Я считаю, что я смогла выполнить задачу в срок благодаря высокому уровню самоорганизации, вниманию к деталям, умению работать в сжатые сроки, самодисциплине».
«Возник риск потери положительной кредитной истории и последующей возможности привлечения финансирования, потому что сотрудник не внес транш по кредиту в график платежей. Необходимо было в течение дня найти свободные денежные средства.
Я нашла два способа решения проблемы: подняли условия по договорам факторинга, связались с банком, подготовили комплект необходимых документов для получения денежных средств. После взаимодействия с коммерческим департаментом часть денежных средств была получена за счет досрочного погашения дебиторской задолженности.
В результате слаженной работы моего отдела и сотрудников коммерческого департамента мы вовремя погасили транш по кредиту, избежав риск потерять положительную кредитную историю».
«С какой из наиболее сложных задач вы сталкивались в последнее время в вашей работе?»
«В течение 2 месяцев отдел продаж не выполнял планы по ключевым клиентам по основным показателям. Сотрудники объясняли низкие результаты большой загруженностью рутинной работы, связанной с отчетностью. Передо мной стояла задача: выполнить планы в следующем месяце. Я проанализировал все детали и составил план действий: запланировал встречу в формате мозгового штурма со всей командой, чтобы выработать совместное решение; попросил каждого заранее подготовиться, и ответить, что именно мешает ему в выполнении необходимых показателей. Команда очень положительно отнеслась к такому подходу. Им понравилось, что к ним обратились за помощью в решении проблемы. Как только узнали, что их голос будет услышан, вместо того, чтобы жаловаться и оправдываться, они направили всю свою энергию в нужное русло. На встрече с командой мы потратили час на то, чтобы записать все идеи на доске, а затем проголосовали за пять самых удачных из них. В итоге были проработаны 2 идеи:
1. Сотрудники много времени тратят на рутинные операции по сбору статистики. Приняли решение обучить механическим операциям ассистента, а в освободившееся время сотрудники смогут составлять таргетные рассылки для конкретного клиента.
2. Вторая идея заключалась в том, что не все маркетинговые звонки дают эффект. В результате выработали решение сегментировать пользователей, это позволило не только сократить время на звонки, но и увеличить эффективность на 20 % по итогам первого месяца.
В результате проведенной работы в течение месяца наша команда смогла выполнить план продаж по основным показателям по каждому клиенту».
«В компании возникла проблема: падение маржинальности по одному из видов производственной продукции совокупно на 20 % на протяжении трех месяцев.
Моя задача состояла в том, чтобы определить причины падения и увеличить маржинальность на 20 %. Я установил основные причины падения и предложил план действий. Мы перезаключили договора на поставку и доставку сырья. В результате мне удалось не только восстановить прежний уровень маржинальности, но и добиться увеличения на 5 %».
«Когда я работала в компании „Х“ на позиции главного специалиста, финансовый директор покинул компанию и не произвел должную передачу дел, вследствие чего возник риск срыва сроков сдачи отчетности.
Моей задачей было взять на себя ответственность и в течение недели подготовить отчетность, помимо своей текущей работы. Мои действия были следующими: я связалась с коллегами из аудиторской компании и получила информацию для восстановления данных; проконсультировалась с головной компанией про предъявляемые требования к отчетности; самостоятельно разобралась и подготовила консолидированный комплект отчетных форм с расшифровками.
В результате предпринятых мною действий был устранен риск несвоевременной сдачи отчетности».
«В компании процедура согласования договоров представляла собой очень длительный и трудоемкий процесс. Я отвечала за согласование договоров с зарубежными и российскими контрагентами на ежедневной основе. В целях минимизации финансовых и налоговых рисков количество версий одного договора могло доходить до 20–30 до момента конечного согласования. Необходимо было сократить время на подписание договоров. Я инициировала изменения в существующий регламент по согласованию договоров, в котором были определены очередность, направления документооборота, ответственные лица. Также были разработаны типовые формы договоров, что значительно ускоряло процесс согласования новых договоров при их применении. В результате мне удалось сократить время на согласование и подписание договоров в два раза».
Мудрый человек всегда найдет способ, чтобы не начать войну.
На одном из своих курсов по подготовке к собеседованию я спросила своего клиента: «Как бы вы разрешили конфликт с коллегой на работе?» Ответ был следующим: «Я бы попросил его встретиться на парковке после работы и поговорил бы с ним как мужчина с мужчиной». Как думаете, с таким ответом он смог бы получить работу?
Некоторые из ваших коллег, руководителей или клиентов могут оказаться не вполне адекватными и станут раздражать вас. Неизбежно возникнут разногласия. Но вы должны подходить к урегулированию конфликта с профессиональной точки зрения, чтобы добиться успеха на работе.
На собеседовании все кандидаты кажутся милыми и приятными, но что произойдет, если вас примут на работу и коллега из смежного отдела начнет вас оскорблять? Поэтому ваш интервьюер должен знать, как вы будете реагировать в такой ситуации, и следующими вопросами он проверяет ваш уровень конфликтности:
• «Расскажите мне о совместном проекте, над которым вы должны были работать с трудным сотрудником».
• «Расскажите мне о времени, когда у вас произошел конфликт на работе».
• «Приведите пример, когда вам пришлось разрешать спор между коллегами на работе».
• «Расскажите мне о времени, когда вы были не согласны со своим руководителем/коллегой».
«Расскажите мне о времени, когда у вас произошел конфликт в период работы над совместным проектом».
«Я работал над созданием нашей новой корпоративной брошюры. Мы были поставлены в очень жесткие рамки, так как необходимо было успеть напечатать брошюры к предстоящей крупной выставке.
Я отвечал за своевременный выпуск, а также руководил командой из отделов маркетинга, продаж и дизайна. Дизайнер, назначенный на этот проект, был очень талантливым, но, к сожалению, пропустил крайний срок, который я определил. Когда я пришел к нему сообщить о дедлайне, он накричал на меня.
Я, конечно, не ожидал такой реакции с его стороны, но оставался спокойным. Я признал, что были поставлены жесткие сроки, и снова объяснил важность того, чтобы брошюры были готовы к выставке. Он немного расслабился, когда увидел, что я не нападаю на него. Он рассказал мне о своих других проектах и том, как он был сильно перегружен. Я спросил его, могу ли я ему помочь решить проблему.
Мы договорились, что если его руководитель узнает, как важен этот проект и сколько времени отнимает, то его снимут с других проектов. Мы решили, что поговорим с ним вместе.
В итоге он передал другие его проекты остальным дизайнерам, что позволило ему сосредоточиться на выпуске брошюры. В результате дизайнер смог сосредоточиться на брошюре и уложиться в сроки. Он извинился за свое поведение и поблагодарил меня за помощь. Мы выпустили брошюру к началу проведения выставки и получили множество положительных отзывов от наших торговых представителей и клиентов. Наша выставка привела к увеличению продаж на 45 %, и я считаю, что в этом ключевую роль сыграла новая брошюра».
Комментарий:
Перечисление основных моментов истории показали ясный контекст — это был очень важный и сложный проект с жесткими сроками. Дизайнер, который не только нарушил дедлайн, но и демонстрировал агрессивное поведение, когда ему выразили неодобрение. Это настоящий конфликт, который мог бы привести к катастрофе при неправильной ответной реакции. В случае возникновения конфликта, акцент должен быть сделан на разрешении разногласий профессиональным способом. Перечисляйте действия, которые имеют непосредственное отношение к урегулированию конфликта и показывают ваш профессионализм. Кандидат рассказал, какие действия он предпринял и почему. Он также добавил, что оставался спокойным, находясь под давлением, занял в этом вопросе твердую позицию, и смог убедить других (дизайнера и его руководителя) в своей точке зрения. Краткая история со счастливым концом. Кандидат описал разрешение конфликта, положительный эффект в отношениях с дизайнером и бизнес-результаты.
«С каким самым большим конфликтом вы столкнулись?»
«Из-за операционных проблем мой ведущий менеджер не смог вовремя заменить лицензию у ключевого клиента и вовремя осуществить доставку товара. Возникла конфликтная ситуация между менеджером и клиентом, в результате чего клиент заявил, что не только не заплатит за эту поставку, но и прекратит с нами сотрудничать.
Передо мной стояла задача в улаживании конфликта с клиентом. Необходимо было провести переговоры об оплате и дальнейшем сотрудничестве — закрыть дебиторскую задолженность и выполнить план продаж по данному клиенту. Я назначил время для консультирования с менеджером и поиска выхода из сложившейся ситуации. Мы разобрали с менеджером причины возникшей ситуации, и определили способы, как избежать подобного в будущем. Я понимал, что клиент фактически не понес никаких убытков от простоя и просто оказывает на нас давление с целью манипуляции. Мы составили план действий и разработали детальный план ведения переговоров.
Благодаря моему опыту в продажах, владении техниками ведения жестких переговоров и умению выявлять потребности клиента и работать с возражениями мне удалось договориться с клиентом. По итогам встречи конфликт был полностью улажен. Мы предложили клиенту бесплатно воспользоваться одним из наших сервисов в качестве компенсации. При этом мы закрыли дебиторскую задолженность и выполнили план продаж по данному клиенту в текущем месяце на 120 %. В дальнейшем при перезаключении договора клиент, поняв эффективность данного сервиса, увеличил по нему объем, а сумма договора увеличилась на 25 %».