. Один и тот же текст в документе может быть представлен абсолютно по-разному. На рис. 4.1 и 4.2 изображен документ, содержащий один и тот же текст, но на рис. 4.1 он красиво оформлен, а на рис. 4.2 просто набран. Естественно, в первом случае текст читается гораздо легче, так как сразу видны заголовки, маркеры списка, можно быстро найти нужную информацию. Оформление может включать в себя выделение текста посредством изменения размера, гарнитуры и начертания шрифта, вставку списков, выравнивание по центру страницы. Все эти и другие параметры оформления текста принято называть форматированием.
Рис. 4.1. Текст с форматированием
Рис. 4.2. Текст без форматирования
Word содержит большое количество средств форматирования, с помощью которых можно существенно улучшить внешний вид документов на экране и при печати. Правильно оформленный документ облегчит зрительное восприятие, а выделенные должным образом участки текста укажут, на чем нужно сосредоточиться. В то же время неудачно подобранное форматирование может стать причиной неправильного понимания содержимого документа. Перегруженный элементами форматирования документ только затруднит чтение, поэтому при оформлении нужно всегда придерживаться золотой середины. Есть несколько правил, которые необходимо соблюдать при выборе параметров форматирования:
• подбирайте такую гарнитуру шрифта, чтобы она сочеталась со стилевыми особенностями текста;
• не используйте в одном документе более трех гарнитур и четырех начертаний;
• не выбирайте для одного документа более четырех размеров шрифта.
4.2. Параметры шрифта
Наиболее часто форматирование осуществляется при помощи изменения атрибутов шрифта. Самый простой способ привлечь внимание к слову в тексте – выделить его полужирным шрифтом или курсивом. Эти атрибуты называются начертанием шрифта. Кроме них, шрифт имеет и другие атрибуты, такие, как размер (кегль) и гарнитура.
Форматирование текста можно осуществлять как в процессе набора, так и после его выполнения. Помните, что если вы хотите форматировать набранный текст, то его обязательно нужно выделить. Исключение составляет только форматирование одного слова – для его оформления достаточно установить в нем курсор.
Параметры оформления текста, которые имеют отношение к шрифту, собраны в диалоговом окне Шрифт. Для его открытия выполните одно из следующих действий:
• щелкните на кнопке, которая находится в группе Шрифт вкладки Главная на ленте (рис. 4.3);
Рис. 4.3. Кнопка открытия окна Шрифт
• нажмите сочетание клавиш Ctrl+D;
• выберите команду Шрифт в контекстном меню (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Выбор в контекстном меню команды Шрифт
Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки: Шрифт и Интервал. Рассмотрим доступные параметры.
• При помощи вкладки Шрифт (рис. 4.5) можно выбирать цвет текста, изменять начертание шрифта (обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив), устанавливать размер и цвет символов.
Рис. 4.5. Вкладка Шрифт одноименного окна
• Вкладка Интервал (рис. 4.6) помогает определить расстояние между символами шрифта. В зависимости от выбранного варианта шрифт может быть уплотненным, обычным и разреженным. На этой же вкладке можно выбрать масштаб, при котором символы становятся шире или уже (если больше 100 %, то текст растягивается, если меньше – сжимается).
Рис. 4.6. Вкладка Интервал окна Шрифт
4.3. Группа Шрифт вкладки Главная
Изменять параметры шрифта можно, используя не только вкладку Шрифт одноименного окна. Во многих случаях гораздо удобнее пользоваться инструментами группы Шрифт вкладки Главная на ленте (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Группа Шрифт вкладки Главная
С помощью кнопок группы Шрифт можно выполнять все основные действия по оформлению текста:
• изменять начертание шрифта – делать полужирным
курсивным
подчеркнутым
зачеркнутым
Если щелкнуть на треугольнике справа от кнопки Подчеркнутый, то появится список, в котором можно выбрать тип, толщину и цвет линии подчеркивания (рис. 4.8);
Рис. 4.8. Список вариантов линии подчеркивания
• создавать подстрочные
и надстрочные
индексы;
• изменять регистр
При щелчке на треугольнике справа от кнопки появляется меню, из которого можно выбрать нужное действие (рис. 4.9);
Рис. 4.9. Меню кнопки Регистр
• выделять текст цветом
(можно сравнить с выделением текста на листе бумаги маркером) и задавать цвет шрифта
Если щелкнуть на треугольниках справа от кнопок, то появится список доступных цве,
тов (рис. 4.10);
Рис. 4.10. Список доступных цветов шрифта
• задавать гарнитуру (тип) шрифта (рис. 4.11). Наиболее распространены гарнитуры Times New Roman, Arial, Courier New;
Рис. 4.11. Список гарнитур шрифта
• выбирать кегль (размер) шрифта (рис. 4.12);
Рис. 4.12. Список размеров шрифта
• увеличивать
или уменьшать
размер шрифта с шагом в один пункт;
• очищать формат, то есть убирать оформление
4.4. Форматирование абзацев
В предыдущем разделе вы познакомились с инструментами форматирования символов. В Word имеются также специальные возможности для оформления текста в рамках абзацев: выравнивание, междустрочный интервал и отступы. При помощи этих характеристик можно быстро придать тексту аккуратный вид. Операции форматирования с абзацами, как и с другими элементами текста, производятся только после их предварительного выделения.
Выравнивание
Выравнивание текста на странице – одна из важнейших операций форматирования. При помощи выравнивания можно, например, поместить заголовок текста посередине страницы, а подпись в конце письма – по правому краю. Многие начинающие пользователи для подобных задач многократно нажимают клавишу пробел, однако при помощи выравнивания управлять размещением текста на странице проще, быстрее и правильнее.
В Word можно выравнивать текст:
• по левому краю – используется в документах Word по умолчанию;
• по центру – чаще всего применяется для заголовков;
• по правому краю – так обычно выравнивают подписи в письмах и деловых документах, а также подзаголовки;
• по ширине – чаще всего используется в документах, предназначенных для вывода на печать и последующего чтения (выровненный по ширине документ на листе бумаги выглядит аккуратнее, его легче воспринимать). При этом текст выравнивается по левому и правому краю, а пробелы между словами увеличиваются.
Чтобы выровнять весь абзац, его необязательно выделять, достаточно установить курсор в его любое место. Для выравнивания определенного участка текста его нужно выделить.
Выравнивание всего текста или отдельных абзацев можно изменить несколькими способами:
• при помощи соответствующих кнопок группы Абзац вкладки Главная на ленте:
· По левому краю
· По центру
· По правому краю
· По ширине
• используя список Выравнивание диалогового окна Абзац (рис. 4.13).
Рис. 4.13. Диалоговое окно Абзац, список Выравнивание
Это окно можно вызвать, щелкнув на кнопке открытия окна в группе Абзац вкладки Главная на ленте (рис. 4.14) или выполнив команду Абзац контекстного меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши в любом месте абзаца.
Рис. 4.14. Кнопка вызова окна Абзац
Расстановка переносов
При выравнивании по ширине узких блоков текста (например, колонок) пробелы между словами могут оказаться слишком большими. Чтобы этого избежать, нужно расставить переносы следующим образом.
1. Перейдите на вкладку Разметка страницы ленты. В группе Параметры страницы щелкните на кнопке Расстановка переносов (рис. 4.15).
Рис. 4.15. Меню кнопки Расстановка переносов
2. Выполните в меню команду Авто. В результате переносы будут расставлены автоматически во всем документе.
3. При необходимости настройте параметры переносов в окне Расстановка переносов (рис. 4.16), которое открывается при выполнении команды Параметры расстановки переносов меню кнопки Расстановка переносов.
Рис. 4.16. Диалоговое окно Расстановка переносов
Интервал
Междустрочный интервал – это вертикальное расстояние между строками текста внутри абзаца. По умолчанию в Microsoft Word используется одинарный интервал. Однако в зависимости от типа документа его можно изменять. Например, для некоторых типов научных работ стандартом является полуторный интервал.
Для изменения интервала сделайте следующее.
1. Откройте окно Абзац, щелкнув на соответствующей кнопке группы Абзац (см. рис. 4.14), и перейдите на вкладку Отступы и интервалы.
2. Выберите один из вариантов списка междустрочный в области Интервал (рис. 4.17).
Рис. 4.17. Выбор интервала в диалоговом окне Абзац
В Word доступны следующие типы интервала.
• Одинарный – интервал для каждой строки в зависимости от наибольшего символа строки. Величина превышения интервала над размером шрифта зависит от используемой гарнитуры шрифта.
• 1,5 строки – интервал, в полтора раза больший одинарного.
• Двойной – интервал, в два раза больший одинарного.
• Минимум – интервал для шрифтов больших размеров или графики, которым не подходят другие интервалы.
• Точно – фиксированный междустрочный интервал, одинаковый для всех строк. Его значение устанавливается пользователем.
• Множитель – междустрочный интервал, который увеличивается или уменьшается в соответствии с указанным множителем. Например, если значение множителя составляет 1,4, это означает увеличение интервала на 40 %. Если значения множителя 0,6, это означает уменьшение его на 40 %. Установка множителя 1,5 эквивалентна установке полуторного интервала.
При выборе типов интервалов Минимум, Точный и Множитель значение указывается в поле значение области Интервал.
Наиболее применяемые интервалы можно изменять, не вызывая окно Абзац. Для этого можно пользоваться кнопкой Междустрочный интервал в группе Абзац вкладки Главная на ленте (рис. 4.18).
Рис. 4.18. Список кнопки Междустрочный интервал
Отступы и выступы
Отступ – это расстояние между текстом и левым или правым полем страницы. Регулировать отступ можно вручную при помощи горизонтальной линейки (как включить отображение, читайте в подразд. «Линейка» разд. 1.4).
Отступы можно разделить на три вида:
• отступ слева – устанавливает положение всего абзаца относительно левого поля страницы, для его изменения используйте маркер, изображенный на рис. 4.19;
Рис. 4.19. Маркер отступа слева
• отступ справа – задает положение всего абзаца относительно правого поля страницы, для его изменения используйте маркер, изображенный на рис. 4.20;
Рис. 4.20. Маркер отступа справа
• отступ первой строки – определяет положение первой строки абзаца, для его изменения используйте маркер, изображенный на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Маркер отступа первой строки
Наряду с отступами могут использоваться выступы. Выступ смещает текст влево от первоначальной линии текста, при этом он не распространяется на первую строку абзаца. Обычно выступы применяют при создании нумерованных и маркированных списков, указателей. Для установки выступа используйте маркер (рис. 4.22).
Рис. 4.22. Маркер выступа
Отрегулировать отступы и выступы можно не только при помощи горизонтальной линейки, но и в диалоговом окне Абзац. Для этого сделайте следующее.
1. Выделите абзац, для которого необходимо задать форматирование.
2. Откройте окно Абзац, щелкнув на соответствующей кнопке группы Абзац (см. рис. 4.14). Перейдите на вкладку Отступы и интервалы.
3. Для установки правого и левого отступов введите значение правого отступа в поле Справа и левого в поле Слева области Отступ (рис. 4.23). Отступ может иметь не только положительное, но и отрицательное значение. Если вы зададите отрицательное значение отступа, текст будет вынесен на правое или левое поле.
Рис. 4.23. Задание отступов в окне Абзац
4. Для установки отступа или выступа первой строки выберите в списке первая строка пункт Отступ или Выступ и введите значение в поле на.
5. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить изменения.
Для настройки отступов можно также использовать:
• клавишу Tab на клавиатуре;
• сочетание клавиш Ctrl+M (для установки отступа) и Ctrl+Shift+M (для удаления отступа);
• кнопки Увеличить отступ
для установки отступа и Уменьшить отступ
для удаления отступа, которые находятся в группе Абзац вкладки Главная на ленте. Используя их, установить отрицательное значение отступа невозможно.
Буквица
Буквицы позволяют привлечь внимание пользователя к абзацам. Word дает возможность создавать буквицы, которые могут занимать от одной до десяти строк текста. Буквицы являются самостоятельными объектами, помещенными в рамку, поэтому их можно перемещать, изменять размеры и отдельно форматировать.
Для добавления буквицы сделайте следующее.
1. Перейдите в режим Разметка страницы, щелкнув на одноименной кнопке в строке состояния.
2. Установите курсор в любое место абзаца, первую букву которого нужно оформить.
3. Переключитесь на вкладку Вставка на ленте и нажмите кнопку Буквица. Появится меню (рис. 4.24).
Рис. 4.24. Список команд кнопки Буквица
4. Выберите один из видов буквиц в меню:
• В тексте – буквица будет выровнена по левому краю (рис. 4.25);
Рис. 4.25. Положение буквицы В тексте
• На поле – буквица будет вынесена на поле (рис. 4.26).
Рис. 4.26. Положение буквицы На поле
5. Настройте параметры буквицы (шрифт, размер, расстояние до текста) в окне Буквица (рис. 4.27), которое появляется при выполнении команды Параметры буквицы меню кнопки Буквица.
Рис. 4.27. Окно настройки буквицы
Для удаления буквицы выберите в меню кнопки Буквица команду Нет.
Заливка и границы текста
Чтобы залить цветом абзац, в котором установлен курсор, или выделенный фрагмент текста, используйте кнопку Заливка
которая находится в группе Абзац вкладки Главная на ленте. Для выбора цвета нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке щелкните на нужном цвете. При подведении указателя мыши к ячейке с цветом данный цвет сразу отображается в тексте, и вы можете оценить, подходит ли он. При этом также появляется название цвета в виде всплывающей подсказки (рис. 4.28).
Рис. 4.28. Выбор цвета заливки абзаца
Чтобы убрать заливку, щелкните на кнопке Заливка и выберите в появившемся меню команду Нет цвета. Выполнив в данном меню команду Другие цвета, вы сможете в открывшемся окне Цвета настроить другие цвета для списка кнопки Заливка.
Для оформления текста с помощью границ щелкните на стрелке справа от кнопки типа границы, которая находится в группе Абзац вкладки Главная на ленте, и укажите в появившемся списке нужный вариант (рис. 4.29). Чтобы убрать границы, щелкните на стрелке справа от кнопки типа границы и выберите в меню команду Нет границы.
Рис. 4.29. Типы границ