Очень часто бывает необходимо выделить какие-нибудь части текста визуально (например, при перечислении). Простое выделение абзаца не дает должного эффекта. В этом случае есть смысл воспользоваться маркерами или нумерацией. Маркеры объединяют пункты, связанные одной темой. Нумерованные списки содержат пункты, следующие друг за другом. Примеры использования нумерованных и маркированных списков вы можете без труда найти в этой книге. Кроме того, бывают многоуровневые списки, содержащие в себе вложенные списки. Такие списки используются в документах со сложной структурой.
Для создания нумерованных, маркированных и многоуровневых списков можно использовать кнопки Маркеры
Нумерация
и Многоуровневый список
в группе Абзац вкладки Главная на ленте. Если просто щелкнуть на этих кнопках, то будет создан список с последним выбранным форматированием. Если щелкнуть на треугольнике справа от кнопки, то раскроется список с вариантами оформления списка. При наведении указателя мыши на вариант списка вы сразу увидите, как он будет выглядеть в тексте (рис. 4.30).
Рис. 4.30. Выбор оформления списка
Нумерованные и маркированные списки можно также создать с помощью команд Нумерация (рис. 4.31) и Маркеры (рис. 4.32) контекстного меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на строке будущего списка или на выделенном фрагменте текста, который нужно оформить списком.
Рис. 4.31. Создание нумерованного списка с помощью контекстного меню
Рис. 4.32. Создание маркированного списка с помощью контекстного меню
Для создания списка сделайте следующее.
1. Выделите требуемый участок текста.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужный пункт контекстного меню или щелкните на необходимой кнопке в группе Абзац вкладки Главная на ленте.
3. Щелкните на нужном типе маркера.
Совет
Вы можете создать список и перед началом набора текста. Установите курсор в то место, откуда вы желаете начать список, и выполните описанные выше действия. Нажмите клавишу Enter, чтобы начать новый абзац и новый раздел списка.
Маркированные списки
При создании маркированных списков можно использовать самые разные типы маркеров. Список кнопки Маркеры (см. рис. 4.30) и одноименная команда контекстного меню (см. рис. 4.32) позволяют выбрать один из семи наиболее применяемых маркеров. Кроме того, можно создать собственный тип маркера. Для этого выберите команду Определить новый маркер из списка кнопки или команды контекстного меню.
Окно Определение нового маркера (рис. 4.33), которое появится после выполнения этого действия, позволяет задать следующие параметры оформления маркера:
• Символ – оформление маркера в виде знака таблицы символов;
• Рисунок – оформление маркера в виде рисунка, имеющегося в коллекции клипов;
• Шрифт – оформление маркера в виде текстового символа;
• Выравнивание – положение маркера относительно текста.
Рис. 4.33. Диалоговое окно Определение нового маркера
В области Образец вы сможете увидеть, как будет выглядеть список с заданными параметрами.
Если щелкнуть правой кнопкой мыши на пункте маркированного списка, то появится меню. Команда контекстного меню Изменить отступы в списке открывает окно, которое дает возможность изменить отступ текста абзаца от номера, положение номера, а также задать символ после номера (обычно используется табуляция, можно также выбрать пробел) (рис. 4.34).
Рис. 4.34. Окно Изменение отступов в списке
Команда Изменить уровень списка (она есть и у кнопки Маркеры, и в подменю Маркеры контекстного меню) позволяет изменять уровень пункта списка. При наведении на эту команду указателя мыши раскрывается подменю, в котором можно выбрать нужный вариант уровня списка (рис. 4.35).
Рис. 4.35. Подменю команды Изменить уровень списка
Нумерованные списки
При создании нумерованных списков можно использовать самые разные типы нумерации. Список кнопки Нумерация (рис. 4.36) и одноименная команда контекстного меню (см. рис. 4.31) позволяют выбрать один из семи наиболее часто используемых типов нумерации. Кроме того, можно создать собственный тип нумерации. Для этого выберите команду Определить новый формат номера из списка кнопки или команды контекстного меню.
Рис. 4.36. Варианты нумерованных списков
Диалоговое окно Определение нового формата номера (рис. 4.37), которое появится после выполнения этого действия, позволяет задать следующие параметры оформления маркера:
• нумерация – тип нумерации;
• Шрифт – оформление номера в виде текстового символа;
• Формат номера – выбор текста, который будет располагаться после номера;
• Выравнивание – положение номера относительно текста.
Рис. 4.37. Окно Определение нового формата номера
Если в документе используется несколько нумерованных списков, не связанных между собой, то при создании каждого следующего списка щелкните на пункте списка, который должен быть первым, правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Начать заново с 1 (рис. 4.38). Если необходимо продолжить нумерацию, то выберите команду Продолжить нумерацию из контекстного меню.
Рис. 4.38. Задание первого пункта списка
При выполнении команды Задать начальное значение контекстного меню открывается окно, с помощью которого также можно начать список заново или продолжить его, а кроме того, можно указать номер, с которого будет начинаться список (рис. 4.39).
Рис. 4.39. Окно Задание начального значения
Команды Изменить отступы в списке и Изменить уровень списка для нумерованного списка аналогичны таким же командам для маркированного списка (см. выше).
Многоуровневые списки
Microsoft Word позволяет создавать также многоуровневые списки, содержащие до девяти уровней различных списков. При этом каждый уровень может иметь собственный маркер или номер.
Кнопка Многоуровневый список, которая находится в группе Абзац вкладки Главная на ленте, позволяет выбрать один из семи наиболее часто используемых типов многоуровневых списков (рис. 4.40).
Рис. 4.40. Доступные типы многоуровневых списков
Кроме того, можно создать собственный тип многоуровневого списка. Для этого выберите команду Определить новый многоуровневый список из списка кнопки. В результате появится окно Определение нового многоуровневого списка. Если нажать кнопку Больше, то появятся расширенные настройки (рис. 4.41).
Рис. 4.41. Окно Определение нового многоуровневого списка
Параметры, представленные в окне Определение нового многоуровневого списка, аналогичны настройкам нумерованного списка. Однако в данном случае можно выбрать настройки нумерации отдельно для каждого уровня, а кроме того, можно связать уровень списка со специально созданным стилем (подробнее о стилях читайте ниже). Чтобы создать стиль многоуровневого списка, нужно в меню кнопки Многоуровневый список выбрать команду Определить новый стиль списка. В результате появится окно, в котором можно определить гарнитуру, размер, начертание, цвет шрифта номера списка каждого уровня.
4.6. Многоколоночный текст
Кроме обычного расположения текста на бумаге Microsoft Word дает возможность оформлять текст в виде колонок. При таком расположении текст читается сверху вниз, зигзагообразно переходя на следующую колонку. Подобный способ отображения текста широко используется в газетных и журнальных статьях и др.
Многоколоночный текст форматируется точно так же, как и обычный. Однако, в отличие от обычного текста, в котором объектом редактирования является весь текст (или выделенный его участок), при редактировании многоколоночного текста объектом форматирования может служить одна колонка.
Колонки можно создать при помощи кнопки Колонки группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы ленты. При ее нажатии появляется список доступных вариантов (рис. 4.42).
Рис. 4.42. Список кнопки Колонки
Для создания колонок сделайте следующее.
1. Перейдите в режим Разметка страницы, щелкнув на одноименной кнопке в строке состояния.
2. Выделите весь документ или ту его часть, которую требуется преобразовать в колонки.
3. Щелкните на кнопке Колонки и выберите нужный вариант.
Если нужно настроить параметры колонок, выберите команду Другие колонки в меню кнопки Колонки. В открывшемся окне Колонки вы можете установить ширину каждой колонки (рис. 4.43). Для этого снимите флажок колонки одинаковой ширины, после чего задайте числовые значения ширины каждой колонки и расстояния между ними.
Рис. 4.43. Диалоговое окно Колонки
Ширину колонок можно также изменить, не вызывая окно Колонки, а используя для этого маркеры изменения полей на горизонтальной линейке.
4.7. Стили и шаблоны
Как вы, наверное, уже успели убедиться на своем опыте, процесс форматирования занимает достаточно много времени. Если вы хотите, чтобы ваш курсовой проект или бизнес,план было приятно читать, придется приложить немало усилий. Упростить процедуру форматирования могут стили и шаблоны.
Использование стандартных стилей
Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время в разных документах.
В Word есть большое количество заготовленных стилей, к которым наиболее часто обращаются пользователи программы. Со стилями работают все, иногда того не зная. Даже если вы не задавали никакого стиля, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный.
Для применения стилей используется список так называемых экспресс-стилей в группе Стили вкладки Главная на ленте (рис. 4.44). На ленте видны несколько стилей (их количество зависит от разрешения монитора). Чтобы увидеть расширенный список стилей, следует щелкнуть на кнопке Дополнительные параметры (нижняя стрелка справа от кнопок с изображением стилей) (рис. 4.45).
Рис. 4.44. Экспресс-стили
Рис. 4.45. Расширенный список экспресс-стилей
Экспресс-стили удобны тем, что сразу можно увидеть пример стиля и легко выбрать нужный. Кроме того, если подвести указатель к экспресс-стилю в списке, то выделенный текст или текст, в котором установлен курсор, примет выбранное оформление. Для задания стиля следует выделить необходимый текст (если не выделять текст, то стиль будет применен к абзацу, в котором установлен курсор) и щелкнуть на изображении нужного стиля.
Если вы точно знаете, какой стиль вам нужен, и нет необходимости предварительно просматривать его перед применением, то можете вызвать текстовый список стилей, щелкнув на кнопке в правом нижнем углу группы Стили (рис. 4.46).
Рис. 4.46. Кнопка открытия окна Стили
Появится окно, в котором представлен список названий стилей (рис. 4.47). В данном списке также можно включить предварительный просмотр стилей, установив одноименный флажок.
Рис. 4.47. Список названий стилей
Различают стили абзаца и знака. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу или к какому-нибудь произвольному участку текста. Стиль абзаца имеет значок
Чтобы задать стиль для абзаца, достаточно установить курсор в любом его месте и выбрать желаемый стиль. Стиль знака имеет значок
Чтобы задать стиль для произвольного участка текста, выделите его и выберите нужный стиль. Есть также связанный стиль, который влияет одновременно и на абзац, и на знаки в абзаце (к таким относятся, например, стили заголовков). Он имеет значок
Кроме того, есть стили списков и таблиц (про таблицы читайте в гл. 5).
Если не брать во внимание стиль Обычный, можно сказать, что чаще всего в Word используются стили заголовков. Их особенность состоит в том, что, если абзацу присвоен один из стилей заголовков, следующему автоматически будет присвоен стиль Обычный. В программе всего семь таких стилей. Используя эти стили, можно структурировать текст и выделять заголовки по степени их значимости.
По умолчанию в программу загружен набор стилей шаблона. При необходимости вы можете открыть другой набор стилей (например, Word 2003, Строгие, Рукописные, Современные, Фигурные).
Каждый из них содержит стили, объединенные схожим оформлением. Для изменения набора стилей щелкните на кнопке Изменить стили в группе Стили вкладки Главная на ленте, выполните команду Набор стилей и в появившемся меню щелкните на названии нужного набора (рис. 4.48).
Рис. 4.48. Список наборов стилей
Кроме того, с помощью меню кнопки Изменить стили вы можете выбрать цветовое и шрифтовое оформление набора стилей.
Создание пользовательских стилей
Несмотря на то что в каждой версии Word количество заготовленных стилей увеличивается, весьма вероятно, что вы не найдете среди них именно то, что нужно вам в данный момент. По этой причине в Microsoft Word предусмотрена также возможность создания пользовательских стилей.
Создавать стили можно несколькими способами:
• используя отформатированный текст;
• преобразуя имеющиеся стили;
• устанавливая все настройки форматирования вручную.
Рассмотрим первый способ подробнее.
Если у вас есть текст, оформление которого является образцом, можно создать стиль на его основе. Созданный стиль вы сможете применять в любом месте документа, с которым работаете, а также в других файлах.
Для создания стиля на основе отформатированного текста сделайте следующее.
1. Выделите текст, который служит образцом.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном тексте и в контекстном меню выполните команду Стили → Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
3. В открывшемся окне (рис. 4.49) введите имя стиля.
Рис. 4.49. Окно Создание стиля
4. При необходимости изменить какие-либо параметры оформления нажмите кнопку Изменить. В окне Создание стиля вы можете выбрать нужные настройки (рис. 4.50).
Рис. 4.50. Окно Создание стиля
5. Если вы хотите использовать созданный стиль не только в активном, но и во всех документах, установите переключатель в нижней части окна в положение В новых документах, использующих этот шаблон.
6. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить создание нового стиля. Вы увидите, что он занял свое место в списке экспресс-стилей (рис. 4.51).
Рис. 4.51. Новый стиль в списке экспресс-стилей
Создание документов при помощи шаблонов
Еще один способ упрощения процедуры форматирования – применение шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Среди шаблонов, входящих в стандартную поставку Microsoft Word, шаблоны для создания резюме, писем, факсов и др. Шаблоны могут существенно ускорить подготовку документов различных типов.
По умолчанию Word загружает шаблон Normal, и именно в нем работает большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, щелкните на кнопке Office и выберите команду Создать. В открывшемся окне создания нового документа перейдите в раздел Установленные шаблоны (рис. 4.52).
Рис. 4.52. Список шаблонов
Пользоваться шаблонами очень просто: достаточно лишь выбрать нужный из списка, щелкнуть на нем и нажать кнопку Создать. В каждом шаблоне есть подсказки по использованию (рис. 4.53). Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа «Здесь впишите название Вашей фирмы» в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать целиком или частично.
Рис. 4.53. Шаблон Стандартное резюме в окне Word
Совет
Шаблоны, которыми вы часто пользуетесь, не нужно каждый раз искать, переходя в раздел Установленные шаблоны. Программа выносит их в раздел Последние использовавшиеся шаблоны окна создания документа.
Кроме шаблонов, которые входят в поставку Word 2007, можно использовать шаблоны с сайта Microsoft (при этом вы должны быть подключены к Интернету). Для этого нужно перейти в любой раздел области Microsoft Office Online, выбрать нужный шаблон (загрузка списка может занять некоторое время) и нажать кнопку Загрузить (рис. 4.54).
Рис. 4.54. Загрузка шаблонов с сайта Microsoft
Создание пользовательских шаблонов
Благодаря шаблонам можно сэкономить много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., удобно будет создать собственный шаблон на основе любого стандартного. Для этого сделайте следующее.
1. Откройте документ, который будет служить шаблоном.
2. Щелкните на кнопке Office и выполните команду Сохранить как → Шаблон Word.
3. В появившемся окне сохранения файла проверьте, чтобы в списке Тип файла был выбран пункт Шаблон Word. Введите имя шаблона и выберите папку для сохранения.
4. Нажмите кнопку Сохранить.
При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.