Курс электронный. У нас нет ограничений по количеству печатных материалов, нет опасений, что распечатки будут дорогими и слишком тяжелыми. Это создает иллюзию, что в курс можно и даже нужно включать все, что возможно. В действительности формула успеха говорит об обратном: меньше – лучше. Чем меньше информации в курсе, тем лучше она запоминается. Слушателям проще запомнить, обдумать и, главное, начать применять ее. Большой массив информации пугает – кажется, что в голове все не укладывается, что не получится использовать все, и задача начала работы по новым правилам откладывается все дальше.
Материалы электронного курса нужно сокращать. Как сказал один докладчик на конференции по разработке курсов в США, сначала нужно сократить материалы на 50 %, потом подумать, и то, что осталось, сократить еще на 50 %. В курсе должна остаться только та информация, которая сразу потребуется для работы.
Что стоит убрать из материалов будущего курса?
• Все то, что «хорошо было бы знать», – история, общие рассуждения, факты, которые особого значения не имеют, вводные тексты и не очень существенные рассуждения;
• материалы, которые слушатели не смогут применить в ближайшее время. В e-learning на будущее учить не стоит, лучше сделать отдельный курс с этими материалами и запустить его ближе к моменту старта использования информации.
Все полезное, но при этом не очень важное, можно приложить отдельными документами или ссылками на внешние и внутренние ресурсы – скажем, для любознательных. Те, кому тема стала интересной, прочитают, остальные запомнят самое важное и отвлекаться не будут.
Более того, приложенные документы могут быть представлены в простом текстовом формате, а это потребует намного меньших затрат в процессе подготовки. Именно длинные и объемные курсы становятся источником лишних затрат на e-learning в компании. Они требуют больше времени и на анализ материалов, и на создание сценария. Конечно, сборка и тестирование большого курса тоже будет более длительным и трудоемким процессом. Если речь идет о внешнем разработчике, то есть риск заплатить за оформление, методическую обработку и сборку материалов, которые особого значения для компании не имеют. Иногда такого материала в курсе бывает больше половины. С точки зрения заказчиков и экспертов проверка собранного курса превращается в катастрофу – представьте себе, что вам в течение недели нужно пять раз просмотреть курс из 400 слайдов. Пропускаются ошибки, отношение к e-learning и к созданию курсов меняется не в лучшую сторону, теряется желание развивать направление.
Электронный курс как лакмусовая бумажка
Есть еще один важный вопрос, про который нужно помнить на этапе подготовки материалов курса. Сам по себе курс, если он создается правильно и в нужной последовательности, является хорошим способом проверить, насколько обучение может стать решением поставленной задачи, насколько имеющиеся материалы помогут потенциальным слушателям. Появятся ли изменения в действиях сотрудников после того, как они изучат предложенный материал? Далеко не всегда обучение может быть ответом на вопрос. Еще чаще проблема заключается не в незнании – может быть, нужна мотивация, помощь в процессе, реинжиниринг самого процесса. Часто трудности работы связаны с большим объемом информации, которая нужна сотруднику для успешной деятельности и которую он не может запомнить. Дать ему еще один курс – не выход, потому что много информации запомнить сложно в любом формате. Но предложить некий инструмент поддержки, скажем, мобильный справочник, будет отличным решением.
Именно поэтому создание курса будет лакмусовой бумажкой. В процессе проведения анализа и подготовки материалов мы сразу видим и процесс, и его особенности, и все остальное, что требуется сотруднику для эффективной работы. И, если все это «не клеится» уже в курсе, то, скорее всего, не будет работать и в реальности. Нельзя научить тому, что не работает. Если на этапе подготовки материала и обсуждения курса вы понимаете, что он может не заработать, то лучше отказаться от его создания и более детально проанализировать задачу обучения и текущее положение вещей.
Результаты шага 4
• Подготовлены все материалы для создания курса;
• есть примеры и кейсы для создания практических заданий.
Шаг 5. Создание сценария и разработка курса
Несмотря на то что в реальности создание сценария и разработка курса это чаще всего два отдельных шага, я хочу намеренно соединить их в один. Например, если курс будет небольшим, если он создается внутренним разработчиком, то сценарий создавать не обязательно, можно сразу начинать сборку в авторском средстве. Иногда так работают и подрядчики по разработке курсов, это сокращает время на создание курса за счет уменьшения одного этапа коммуникации.
Но если сценарий все же создается, на этом этапе важно помнить, что его нужно будет правильно согласовать. Сценарий курса – последовательное представление материала по слайдам или кадрам в той последовательности, в которой материал будет в электронном курсе. Тексты и формулировки после утверждения сценария изменяться не должны, и важно, чтобы эксперт и заказчик проверили сценарий и убедились, что все представлено верно. Это особенно важно при работе с подрядчиком, у которого, как правило, за создание сценария и разработку курса отвечают разные специалисты. Те, кто технически собирает курс, не будут вчитываться в материал, а сделают так, как написано в сценарии. И если там допущена ошибка, она будет и в итоговом курсе. Переделка же потребует лишних затрат времени. Как только к вам в руки попал сценарий, уделите ему время, проверьте и убедитесь, что в сценарии все так, как вы хотели.
Внешний вид электронного курса
На этапе разработки появляется задача по созданию графики, то есть отрисовки визуального ряда для сопровождения материала. Электронный курс воспринимается визуально, а потому важно, чтобы иллюстрации были комфортными для восприятия. Про графику электронных курсов можно смело написать еще одну книгу. Здесь же я опишу несколько основных принципов, опираясь на которые будет достаточно просто принять решение об оформлении курсов:
1. Все иллюстрации в курсе должны быть единообразными. Например, если ваш разработчик начал использовать 3D-человечков, то такие человечки должны быть по всему курсу. Использование разнородной графики мешает восприятию курса и делает его неаккуратным, что, в свою очередь, оставляет о нем не самое положительное впечатление.
2. Любой графический элемент должен помогать в изучении материалов. Не должно быть декоративной графики. Например, у вас есть слайд курса с основными требованиями политики информационной безопасности. Каждый пункт имеет свое самостоятельное значение. На слайде есть пустое место, и туда не стоит ставить картинку с замочком или сейфом лишь потому, что речь идет о защите информации. Эта иллюстрация не только будет бесполезной для слушателя, но потратит лишние ресурсы на разработку курса. Вместо этого можно сделать организационную графику, например схему или ментальную карту, которая поможет мозгу слушателя эффективно сохранить информацию. Наша задача при оформлении курса не раскрасить его, а сделать так, чтобы визуальный ряд помогал слушателям в восприятии информации.
3. Яркая и сложная графика может сильно отвлекать внимание от обучения. Например, читать текст на ярком и насыщенном фоне будет неудобно, читать черным по белому удобнее и проще. Любые слишком яркие пятна забирают внимание и мешают слушателю сконцентрироваться на главном. Когда вы смотрите на слайд курса, задайте себе вопрос: «Что здесь самое важное? Какую информацию слушатель должен запомнить?» Именно эта информация должна быть яркой и привлекать внимание, а не картинка, которая, по сути, не несет особого смысла.
4. Курс должен быть визуально аккуратным. Единообразие графики, цветов и стилей, аккуратное расположение объектов на экране – это не просто эстетика. Когда слушатель открывает курс, он неосознанно обращает внимание на неаккуратность расположения объектов, ему неудобно читать и понимать информацию – все вместе приводит к снижению эффективности обучения.
Хорошо, если перед созданием курса будет разработана его визуальная концепция. Подрядчики делают ее практически всегда, но и внутренним разработчикам имеет смысл сделать макет того, как будет выглядеть будущий курс. Сейчас многие компании создают для себя визуальные шаблоны электронных курсов. Сам шаблон делают дизайнер и подрядчик по созданию курсов, а используют его уже внутренние разработчики. Это помогает сделать курс в едином стиле, более аккуратно и гармонично (если, конечно, шаблон сделан аккуратно и гармонично).
Пилотная версия
В процессе разработки курса стоит сделать пилотную версию. Это небольшая часть курса, но уже в том виде, в котором будет и окончательный продукт: несколько слайдов, желательно с разным содержанием, теория и практика, на основе которых модно понять, чего ожидать от курса. Пилотную версию стоит показать всем, кто будет согласовывать готовый курс, и собрать комментарии. На основе замечаний разработчик будет создавать основную версию.
Если у вас есть сомнения в том, как целевая аудитория воспримет курс, пилотную версию нужно создавать и использовать несколько иначе. В этом случае пилотная версия должна быть полноценной частью курса, а в ее тестировании должны участвовать не только заказчики и эксперты, но и фокус-группа потенциальных слушателей. Анкету обратной связи лучше всего встроить в фрагмент курса, чтобы собрать большее количество результатов. Фокус-группу нужно опросить не только про общее впечатление, но и про материал – насколько он полезен, понятен, интересен. На время тестирования пилотной версии разработку курса лучше приостановить, так как изменения могут быть весьма существенными. Стоит и сценарий курса создать только для той части, которая пойдет в пилотную версию. Тогда при необходимости серьезной корректировки потребуется переделать только часть, а не весь курс или сценарий.
Кроме эксперта и бизнес-заказчика курса к проверке сценария стоит привлечь еще и практика, то есть человека, который каждый день делает то, чему мы учим на курсе. Например, если мы делаем курс по продажам, стоит пригласить продавца, который показывает высокие результаты. Пусть он оценит, насколько то, что мы заложили в курс, применимо в реальности. Хитрость в том, что иногда эксперты, которые могут быть далеки от практики, стараются представить идеальный процесс, который на самом деле протекает иначе. Нет ничего хуже, чем сотрудники, которые после обучения уверенно говорят: «Это все отлично, но мы так работать не будем, на самом деле все иначе». Лучше, чтобы курс был приближен к реальности на этапе создания.
Результаты шага 5
• Создан и согласован сценарий курса;
• создана и протестирована пилотная версия, собраны комментарии по ней;
• курс собран полностью.
Шаг 6. Тестирование курса
Получена первая версия курса. А, может, и не первая, потому что в процессе разработки вы могли видеть несколько вариантов. У вас есть та версия, которую вы будете загружать в СДО и по которой ваши слушатели будут проходить обучение. Теперь курс нужно протестировать. Что именно стоит проверить?
• Последовательность и логику представления материала. Это особенно важно для курсов с нелинейным подходом, где переход не идет от слайда к слайду, а есть сюжет или последовательность выполнения действий. Важно убедиться, что логика будет понятна людям, которые в теме курса пока новички;
• техническую работоспособность всех элементов курса. Даже самый профессиональный разработчик может упустить такие моменты, как работающая кнопка «Меню» на всех слайдах курсах. Должна работать вся навигация курса, переходы вперед и назад, все кнопки и все то, что на слайдах курса можно нажать;
• наличие технических подсказок для всех активных элементов в курсе. Даже если в самом начале уже было обучение тому, как пользоваться курсом, на двадцатом слайде пользователь имеет право забыть то, что ему говорили в начале. У всех активных элементов должны быть небольшие подсказки и/или призыв к действию;
• отображение графики и интерактивных элементов – все должно быть видно, все должно работать. Также стоит проверить, что файлы для скачивания, которые размещены в курсе, доступны, а внутри документа есть то, что там должно быть.
Тестировать курс лучше, когда он уже загружен в СДО так же, как будет загружен для обучения. Вместе с проверкой самого курса вам нужно будет проверить, что он передает все данные, баллы и результаты обучения. Стоит также пройти курс на таком ПК, на котором будет проходить обучение основная масса слушателей: такой же монитор, такой же компьютер, такая же скорость передачи данных.
Лучше всего составить сценарий тестирования, по которому вы и ваши коллеги будут проходить курс. В нем могут быть отражены и те пункты, о которых мы только что говорили, и какие-то дополнительные моменты, которые вы считаете важным для проверки готового курса. При этом не стоит делать сценарий тестирования слишком длинным, так как такой вариант сильно смущает занятых коллег и они могут затягивать процесс тестирования. Пусть там будут только самые основные моменты.
По возможности привлекайте к тестированию тех, кто не принимал участие в процессе разработки.
Есть еще одна опасность в момент тестирования готового курса. Теперь, когда все видят, каким будет окончательный результат, возникает желание сделать что-то иначе, лучше. Это часто бывает, когда курсы создаются с внутренними заказчиками, которые никогда раньше не принимали участия в таких проектах. Хочется поменять текст, графику, логику – все, потому что уже ясно, как оно может быть иначе. Не будут говорить, что «лучшее – враг хорошего». Важно лишь, что существенные изменения на данном этапе способны сильно затормозить процесс обучения, а курс может в принципе потерять актуальность к моменту окончательной разработки после многочисленных правок. Курсы, которые правятся после создания полной версии, не только очень долго создаются, но часто теряют первоначальный смысл и становятся похожими на письмо из Простоквашина. Если вы все-таки столкнулись с желанием, своим или коллег, внести существенные правки, проверьте себя с помощью серии вопросов и определите, действительно ли у вас есть изменения, которые необходимо вносить:
• Насколько критичны желаемые изменения? Будут ли знания целевой аудитории менее качественными, если правки не будут внесены?
• Будет ли курс эффективно работать в том виде, в котором он уже собран?
• Желаемые правки относятся к сути материала или отражают чье-то личное мнение?
• Что изменится, если правки не будут внесены?
Ответив на эти вопросы, правки можно собрать в две группы:
• те, без которых обучение запускать нельзя;
• те, которые «хорошо было бы внести».
После первого запуска на всю целевую аудиторию и на основе обратной связи курс все равно будет проходить корректировку, это нормальная процедура. В этот момент у вас появится возможность внести большую часть правок из второй группы. А после тестирования надо вносить только те, что в первой, то есть правки, без которых обучение не будет эффективным.
Шаг 7. Запуск обучения
Наступает момент, когда курс полностью готов, и все, кто принимает решения относительно приемки курса, согласны с тем, что обучение можно начинать. Казалось бы, процесс создания курса на этом завершен. И тут важно помнить, что первый запуск обучения – это тоже часть создания курса. Первые комментарии, первая обратная связь – все это должно быть собрано, а сам курс доработан. Обновлять первую версию курса, как правило, нужно быстро – целевая аудитория может найти такие слабые места, которые мешают эффективному обучению.
На что именно нужно обратить внимание:
• Данные анкет обратной связи. Саму анкету лучше всего встраивать в курс, так как после завершения обучения многие слушатели не находят времени, чтобы ее заполнить. Она должна быть короткой и емкой и проверять в первую очередь полезность и понятность материалов. Если слушатели считают, что материалы курса были полезны и применимы в рабочей деятельности, то курс получился.
• Данные СДО. О том, что именно вы хотите увидеть, лучше подумать заранее и настроить передачу данных так, чтобы нужная информация собиралась.
Несколько показателей, которые могут быть полезны:
• Время, затраченное на обучение. Сколько потребовалось слушателям, чтобы пройти курс? Если вы рассчитывали, что курс пройдут за 30–40 минут, а на самом деле проходят 90–120, то, скорее всего, материал представлен слишком сложно, или его слишком много. Это может быть причиной того, что слушатели не завершают обучение.
• Место отказа от обучения. В каком месте курса слушатели прерывают обучение? Что там находится? Это может быть сбой в переходе, непонятный материал, или же его прохождение требует слишком много времени, а слушатели не могут учиться больше 15–20 минут.
• Набранные баллы. Нужно смотреть статистику. Если большинство проходит курс с максимальным баллом, значит, курс слишком простой и понятный. Если у всех небольшой балл, то, наоборот, слишком сложный. Оба варианта не лучшие для обучения, сложность должна быть умеренной.
• Количество попыток, которые делали слушатели до завершения курса; причина повторных попыток. Пройти курс со второго раза – это нормально, даже хорошо, потому что сотрудник повторяет материал. Не пройти курс с пятой попытки (если это не единичный случай) – проблема, с курсом, очевидно, что-то не так.
Статистика обучения дает большое количество информации, которую невозможно получить иначе. Есть история (и по рассказам коллег, не уникальная), когда в СДО было видно, что люди не завершают курс. Но сбор детальных данных не настроили, и организаторы обучения были уверены, что сотрудники не хотят обучаться. При детальном исследовании ситуации оказалось, что с 20‑го слайда нельзя было идти дальше. Сотрудники посчитали, что все так и должно быть, и, если что-то есть еще, им сообщат. Так что не стоит думать, что вам сразу расскажут о технических сложностях, – иногда их воспринимают как должное.
Анализировать результаты обучения лучше всего после двух-трех недель, когда большая часть целевой аудитории, по идее, уже найдет время, чтобы пройти курс. Как правило, всплеск активности наступает в момент оповещения и через две недели, когда приходит второе напоминание или подходит к концу отведенное на обучение время. Примерно через месяц у вас на руках будет достаточно данных, чтобы понять, что именно нужно менять. Естественно, для курсов с коротким жизненным циклом, например, по продуктам, информацию нужно собирать быстрее, в течении пары-тройки дней после запуска. Тут можно использовать не только данные СДО, но и разговор с несколькими слушателями. Стоит запастись парой телефонов тех, кто будет проходить обучение, и спросить у них, как все прошло и не было ли проблем. Пять – десять коротких звонков – и информация у вас в руках.
Внесение изменений в курс лучше всего запланировать заранее, чтобы разработчик, внутренний или внешний, ожидал задачи по доработке курса примерно через месяц после сдачи. Тогда у вас не возникнет задержки в создании новой версии.