ERP-система – это не только инструмент для автоматизации бизнеса, но средство для принятия решений.
• Каков баланс бизнеса? Руководству нужно однозначно знать дебиторскую и кредиторскую задолженность компании, причем отдельно по поставщикам и клиентам. Понимать, какие клиенты (поставщики) и в каких суммах ее сформировали, по каким сделкам, какие менеджеры в этом участвовали и т. д.
Для принятия правильных решений не помешало бы иметь не только финансовые показатели, но и количественные. Думается, что всем руководителям интересно знать, растет ли количество клиентов и новых проектов и как. Растет ли посещаемость сайта и как это стыкуется с объемом продаж. Как меняется количество сотрудников. Ну и масса других показателей.
Обладая автоматизированными отчетами, легко держать бизнес в руках, имея возможность эффективно управлять им. Но при внешней простоте требований сегодня таких предприятий в России немного. Как правило, подобная отчетность формируется в лучшем случае полуручным методом, а часто ее нет и вовсе. Увы, но на практике бизнесом чаще управляют по принципу «буду закручивать, пока не лопнет».
Более чем уверен, что многие компании из тех, что максимально пострадали в нынешнем кризисе, даже не знали своего реального баланса. Если бы знали, не влезали бы в долговую яму. Пример из жизни: у нашей компании есть клиент, которого мы автоматизировали, когда кризис начинал шагать по стране. В результате автоматизации выяснилось, что в период благополучия (когда покупались машины и квартиры) у компании на самом деле не было денег, она являлась убыточной. Но это было далеко не очевидно из-за постоянных денежных инъекций со стороны банков. Теперь бизнес сжался в 10 раз, но не закрылся. Только благодаря тому, что руководство определенно понимает реальную картину происходящего и может принимать мгновенные решения по нормализации ситуации. Сегодня владелец компании ежедневно контролирует все показатели вплоть до чистой прибыли.
Любая сделка – это довольно серьезный бизнес-процесс. Вот простой пример: «заказ клиента – коммерческое предложение – договор – счет клиенту – предоплата – заказ поставщику – счет поставщика – заявка на его оплату – платеж поставщику – накладная поставщика – приход товара – оформление доставки клиенту – отгрузка со склада – накладная, счет-фактура – закрытие сделки». И все эти процессы должны быть объединены в рамках какого-то проекта. (Заметьте, это еще без производства, а с ним все значительно усложняется.)
Идеальная ERP-система должна обеспечить автоматическое формирование бумажного отражения всех документов (если они требуются в процессе) без применения подручных средств. С последующим хранением копий этих документов (в отсканированном виде) в базе данных. Каждый документ сделки тоже может проходить определенный путь. Допустим, договор нужно оформить, подписать, получить подпись клиента. И всем должно быть ясно, на какой стадии договор находится в текущий момент, на какой стадии находится вся сделка в целом. Пользователь, заходя в систему, должен видеть, что в данный момент процесс находится, например, в стадии заказа поставщику. Посмотреть, как был оплачен счет, кто подписал договор с нашей стороны, когда и т. д. У какого поставщика заказан товар и когда ожидается его поступление. Масса вопросов по каждой сделке, отсутствие ответов на которые зачастую вызывает у руководства буквально истерику. Потому что каждый работает в каком-то своем «микрокосме», в своей частной системе (CRM, SCM, а то и просто Excel).
Современная ERP-система просто обязана обеспечивать прохождение всех бизнес-процессов, от получения заказа от клиента и до доставки груза. И не только обеспечивать, но делать эти процессы неразрывными и целостными. Это значит, что в любой момент должна быть возможность пройти по всему процессу от начала до конца. Да, это огромный функционал – но он не избыточен. Ведь именно так и обстоят дела в реальной жизни практически в каждой компании, где трудится хотя бы десяток человек.
Внедрение ERP-системы – не аморфный процесс, а совершенно конкретный и формализованный, с четко расписанным сценарием принятия решения.
Для успеха необходимо несколько ключевых слагаемых. Вот они:
• понимание заказчиком собственных потребностей;
• качественно разработанное техническое задание (если речь не идет о внедрении «коробочного» решения);
• воля руководства компании-заказчика;
• качественный, работающий продукт;
• профессиональный консультант со стороны исполнителя, который не даст проекту пойти по неверной дороге;
• отсутствие хаоса в бизнес-процессах предприятия.
По каждому из этих пунктов можно смело писать не только статью, но и диссертацию. Мы же остановимся на тезисах по выбору собственно продукта.
1. Не покупайте «кота в мешке». Производитель должен дать максимум информации о функциональных возможностях системы. Не просто в виде красочного буклета с восторженным описанием «мы можем это, вот это и еще много-много чего» или «если вы купите наш продукт, то дела пойдут, как на устремленном ввысь графике в нашем проспекте». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть указано, как конкретно реализована та или иная подсистема, как решаются конкретные задачи.
2. Определитесь с потребностями. Недавно поинтересовался у одного из потенциальных клиентов задачами, которые он хотел бы решить. Ответ был гениален: «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте детально свои требования. (Пример таких требований можно увидеть во врезке «Примерный список требований к ERP-системе».)
3. Пробуйте! Постарайтесь получить возможность поработать с системой, которой заинтересовались, «вживую». Это не всегда просто, отдельные разработчики не предоставляют не только демоверсий, но даже и снимков экрана. Но это обязательное требование, причем крайне желательно не просто «потыкать кнопки», а пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и проверить, где есть проблемы, а что работает «из коробки». Если вы договорились о проведении презентации – вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что придется выжимать подробности буквально по капле. О том, как этого избежать, см. статью «Как не дать себя обмануть на презентации ERP» (http://avasystems.ru/press/ne_obmanesh).
4. Изучите инструкции. Попросите разработчика представить инструкции для администратора системы и для пользователей. Здесь могут возникнуть проблемы, ведь разработчики зарабатывают серьезные деньги на обучении работе со своей системой. Но добыть эти инструкции необходимо – равно как и поработать по ним в тестовой системе. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько понятны. Если вам с серьезным видом рассказывают, что «в каждом случае мы разрабатываем отдельные инструкции», стоит задуматься, поскольку если нет инструкций – значит, готовьте деньги. Отсутствие ясных инструкций для пользователей – первый признак будущих проблем.
5. Функциональность и завершенность. Чем лучше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он будет стоить при внедрении и эксплуатации. В реальной работе нужен не тот продукт, который все может в потенциале (о чем с гордостью рассказывает красочный рекламный буклет), а тот, который уже сейчас многое может. Поэтому задавайте предельно конкретные вопросы. Лучше пользоваться готовым (читай, менее дорогим) инструментом, может быть, в чем-то себя ограничив, нежели что-то «дорабатывать напильником» (как показывает практика, это в десять раз дольше и дороже).
6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP – это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Работу эту делают обычные люди – не боги, не небожители, не гуру. Сакральным знанием они могут и не владеть (а документации, кстати, может не быть даже у них). И вот в эту работу лучше погрузиться самостоятельно. Не бойтесь самостоятельной настройки. Если есть хорошего качества инструкции, вы справитесь.
В презентациях разнообразных консультантов, продающих ERP-системы, часто встречается термин Best Practice. В ERP-мире это, как правило, означает, что нам рассказывают: мол, на Западе уже давно все придумали, и изобретать велосипед вовсе не требуется, просто возьмите оттуда лучшее.
Идея сама по себе неплохая, но в России не всегда работает. Не потому что мы особенные, у нас просто экономика другая. Особенности налогообложения, специфика оформления сделок и многое другое. В отличие от зарубежных компаний в нашей стране чуть ли не на каждом предприятии имеется несколько «своих» юридических лиц одновременно. Встречались и случаи, когда их число доходило до полусотни! И все их необходимо обеспечивать правильной нумерацией документов (к чему у нас относятся строго).
Бывает и так, что 70% сделок проходят по весьма разветвленным схемам, связывающим интересы многих контрагентов. Возникают существенные – до 50%!– расходы на проведение сделки, а это чистейший убыток, значит, он должен закладываться в себестоимость сделки. Расскажите об этом западным компаниям – не поверят.
Простой пример. Представьте, что у вас есть клиент. У него – пять юридических лиц. Стандартная ситуация. Нужно вам знать, сколько вам задолжало каждое из этих пяти юридических лиц? Обычно нет, разве что при формировании бухгалтерского акта сверки. В большинстве случаев необходимы показатели по клиенту в целом. Это касается и дебиторской и кредиторской задолженности, и объемов продаж и дохода. Сплошные аффилированные структуры – чисто российская особенность. А для принятия решений нужно агрегировать все показатели.
И проблема состоит не только в сложности «российской» организации бизнеса. Увы, на нашем рынке порой появляются не то что «сырые», но и откровенно нерабочие западные программные продукты. Видимо, их создатели делают ставку на известную марку, которая рассматривается как гарантия функциональности и качества, хотя в реальной жизни все оказывается далеко не так радужно.